三、簽約儀式
簽約，也即合同的簽署。雙方經過充分的洽談協商之後，就談判項目達成書麵協議。為了使有關各方都信守合同，在合同簽署時，應該舉行鄭重的簽約儀式。
（一）簽字人與參加人
簽字人通常由談判各方商議確定，要注意使各方簽字人的身份、職位大體對等。參加簽約儀式的人員通常都是各方參加談判的人員，一方如果要增加其他人員，應征得對方的同意，但是各方參加人數應該基本相等。
（二）簽約儀式的準備
1.簽字廳的布置
一些大公司基本都有常設的專用簽字廳。當然，也可將會議室、洽談室、會客室等臨時用來代替。簽字廳的布置應該整潔莊重。可以將簽字桌（或會議桌）橫放於簽字廳內，桌麵最好鋪設深綠色台布，座椅應該根據簽字方的情況來擺放，一般來說，雙方在簽署合同時，應在正麵對門的一邊擺兩張座椅。同時，簽字桌上應放置好待簽的合同文本、簽字筆、吸墨器等；在簽署涉外合同時，還應該在有關各方簽字人座位的正前方插放一麵該國的國旗。
2.待簽合同文本的準備
按商界慣例，待簽合同的正式文本應該由主方負責準備，但為了避免各方對合同產生歧義，引起糾紛，主方最好能夠會同簽約各方一起指定專人，共同負責合同的定標、校對、印刷和裝訂，從而確保合同的內容準確無誤。依照國際慣例，涉外合同，應同時使用簽約各方法定的官方語言來撰寫，或者采用國際通行文字如英文、法文撰寫。
待簽合同文本需要裝訂成冊，再配以真皮或金屬封皮。除了供各方正式簽字的合同正本以外，最好還能各備一份副本。
3.簽字時的座次安排
簽字儀式的座次禮遇是談判各方最為在意的，因此主方要認真對待、精心安排。
合同簽字的座次，通常由主方代表來安排。安排時應以國際禮賓序列，注意以右為尊，也就是將客方主簽人安排在簽字桌右側就座，主方主簽人在簽字桌左側就座，各自的助簽人在其外側。其他參加人在各自主簽人的身後列隊站立。站立時，各方人員按職位高低自覺由中間向邊上依次排列。
4.出席人員的服飾要求
合同簽字儀式，對於談判雙方來說無疑是一件意義重大、場合莊重嚴肅的事情，按照規定要求，出席簽約儀式的人員服飾要整齊規範。具體要求是：簽字人、助簽人和其他參加人均應當穿有禮服性質的深色西服套裝，同時配白色襯衫、單色領帶、深色襪子以及黑色皮鞋；女性則應穿套裙、長筒絲襪和黑皮鞋；禮儀人員和服務接待人員，可以穿工作製服或旗袍等禮服。
（三）簽約儀式的程序
1.儀式正式開始。各方人員進入簽字廳後，按照既定的座次各就各位。雙方簽字人同時入座，助簽人在雙方簽字人外側協助打開合同文本和筆。
2.正式簽署。各方主簽人再次確認合同內容，如果無異議，便可在規定的位置上簽名，然後由各自助簽人互相交換合同文本，雙方再在第二份合同上簽名。按照慣例，各方簽字人先簽的是己方保存的合同文本，而交換後再簽的是對方保存的合同文本。
3.交換各方已簽好的合同文本。合同文本簽好後，各方主簽人起身離座到桌子中間，正式交換各自簽好的合同文本，同時，熱烈握手（擁抱），互致祝賀，還可以交換簽字用過的筆作為紀念。其他成員則鼓掌祝賀。
4.飲香檳酒慶祝。合同文本交換過後，全體成員可以合影留念，服務接待人員送上倒好的香檳酒。各方簽字人和談判成員相互碰杯祝賀，將喜慶氣氛推向高潮。簽約儀式後，主方可以設宴或酒會招待所有參加談判及簽約的人員，以示慶祝。