三、在外國與本國談判
（一）在外國談判
如果在外國進行談判，當地沒有自己公司的駐紮人員，那麼出國談判人員必須有所準備。出國談判小組在安排談判行政管理事務時應當妥善處理以下事宜。
1.打字問題
談判小組中至少應有一人會打字，這對於談判小組來說是非常重要的，這會使文件的形成和電傳輸送非常快捷迅速，否則，就容易延誤工作。
2.信紙、名片、資料和常備用品準備
談判人員在出國前應準備好印有公司名頭的信紙和名片（特別是要印專門名片），務必把談判小組中高級成員的重要職銜都印在名片上，以引起對方的重視。此外，還要帶好與談判有關的各種數據、文件和該國家的國情資料，以及一些常備用品，如計算器、訂書器、剪刀、稿紙等。
3.住所選擇
談判小組應該住在一家設備較為齊全的旅館裏，通信設備（如電話、電報、電傳、計算機等）要一應俱全。談判小組負責人應該住在私下商談比較方便的房間。
（二）在本國談判
如果在國內談判，作為東道主，應該竭盡全力，把談判的各項事宜都安排得有條不紊，以促使談判最終取得圓滿成功。
1.選擇談判室和休息室
談判室應寬敞，能夠容納雙方的談判人員，並且有良好的通風條件。但要注意：不能裝有電話，以防止幹擾和泄密。在談判室旁邊應該設有休息室，以備休會時使用，休息室裏應當裝有電話。
2.配備秘書和計算機
應安排一到兩名秘書在附近的辦公室裏值班，以便傳遞信息，複印、打印文件。如果屬於複雜的大型機械設備、生產線以及高技術的進出口談判，還應該準備一台多功能計算機，並配備專門的操作人員。
3.安排座位，準備茶點
談判桌和雙方每個人的座位都應事先安排好，座位安排應當體現出對等。一般來說，比較好的坐法是雙方談判人員麵對麵地各坐一麵（四五人的談判可以圍坐），談判負責人坐在自己一方的中間。
談判間的茶點招待要安排得恰到好處，從而形成會間小憩的和諧環境。一般來說，比較理想的場所是安排在大休息室裏，這樣可以使雙方借此機會磋商在談判桌上不便提出的問題，也能夠緩和一下談判的氣氛。
四、談判的安全保密工作
能否做好談判的安全保密工作，通常與個人的習慣有著很大的關係。很多泄密事件，往往是談判人員的一時疏忽釀成的。因此，國際商務談判人員要增強安全保密意識，自覺做好談判的安全保密工作。具體來說，要注意以下4個問題。
（一）不要在公共場所談論機密事項
在公共場所如機艙、車廂、出租車內、旅館過道等處談論涉密問題，非常容易走漏消息。你若認為外國人隻懂得他們自己的語言，那就錯了。
（二）不要給對方以竊密的機會
在談判間隙，談判人員不要將談判文件留在洽談室裏。複印、打字，最好自己做；如果由當地人做，也要有自己的人在場監督。不要將談判方案打開放在桌子上，也許對方就是一位倒讀能手也未可知。
（三）嚴格文件和文稿傳發管理
務必把所有文件都安全可靠地鎖在一個安全的地方，切莫隨意亂放。不要輕信旅館裏的服務員、電話總機員，如果讓他們代你去發電報、電傳，很可能這正是他們出賣情報的機會。這不是危言聳聽，在某些國家這是一種職業。
（四）不要過分信任本公司在當地的代理
出任代理的當地人與當地買主的關係往往很微妙，一旦發生報酬不足的情況，你與他的金錢雇傭關係就會失效。