我們沒有必要把自己的生活變得更複雜。愛因斯坦說：“每件事情都應該盡可能地簡單，如果不能更簡單的話。”我們不必擔心人們會讓他們生活中的事情變得太簡單，問題剛好相反：大部分人把他們的工作變得複雜化，而且還總奇怪為什麼他們有這麼多令人頭痛的事情和大麻煩。
把事情化繁為簡的一個關鍵是抓住事物的主要矛盾。必須善於在紛紜複雜的事物中，抓住主要環節不放，“快刀斬亂麻”，使複雜的狀況變得有脈絡可尋，從而使問題易於得到解決。
同時，它還意味著要善於排除工作中的主要障礙。主要障礙就像河流淤塞一樣，必須打通，否則工作就會“卡殼”，耗費許多不必要的時間和精力。
永遠要記住，雜亂無章是一種必須改掉的壞習慣。有些員工將“雜亂”作為一種行事方式，他們以為這是一種隨意的個人風格。他們的辦公桌上經常放著一大堆亂七八糟的文件。他們好像以為東西多了，那些最重要的事情總會自動“浮現”出來。對某些人來說他們的這個習慣已根深蒂固，如果我們要這類人把辦公桌整理得井然有序，他們很可能會覺得像穿上了一件“緊身衣”那樣難受。
在多數情況下，雜亂無章隻會給工作帶來混亂和低效率。它會阻礙你把精神集中在某一單項工作上，因為當你正在做某項工作的時候，你的視線不由自主地會被其他事物吸引過去。另外，辦公桌上東西雜亂也會在你的潛意識裏製造出一種緊張和挫折感，你會覺得一切都缺乏組織，會感到被壓得透不過氣來。
如果你發覺你的辦公桌上經常一片雜亂，你就要花時間整理一下。把所有文件堆成一堆，然後逐一檢視，並且將它們分類：即刻辦理，次優先，待辦，閱讀材料。
把最優先的事項從原來的亂堆中找出來，並放在辦公桌的中央，然後把其他文件放到你視線以外的地方——旁邊的桌子上或抽屜裏。把最優先的待辦文件留在桌子上的目的是提醒你不要忽視它們。但是你要記住，你一次隻能想一件事情、做一件工作。因此你要選出最重要的事情，並把所有精神集中在這件事上，直到把它做好為止。
每天下班離開辦公室之前，把辦公桌完全清理好，至少也要簡單整理一下。而且每天按一定的標推進行整理，這樣會使第二天有一個好的開始。
不要把一些小東西——全家福照片、紀念品、鍾表、溫度計，以及其他東西過多地放在辦公桌上。它們既占據你的空間，也分散你的注意力。
每個坐在辦公桌前的員工，都需要有某種辦法來及時提醒自己一天中要辦某事。電視演員在拍戲時，常常借助各種記憶法，使自己記得如何述說台詞和進行表演，你也可以試試。這時日曆也許很有幫助，但是最好的辦法可能是實行一種待辦事項檔案卡片製度，一個月每一天都有一個卡片，再用些卡片記載以後月份待辦事項。
此外，最好對時間進行統籌，比如到辦公室後，有一係列事務和工作需要做，可以給這些事務和工作安排好時間：整理辦公桌（3分鍾）；聽取秘書對一天工作的安排（5分鍾）；對秘書指示關於某一報告的起草（15分鍾），等等。
總之，那些容易把事情複雜化的員工應該培養的一種能力是：清楚地洞察一件事情的要點在哪裏，哪些是不必要的繁文縟節，然後用快刀斬亂麻的方式把它們簡單化。這樣能大大節省時間和精力，從而能大大提高你的效率。
製訂預案有效管理時間
很多人做事常覺得時間緊張，努力到最後仍是出現延遲。有時候明明付出了很多，但是因為沒有在規定時間內完成，即使已經完成了99%都等於無效，因為你要的結果等於零。因此，我們應當選擇一種高效的工作方法，有效管理自己的時間。
商界精英鮑伯·費弗在每個工作日裏的第一件事，就是將當天要做的事分為三類：第一類是所有能夠帶來新生意、增加營業額的工作；第二類是使現有狀態能夠持續下去的一切工作；第三類則包括所有必須去做，但對企業和利潤沒有任何價值的工作。
在完成第一類工作之前，鮑伯·費弗絕不會開始第二類工作，而且在全部完成第二類工作之前，也絕不會著手進行第三類的工作。“我一定要在中午之前將第一類工作完全結束。”鮑伯這樣給自己規定，是因為上午是他認為自己最清醒、最有建設性的時間。
“我必須堅持養成一種習慣：任何一件事都必須在規定好的幾分鍾、一天或一個星期內完成。每件事都必須有一個期限。如果堅持這麼做，我就會努力趕上期限，而不是無休止地拖下去。”鮑伯說這便是期限緊縮的真正價值。
鮑伯·費弗做了時間的主人，一個真正的時間管理者能提高辦事的效率。
世界是變化的，變化是一切事物的大法則。正因為如此，我們不要打無準備之仗。這應該成為我們的一個人生信條，製訂切實可行的預案恰好正是為了這些。
預案的內容當然必須是針對某一件事，部署一定要周密、詳盡。這樣我們才能真正地去與時間賽跑，並始終搶在時間的前麵，從而贏得高效率。
預案的製訂與否，關係到一件事的成功與否。有預案，你可以爭分奪秒地去完成一件事，也可以讓時間發揮出最大能量，還可以在麵對突發事件時有較強的心理承受能力，更能揮灑自如地處理問題，從而步入高效能人士的行列。