另外，我們知道，事物在形成的過程中，往往會出現一些意外的變化，如果不能很好地應對這個變化，就會改變事物的性質和辦事的初衷，甚至還會導致最終失敗，讓你不得不回到原來的老路上去，甚至更慘。那麼，你用了那麼多寶貴時間來走這段彎路還有什麼意義？
也許有人會說：“沒有什麼，我們可以從頭再來，失敗是成功之母嘛！”但是我們浪費不起時間，所以一定要製訂一個比較完善的預定方案。
做事先要分清輕重緩急
做事要講究方法，選對了高效的方法，做起事來就事半功倍。比如做事要分清輕重緩急，緊急的事不一定重要，重要的事不一定緊急。不幸的是，許多人把自己的一生花在較緊急的事上，而忽視了不那麼緊急但比較重要的事情。
當你麵前擺著一堆問題時，應問問自己，哪一些真正重要，把它們作為最優先處理的問題。如果你聽任自己讓緊急的事情左右，你的生活中就會充滿危機。
員工每天都要花許多時間來閱讀、整理和接收各種文件，但其中有一些往往是無足輕重的。因此專家建議，要學會把注意力集中在那些最重要的文件上。辦法是，先初選出被認為是重要的文件，然後將其分為“應辦的”“應閱的”和“應存檔的”三組。把“應辦的”組放在辦公桌的前邊和中間，把其他兩組放到自己看不見的地方。這樣可以不分散自己的注意力，從而可省出許多時間。
工作、學習乃至生活，都要講究方法，然而如何才能掌握好的方法使我們的工作和學習事半功倍呢？其中至關重要的一環是抓關鍵。辦事情、做工作宜從關鍵處下手，盡量避免過程煩瑣，更不應麵麵俱到。
不論事情有多少，永遠先做最重要的事情。把自己認為最重要的事情擺在第一位，這是一個好習慣，否則你就會因為一些不重要的事耽誤精力和時間。對於成大事者而言，“永遠先做最重要的事情”是他們最佳的工作習慣！
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”。艾維·利聲稱可以在10分鍾內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高50%。
然後，他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分鍾寫完。
艾維·利接著說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性。”於是舒瓦普又花了5分鍾。
艾維·利說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，隻是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果隻做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要的事情。”
艾維·利最後說：“每一天都要這樣做——您剛才看見了，隻用10分鍾時間您便對這種方法的價值深信不疑，您完全可以叫您公司的人也都這樣幹。這個試驗您愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，您認為值多少就給我多少。”
一個月之後，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。
五年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。人們普遍認為，艾維·利提出的方法對小鋼鐵廠的崛起功不可沒。
人們總習慣根據事情的緊迫感，而不是事情的重要程度來安排先後順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士一般不會這樣工作。他們會分清輕重緩急，設定優先順序。成大事的人都是以分清主次的辦法來統籌時間的。
麵對每天大大小小、紛繁複雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方呢？判斷一件事是否是主要的，有三個標準：
1.必須做什麼
這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但並非一定要自己親自做的事情，可以委派別人去做，自己隻負責督促。
2.什麼能給你最高回報
應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人幹得更好的事情。有最高回報的地方，也就是最有生產效率的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。勤，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去，人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏高效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產效率的地方），這就是當今時代“勤”的特點。現在社會隻承認有效率的勞動，勤奮已經不是時間長的代名詞，勤奮是用最少的時間實現最多的目標。
3.什麼能給你最大的滿足感
無論你地位如何，總需要把時間分配在令人滿足和快樂的事情上。唯有如此，工作才會充滿情趣，並使人保持工作的熱情。
通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急就很清楚了。然後，以重要性優先排序（注：人們總有不按重要性順序辦事的傾向），並堅持按這個原則去做。你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間的了。