人這一輩子
有人統計過，一個人如果活72歲，平均起來，他的時間分配大約是：睡覺20年，學習、工作14年，文娛、體育8年，吃飯6年，坐車、走路5年，化妝、打扮5年，聊天4年，看書3年，等人3年，生病3年，打電話1年。
點評不算不知道，一算嚇一跳！這個統計的確讓人觸目驚心，原來我們的一生當中創造價值的時間是如此之短，竟有那麼多寶貴的時間是用在處理繁雜瑣事上。
水桶效應的分析
一個用不同長度的木板拚成的水桶，其存水量的多少不是由最長的那塊木板決定，而是由最短的那塊木板決定的。因為，水桶裏的水位到最短的那塊木板的邊緣就會溢出，水位就不會再增長。長木板也因為短木板的局限，不能發揮更大的作用而變得多餘。如果讓水桶裝更多的水，就必須把眾多木板中那塊最短的木板加長。
這如同個人成功所需要的資源。個人成就的大小不是由個人所具有的最富有的資源決定，而是由各種資源中最稀缺的資源決定的。一個人的成就達到一定程度，就會受到最稀缺資源的製約。要取得成功，就必須找到製約成功的那塊“短木板”，然後把它補長。
點評時間是個人成功道路上最稀缺的資源，它製約著其他各種資源效果的發揮，決定著成果的大小。無論個人還是企業，要取得更大的成果或者成功，就必須對時間管理予以重視，對時間進行有效管理。
二、時間的4個象限
鵝卵石與玻璃罐
某堂課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐子，然後從桌子下麵拿出一些正好可以從罐口放進罐子裏的鵝卵石。當教授把石塊放完後問他的學生：“你們說這罐子是不是滿的？”“是!”所有的學生異口同聲地回答。教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，再問學生：“現在罐子是不是滿了？”這回他的學生不敢回答得太快。最後班上有位學生怯生生地細聲答道：“也許沒滿。”教授不語，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子裏，然後又問班上的學生：“現在呢？”“沒有滿!”全班同學很有自信地回答說。教授又從桌底下拿出一瓶水，緩緩倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子。
點評如果不先將大石頭放在罐子裏，也許以後就沒有機會放進去了。如何分配時間，才能夠在有限的時間中，依序放進鵝卵石、小碎石、沙子和水，是這堂課的重點。時間管理的重要性在於，它占績效的很大比重，時間管理沒做好，忽略事情輕重緩急的順序，就如同把鵝卵石留到最後，卻放不進罐子裏的道理是一樣的。
對時間的管理根據緊急和重要的標準分為4個象限，第一象限是緊急並且重要的事情；第二象限是不緊急但是重要的事情；第三象限是緊急但不重要的事情；第四象限是既不緊急也不重要的事情。
人們對時間的利用，不外乎這4種情況，也就是說不外乎有這4種不同類型的事件，可以供你去選擇和控製。
（一）第一象限
這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優先去做的事情。
有些人做事不分輕重緩急，遇事就趕緊去做，不加考慮，這樣的人看起來好想天天都有緊急的事情去做，其實是對第一象限緊急而重要的事情的錯誤理解。
界定緊急的條件
緊急的事情並不是經常出現、隨時發生的。發洪水危及人們的生命財產安全就是緊急而重要的事情，水火無情，一旦發生洪水任何事情都變得不重要，抗洪救災成了頭等的大事。一切力量和資源都要為優先處理這件事服務。如果洪水發生在無人居住的地方，不會有人身和財產的損失，發洪水這件事就變得無關緊要。
企業要與美國的商貿界人士談判，但沒有人精通英文，找一個精通商務英語的翻譯就成了緊急而重要的事情，翻譯找不到會直接影響與外商談判的可能性和進程。如果在與外商談判前就已經有了一個很好的翻譯，尋找翻譯也就不再是緊急而重要的事情了。
點評並不是所有的事情在任何情況下都會成為緊急而重要的事情。隻有在極少數的情況下，各種因素在同一個時空出現，相關條件具備時，這件事才可能成為第一象限中的事件。
不要為第一象限的事件憂心忡忡，因為，第一象限的事件並不會經常出現。
（二）第二象限
在4個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。
海嘯的預警機製
海嘯的預警機製在東南亞海嘯以前沒有得到應有的重視，盡管人們早就認識到它能夠有效疏散人員，轉移財物。在海嘯沒有發生的時候，海嘯預警機製雖然並不需要緊急建立，但是它對於沿海國家來說非常重要。
海嘯發生之前，海嘯預警機製固然重要，但人們並不認為它需要馬上設立，所以就忽視了這件非常重要的事情。到海嘯發生時，沿海國家由於沒有事先設立海嘯預警機製，致使信息溝通困難，各部門反應遲鈍，造成了極其重大的生命財產損失。
點評海嘯預警機製的建立並不緊急，但是對於沿海國家來說非常重要。這件重要的事情如果不能“未雨綢繆”地完成，當與此相關的事情來臨的時候，它的缺位必然會導致很大的損失。
文化衝突
某外資企業向一個管理專家提出了一個問題。他問這個管理專家，為什麼同樣的設備，同樣的管理，我們本土的員工的工作效率，是你們的3倍多？我們不斷地對各級管理人員和工作人員進行培訓，提高他們的執行力，提高他們的技能。另外還通過績效考核和獎懲激勵機製，想辦法去刺激他們，但效率為什麼還是提不上不去？
於是，這個專家就到這個企業進行調查。他發現問題不是出在管理和員工的素質上，而是出現在兩種文化的衝突上，這個企業的本土文化和中國的文化發生了衝突。
後來這個專家給這個外資企業製訂了一個方案，讓這個企業用18個月來解決兩種文化衝突的問題。
這個企業在這個方案的指導下，經過18個月的改革，企業效率明顯提高，基本上達到了企業本土的效率。
點評企業文化的改變對於企業的效率提升來說並不是緊急的事件，如果企業文化製約企業效率的提升，企業文化的改變就成了提高企業效率很重要的事情。企業文化的改變與提高企業效率並不在同一個時空出現，它對於提高企業效率很重要，但並不緊急，因此，這一事件屬於第二象限的事件。
（三）第三象限
西部牛仔
美國西部的牛仔戴著牛仔帽，穿著牛仔服，橫槍跨馬，馳騁於茫茫的草原。他們殺富濟貧，打家劫舍，行俠仗義，扶危濟困。遇上什麼事就管什麼事，大有天下人管天下事的豪傑風範。
現在職場中的很多管理者，就變得像西部牛仔一樣。但他們每天不是橫槍跨馬馳騁於茫茫草原，而是帶著公文包馳騁於茫茫的商場。他們每天解決的事情很多，在他們看來也是非常地緊急，什麼公司停電、工商局來檢查、員工要辭職、客戶要退貨、原材料不足等各種各樣的問題。這些管理人員倒是很負責任，左衝右殺，把這些事情挨個處理，充分顯示了個人的能力。
其實，公司停電、工商檢查、客戶退貨、材料不足都有相應的部門來處理。它們雖然緊急，但對於管理者並不是特別重要的事情。
點評這個案例告訴大家有些事情雖然緊急但是並不重要。這些緊急但不重要的事情，處理起來要花費一定的時間，不過，這些事情處理完以後，不會給企業帶來多大的收益。
（四）第四象限
在這一象限內包含的是既不緊急也不重要的事情，用通俗一點的話說那些是消磨和打發時間的事情。
我們到車站接人，但是火車晚點了，這時，我們隻能找事情打發時間。或者看報紙，或者坐在那裏看過往的行人，或者什麼也不做就在那裏發呆。這段時間裏做的事情，既不緊急也不重要，而且，做完以後也不會有意義。
點評第四象限是一個完全沒有必要進入的象限，進入它沒有任何意義。避免進入它的方法就是多留意對自己重要的事情，最好把它帶在身邊，當你沒事可做的時候再去處理這些事情。
下雨了
一天你一個人在家，這時突然下起了暴風雨,於是：
（1）寶寶嚇哭了；
（2）窗外晾著的衣服要急著收；
（3）煤氣爐上的水開了；
（4）電話鈴一直在響；
（5）此時又有人在敲門（門鈴響了）。
問題
你會怎麼處理，請排列順序,並說明理由。
（五）四個象限的關係
第一象限和第四象限是相對立的，而且是壁壘分明的，很容易區分。
第一象限是緊急而重要的事情，每一個人包括每一個企業都會分析判斷那些緊急而重要的事情，並把它優先解決。
第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有誌向而且勤奮的人斷然不會去做。
第二象限和第三象限最難以區分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實造成了它很重要的假象，耗費了人們大量的時間。
依據緊急與否是很難區分這兩個象限的，要區分它們就必須借助另一標準，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標和人生規劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬於第二象限的內容；如果它不重要，就屬於第三象限的內容。
兩個雇員
有家小型技術谘詢公司的業主，威廉森和德魯，他倆每天都工作八九個小時。德魯離開辦公室時，他的公文包中通常塞得滿滿的。他經常要花兩個小時來“完善”一份原本四十五分鍾即可完成的報告。一談到時間，它便成了自己最可怕的敵人，吃盡了按慣例辦事這種痼疾的苦頭。
相反，威廉森卻很少把工作帶回家。在上班的八小時內，他完成了德魯可能要花兩倍的時間才能做完的工作。兩個工作的不同之處在於：德魯工作起來按部就班，把所有的工作都列出來，逐一去完成；而威廉森工作不僅得力，而且很有效率，他總是首先完成最緊要的工作，其餘瑣碎的事情要麼不做，要麼就授權下屬去做。經過一段時間以後，德魯越來越覺得自己有些力不從心了，不但整天忙於工作，疲於應付，而且很多該做的事情都沒有做。相比之下，威廉森看上去倒是挺輕鬆，整天精力充沛，有的時候還能出去度假、打打高爾夫球，而工作成果一點也不比自己差，甚至會超過德魯。去年，威廉森分管的業務增長率竟然是德魯的1倍還多。
點評好的時間管理能夠提高工作效率，好的時間管理一定是找到了好的管理方法。