（2）建立合同管理機構和管理製度，以保證合同的履行。店長應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查製度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯係，密切雙方的協作，以利於合同的順利實現。
（3）處理好合同糾紛。當經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
（4）信守合同。合同的履行情況，不僅關係到店鋪經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。
去梯言
在合同簽署當中，如果一些采購在業務方麵不熟悉的話，將會給門店帶來大量損耗，特別是無形的損耗——也就是那些平時不能注意，盤點時卻使店長們大吃一驚的成本。一個完整的商品采購合同，下麵幾點是最為關鍵的項目：標的、質量、價格、付款條件及付款期限、促銷協議、費用收取、訂單、退換貨等。它們對於明確合作雙方的權利和義務，維護流通企業方的正當利益有很重要的作用。而采購及防損人員在這方麵所要做的工作，就是對這八項主要內容進行審核、分析，保證其符合法律規定、符合公司利益。
40.不要失控：不能放鬆貨品查驗這根神經
情景故事
紅旗街新開了一家綠色農產品店，綠色產品深合現代人的消費理念，加上門店地理位置極佳，開業當月人頭攢動，熱鬧非凡。眼看著銷售勢頭良好，店長喜在心頭，沒想到剛剛進入第二個月就發生了問題。
門店陸續接到幾起投訴，說門店售出的一批綠色非飼料鴨蛋有很多已經過期了，顧客甚至帶著臭鴨蛋來門店來“踢館”，正趕上該省正嚴查食品安全問題，一時間“臭鴨蛋”事件成了社會焦點。
店長忙撲火忙得焦頭爛額，指責某地供貨商提供的鴨蛋質量不過關，但還是沒能挽回門店聲譽。這家開張不長時間的農產品店，很快就倒閉了。
問題分析
我們回頭看一下這個案例，就會發現，問題是出在貨品查驗這一關上，事發後才指責供貨商已經沒有任何意義了。如果店長在采購後，能認真地對鴨蛋進行抽樣查驗，有問題及時與供貨商溝通換貨，那麼就能夠防止這一事件的發生。
上麵的案例中，我們可以說是一筆交易毀了整個門店，這裏麵的教訓是深刻和發人深省的。但是貨品檢驗還隻是冰山一角，一筆采購業務，特別是金額較大的業務通常涉及到采購計劃的編製、物資的請購、訂貨或采購、驗收入庫、貨款結算等。因此，應當針對各個具體環節的活動，建立完整的采購程序、方法和規範，並嚴格依照執行。隻有前期執行到位了，才能最大限度地防止錯弊，保證貨品的質量。
店長講堂
店長在貨品查驗方麵有兩個工作重點：
首先，入庫驗收控製要嚴格把關。應根據購貨單及合同規定的質量、規格、數量以及有關質量鑒定書等技術資料核查收到的貨物，隻有兩者相符時才予以接受；對於所有已收到的貨物，應定期完整填寫收貨報告，將貨物編號並登記明細賬簿，對驗收中所出現的問題要及時向有關部門反映；貨物入庫和移交時，經辦人之間應有明確的職責分工，要對所有可能接觸貨物的途徑加以控製，以防調換、損壞和失竊。
其次，店長必須做好貨款支付控製。發票價格、運費、稅費等必須與合同符合無誤，憑證齊全後才可辦理結算、支付貨款，如有部分退貨，則注意要從原發票中扣除後再辦理結算；除了向不能轉賬支付和不足轉賬金額的單位、個人支付現金外，貨款一般應辦理轉賬。在購貨發票以外增加的費用如裝卸、搬運以及在途損耗等，支付前必須經會計部門進行審核，有關部門進行耗損原因分析，以確定其合法性和合理性；付款憑證要連續編號，付款業務及時準確記錄；與供貨商定期聯係，了解未付款情況，追查耽誤原因。
實際工作中，具體的檢驗內容有哪些呢？
（1）合格證檢查
檢查產品是否有合格證，證上是否有檢驗機構和檢驗員簽章。
（2）清點檢查
重點檢查商品數量、包裝質量及其完好性。
（3）抽樣檢查
抽樣應按相應驗收標準，采用隨機抽取法取出代表樣進行檢查。
（4）索取有關質量證明
按“隨貨同行證書的管理程序”操作，向供應商索取有關質量證明，如進口食品衛生證書、進口藥品檢驗報告書、質量保證書等，並與采購訂單的內容進行對照，檢查是否一一對應，準確無誤。索取證書應及時傳指定質檢員存檔，按“隨貨同行證書的存檔操作流程”進行管理。
（5）標誌、包裝檢查
對所抽樣品進行標誌檢查時，嚴格按照《商品質量驗收標準》進行檢查驗收。檢查包裝是否牢固，是否可能因包裝不良而使商品受損及包裝本身是否受損。
（6）對有使用期限的商品進行檢查
應重點檢查有使用期限商品的生產日期、進貨日期是否符合《商品質量驗收標準》的規定。
（7）感官檢查
對商品進行感官檢查，根據標準或經驗判定產品質量。
在這裏，我們還為店長們總結了一些高效的驗貨方法，希望能有所助益：
情況一：貨品一次性到達，所用驗貨方法為：
①.當減當入法
執行步驟：
1.檢查貨品包裝是否完好無損；
2.找送貨人當場監驗貨品；
3.先數大件（箱）數，確認後方可開箱驗貨；
4.開箱後，再分別把當箱（箱內）數量與箱外所貼示的數量（明細）核對；
5.實際數量與箱外貼示的數量相符後，再把貨品按款式、顏色、大小有序類分好；
6.最後將來貨清單拿出與實貨進行核對（實貨收一件，清單上減一件）；
7.實貨減完後，觀察清單上的貨品是否已經減完；
8.若確認貨品無誤後，並與送貨人當場簽寫到貨（收貨）單據；
情況二：貨品分批次到達並且第一批貨品中沒有來貨清單時，所用驗貨方法為：
②.以據對據法
1.檢查貨品包裝是否完好無損；
2.找送貨人當場監驗貨品；
3.先數大件（箱）數，確認後方可開箱驗貨；
4.開箱後，再分別把當箱（箱內）數量與箱外所貼示的數量（明細）核對；
5.實際數量與箱外貼示的數量相符後，再把貨品按款式、顏色、大小有序類分好；
6.把類分好的貨品按照盤點的方法記錄下來（即視為現收貨品單），確認後要有送貨人和接貨人共同簽字；
7.與送貨人當場簽寫到貨（收貨）單據時應注明此次實收X件（箱），還有X件（箱）仍在途未收；
8.以後幾批次也按以上操作（不管後期何時有來貨清單）；
9.最後將所有現收貨品單拿出來與來貨清單進行核對；
注意事項：
1.來貨清單和到貨（收貨）單據等要妥善保管，便於出現貨品差異時查找原因。
2.收貨方一定要送貨方當場監驗貨品，並留下自據，以便貨品出現差異時查找責任方。
3.檢驗貨品一定要從數量、質量、尺碼、顏色等幾方麵分別進行確認，以便當著送貨方的麵解決貨品差異。
4.來貨清單和到貨（收貨）單據等至少要有發貨方、送貨方、收貨方等三方以上簽字和確認。
5.貨品整理分類一定要明確區分，防止漏驗、多驗或混驗等情況的發生。
6.貨品整理一定要根據貨品標牌進行區分。
7.收貨前一定要檢查貨品包裝是否完好無損.
去梯言
門店一定要建立健全商品結構表，並且非常清晰地注明商品的屬性，必要時保留一些樣品或資料卡片。店長們不妨參考沃爾瑪的做法：專門設置樣品庫，隸屬於采購部下設的商品行政部，商品行政部有專門的樣品管理小組，做樣品的管理，來貨時按樣品進行收貨驗貨，把損耗降到了最低。
41.不要無序：盤點時不能讓肉爛在鍋裏
情景故事
又到了賣場盤點的日子，店長將賣場上下動員起來，要求進行一次認真細致的盤點。
店員們暗地裏叫苦連天：盤點要將賣場排麵進行最後的調整定位，價簽一一對應，清理排麵後和地籠裏的整件商品，補充貨源，保證排麵豐滿，確保正常的營業銷售……賣場很大，可員工又不多，排麵的整理工作和盤點表的抄寫工作也要分幾天才完成，而同時還要清理倉庫，僅靠上班的時間完全不夠用……
雞飛狗跳地忙了幾天後，盤點結果出來了：帳物不符金額高達15.8萬元，占當期銷售額的4.4%。後雖經多次複查，調整了6萬餘元的票據，其他仍難以查明個中緣由。店長無奈之下隻好安慰自己，好在肉最後也是爛在鍋裏。並打定了注意，以後減少盤點次數，要不也是費力不討好……
問題分析
賣場麵積大，人手相對不足，倉庫賣場盤點人員如何分配？每個人分配下的盤點區域較大，在規定的時間內能否在保證工作質量的前提下順利完成工作？新進員工比率大，商品品類多，怎樣才能避免或縮小差錯率……盤點確實是一件讓人頭痛的事，然而不能因此就像案例中的那位店長一樣懶於去做，盤點對門店來說是一次有意義的階段性總結，因此該做的事情還認真去做。
盤點後經常出現五個不等於現象。即：1.期末門店存額≠期初門店存額+當期入店額——當期銷售額——合理損耗——退庫額;2.入店金額≠倉儲配送額——退庫額;3.當期財務銷售現金流量≠當期門店實際銷售額;4.財務當期庫存量≠倉儲庫存商品;5.財務應付商品貨款≠∑供應商貸款金額。盤點查錯率高僅僅是表象，其背後必然有物流、票流的無序和管理混亂等上遊原因。因此，店長一定要認真對待盤點問題。
店長講堂
盤點（包括盤帳和盤物），本是商業活動中的一個常規項目。開門營業是序幕，貨架銷售是過程，定期盤點是商業拚鬥成果的階段性總結。通過盤點既可回顧前期，又可預測後市，具有承前啟後的特殊意義。從盤點本身來講，並無多少複雜和不可掌控性。那麽，究竟是什麼原因使現在的商業盤點如此尷尬，這般難受細究起來主要由兩方麵的變化而引起，一是商品品種急劇增加，由過去的幾百種擴展到了目前的少則數千種，多則上萬種。品種多了，管理的難度也自然增大。二是進銷存模式，由過去的副食商場小組直接*作，改進為購銷分離，同一采購，計算機管理，大物流循環。麵對劇烈的變革，很多門店的管理卻缺乏規範化、標準化和製度化，表現出了明顯的滯後和不適應。
在實際盤點過程中，店長要掌握兩個公式和五個關口：
公式一，實際存貨盤點：實際盤點金額（A）=盤點前收銀機當日的營業額（Y）十盤點時所計算的存貨金額（P）—盤點中的營業額的二分之一（Z/2）。
公式二，盤損盈計算：盤點最終目的在於店內的盤損盈，計算出合理的成本率，才能進一步編製正確的損益表。從理論上來看，賬麵的金額應該等於實際盤點金額。盤損盈（K）=實際盤點金額（A）-帳麵金額（E）若結果是負數則為盤損，正數則為盤盈。
第一關：驗貨入庫關。這個環節內的問題可分為兩類情形：一類屬於失誤或疏漏，常常出現票據數量和實物數量不符。如實際收貨20件，而收貨單上卻寫為25件;再如，當前收貨的包裝係數已變為1×16，而收貨單據上仍為1×32。另一類是內外串通，蓄意欺騙。這種狀況反映了超市在接貨管理上有嚴重漏洞，長期一人接貨，缺少輪崗和監督機製，久而久之被壞人鑽空子。前不久就有媒體對某超市接貨人員與供應商沆瀣一氣，騙取企業70多萬貸款作了披露。這一沉痛教訓，怎能不引發我們的沉思和警醒。
第二關：信息錄審關。用計算機實現單品管理，是商業史上的一個重要裏程碑。但為滿足管理需要，絕大多數商品單位由件、箱分拆成了袋，因而商品信息錄入者，便常常與近乎天文數字打交道。麵對枯燥的數字，再細心者也會手下有誤。有供應商估算，某大型超市因數量誤錄，一年的損失至少不低於50萬元。因此，大型超市均應采取錄審分離製，以避免收貨數量的“多零”現象。小型超市不便實行分離製的，也應由錄審員嚴格執行自我審錄，自我修正程序。
第三關：售賣收銀關。一般來講，POS機收銀隻要價格信息錄入無誤，就不該出錯。實則不然，一是有的顧客慣於偷梁換柱，把低價的商品碼撕貼在高價商品上，收銀員隻顧掃碼，不看商品。二是一組商品（1*6，1*4），按單個商品收銀等。
第四關：商品離場關：無論是破損商品返廠，還是報損，都必須有嚴格的離場程序。同時，堅決杜絕有關負責人打白條現象。即使是自家的門店，店主也不可隨意違規，給經營管理造成漏洞，給盤點帶來無端的困難。
第五關：盤點作業關：盤點是一項十分辛苦和細致的工作，須事先作好單據的彙總整理，商品的歸類碼放，數量的認真校點和未貼商品標簽。對於初盤中的錯誤，通過人員交叉複盤後，一般均可發現和糾正。況且，隨著盤點掃碼槍的應用與普及，將會大大減輕其勞動強度，提高盤點準確率。
此外，為了確保準確性，盤點過程中還應注意一下細節問題：
1.盤點單必須用正楷字和阿拉伯數字填寫，不得發生塗改。若盤點單出現塗改/模糊/或沒有按要求空格/分份填寫的則一律作廢，記錄人員必須重新填寫並承擔相關處罰！
2.盤點的記錄和核對人員必須確保自己所記錄的數據與實貨相符。若出現漏盤/多盤/混盤等情況的相關盤點人員就根據所盤出貨品的價格予以賠償！
3.參與盤點的人員必須服從安排，不得擅自離開盤點區位或與其他同事發生爭吵、說笑或玩弄手機等。若參與盤點的人員擾亂盤點秩序時，就予以警告處罰！
4.盤點中人員安排至少要按新老搭配，一報一填和一審一核的方式進行，並且要嚴格按照貨品上的吊牌唱報和統計貨號。
5.記錄的時候若出現單頁盤點單沒有統計完該區域的貨品可另起一頁繼續，而且不同的貨號也要通過一定的手段明確的區分開（如空格等）。
6.盤點結束後，其餘不整理數據的人員要將貨品歸位並整理順當，最後將衛生打掃幹淨，做好明日營運的前期準備！
去梯言
對店長來說，盤點的目的就是為了準確的獲悉貨品的現存實數和檢測前期賬務的實虛，同時也是為下期營運或交接做好貨品期初實物和期初的貨品賬務。可以說每次的盤點對門店運營都是一次有益的促進，而知其利害就要確保每次執行的準確性，如果要確保數據準確（盤點沒有差異）也就意味著必須確保盤點方法的準確性和可操作性。因此盤點的方法店長必須根據店鋪的麵積比例或空間規劃的不同而靈活掌握。