一是在信息收集方麵，部分信息員缺乏目的性，導致收集的有效信息少。他們隻是簡單地收集、整理、上報有關院係日常教學、科研、管理及學生活動等方麵零碎的消息、新聞，信息來源單一、隨意性較大，未能有目的、有針對性、有重點地收集，導致所收集的信息參考價值不大，未能為領導的決策服務[3]。
二是在信息的加工整理方麵，有的信息員未對信息來源的真偽性進行鑒別就直接報送，有的隻是簡單反映院係各方麵存在的問題和矛盾，未能對產生問題矛盾的原因進行深入探究並提出確實可行的解決方案，導致信息質量不高。
三是在信息傳遞的環節方麵，存在捕捉信息不及時和傳遞滯緩現象。信息具有很強的時效性，隻有將加工好的信息及時地傳遞到服務對象手中，才有可能產生良好的效果[4]。特別是麵對重大突發事件，如無及時報送，則將喪失主動權，貽誤戰機。
科學技術利用不夠 目前多數高校均已建立自己的信息網絡，各高校存在因各院係、各部門不能聯係緊密導致信息應用管理係統缺乏整體規劃的現狀，各部門的資源不能有效共享，造成重複勞動、人力資源的浪費；同時，高校信息工作的自動化、數字化、網絡化水平較低，離信息工作高效、快捷、方便的要求尚有較大差距[5]。
人員隊伍有待優化 基於校院二級管理的管理體製，高校院係辦公室普遍存在人少、事雜、工作量大的特點，辦公室人員一崗多責的現象普遍存在，再者領導缺乏重視，多數高校院係均未設立專門的信息工作人員；辦公室一般指定某工作人員兼任信息員，再從各專業、班級選用部分教師、學生作為兼職信息員和助理信息員，兼職信息員比例較高，素質參差不齊。部分院係在選用專兼職信息員時缺乏對政治素養的考核，部分專兼職信息員未經崗前培訓直接上崗，對信息工作的重要性認識不足，僅滿足於上級領導布置的任務；另外，信息員隊伍還存在因工作變動等原因而造成的隊伍不穩定因素，存在新老更替不能有序交接，勢必會影響信息工作有序開展。
運行機製不夠健全 建立良好的信息管理運行機製，是提高信息工作水平和效率的重要手段，它有助於信息工作科學管理、規範運作，還有助於成果的鞏固提高並激勵信息員敢於創新。目前，部分高校院係領導對信息管理機製的建設重視不夠，聯係校、院係、專業之間的信息網絡不健全，缺乏日常運行溝通機製，反饋機製不完善，缺乏有效的激勵機製，不能鼓勵信息員及時報送有效的信息。
4 加強高校院係辦公室信息工作的對策
思想高度重視，確實加強領導
1）充分認識辦公室信息工作的重要性。隨著現代科學技術的進步和網絡信息技術的迅猛發展，社會信息化已是大勢所趨，信息管理工作麵臨更大的挑戰更是不爭的事實。院係領導要轉變觀念，重視信息工作，加強對信息工作的領導，成立專門領導機構，配備專兼職信息員和現代化辦公設備，並提供經費保證。
2）增強做好信息工作的自覺性。認真轉變辦公室工作的指導思想，明確信息工作不隻是專兼職信息員的工作，辦公室全體人員均應樹立信息意識、責任意識。信息工作人員不僅要進一步強化服務意識，切實發揮好信息的服務職能，還要變被動服務為主動服務，克服“坐等信息”“二傳手”的做法，主動深入基層、深入群眾，了解掌握第一手信息。
突出信息特征，提高信息質量
1）暢通網絡，全麵了解信息。高校院係辦公室是院係信息的集散地，也是信息處理中心。院係辦公要通過各種渠道，收集、彙總信息，努力建立和完善一個條塊結合、縱橫交錯的網絡，把觸角延伸到院係工作的方方麵麵，全麵了解，及時掌握各種動態信息。主要做法有三方麵：一是構建橫向到邊網絡，建立院係各部門、各專業的信息報送網絡；二是構建縱向到底網絡，密切與學校辦公室、各職能部門及校外新聞媒體聯係，取得指導和支持，同時加強在教師隊伍、學生班級中“布點”，培養信息員；三是發揮網絡平台作用，在網頁上設置網上郵箱。
2）圍繞中心工作，有目的性地做好信息服務。信息工作的根本目的是為領導決策提供服務，這決定了信息人員要圍繞各個時期學校、院係的中心工作，以院係領導和師生關心關注的重點熱點難點問題作為報送信息的切入點和著力點，緊跟領導思路，深入基層有針對性、有目的性地開展信息工作。一是抓住重點，善於從上級文件精神中了解學校、院係工作意圖，從客觀情況中分析院係發展思路。二是關注熱點。信息工作同各個時期的國內外熱點話題息息相關，要善於發現廣大教職工、學生所關注的“熱點”“敏感”話題，收集他們對此類問題的真實反映，了解他們的呼聲和需求，及時報送事關全局穩定的帶苗頭性、傾向性的信息。三是突出亮點。要根據客觀實際，在創新的基礎上突出亮點，提高同類信息的競爭力。四是剖析難點，對出現的難點工作，不但要分析產生問題的原因，研究收集有利於解決問題的意見措施、方法，也要未雨綢繆，預測未來可能遇到的新情況、新問題，並提出相關對策和建議，為領導研究解決問題出謀獻策。
3）注重信息時效，保證信息真實。信息有著很強的時效性，再好的信息如果錯過時機將失去其價值[6]。工作中的信息隨時發生，盡快掌握信息將促進事態的控製、問題的解決。信息的準確、真實是信息的生命，要做到準確性必須深入基層掌握大量一線信息，並講實話、報實情，不能隻報喜不報憂。
4）樹立精品意識，提高信息質量。首先要講究實用，要積極收集整理教育、經濟、科技等方麵的信息，分析地方社會經濟發展對高校課程設置、人才培養、科研方向的需求，增強為地方經濟、社會發展服務的能力。其次要突出特色，善於在各類原始材料中發現閃光點、提煉典型。再次要注重內涵，不能滿足於淺層次報道，要站在領導高度，多出有針對性、綜合性成果。