利用科學技術，提高工作效率
1）加強數字校園建設，促進院係信息工作。隨著各高校計算機校園網絡的普及，院係信息工作進入一個新的發展階段，學校信息化經曆了從校園網到數字校園的轉變提升。數字校園是學校信息化發展到一定水平的產物，為院係辦公室信息工作提供了快捷方便的技術手段，推進信息工作的自動化、網絡化、數字化。院係要配合學校加強數字校園建設，加大整體規劃力度，構建避免重複建設、基礎數據互通的多種應用管理係統，整合多種業務，有效利用各種豐富的數字化資源，不斷優化教學、科研、管理、服務等方麵信息工作。
2）搭建網絡服務平台，提升信息工作自動化程度。高校院係要充分利用數字校園搭建起網絡信息發送平台，在信息采集、儲存、傳遞、反饋等環節中實現突破和創新，提高信息工作的有效性；充分利用現有的辦公自動化係統等辦公軟件，如各種文件、通知通過網絡及時傳達到師生中，提升信息工作自動化程度；進一步加強院係網站管理，保證網絡信息更新發布的有效運行。
加強隊伍建設，提高人員素質
1）充實工作隊伍，優化隊伍結構。院係領導要重視信息員隊伍建設，成立工作領導小組，要把政治覺悟高、業務素質好、責任心強、能吃苦耐勞的年輕同誌充實到信息崗位上來，作為專職信息員；從專業教師中選擇具有較好師德師風、責任意識較強、文學表達能力較好、深受學生喜歡的教師擔任兼職信息員，充實信息員隊伍；組織一支由學生黨員、主幹組成的學生助理信息員隊伍，促進信息工作立體化。關注信息員的成長，加大培養力度，對不能勝任信息崗位的人員及時調整更換。
2）健全學習製度，提升工作人員綜合素質。高校院係要健全學習製度，探索建設學習型信息工作隊伍的長效機製。信息工作人員要樹立終身學習理念，重視自主學習，增強信息知識學習的自覺性和主動性[7]，不斷提高學習能力，廣泛學習政策理論及教育、科技領域等相關知識，增強信息意識，增強責任感。學校、院係要根據信息員的崗位需求，有計劃地開展包括專業講座、文獻學習、網絡學習、實地考察等多種形式的有針對性業務培訓，培訓內容要涉及信息化建設、法律法規、公文寫作、計算機應用、網絡維護等內容，整體提升信息工作人員政治理論水平和綜合業務素質。
健全運行機製，加大工作力度
1）強化目標管理機製和日常運作機製。高校院係要建立健全目標分解責任機製，實行信息工作目標管理，將目標任務量化分解到每一成員，責任到人；暢通信息網絡，加強院係與學校、專業、各部門間的信息聯係、溝通；製定信息工作相關管理條例，完善信息通報製度、審核製度。
2）建立緊急信息報送機製。高校院係要設立重大事故危機處理預案，預案中應包含緊急信息報送機製。信息人員對發生的重大事故報送的緊急信息要執行緊急信息報送工作程序，能快速反應、深入現場、掌握情況，及時報送重大事件的相關信息，並且對事件的處理要跟蹤到底。
3）完善考核獎懲激勵機製。高校院係要實行定期考核製度，根據信息報送和采用情況製定相應的量化細則進行考核評比；考核周期不宜太長，一般采取月考核或季度考核，要克服“年底算賬”式任務不落實又無法補救的弊端。另外，要在重視人文關懷的基礎上，建立適當的獎懲激勵製度，以有效調動全體師生的積極性、創造性，提高信息質量，保證信息工作穩定持續發展。如年度評選信息工作先進集體和先進個人，並予以物質獎勵；對未完成指標或應付了事的不作為行為予以通報批評，對重大信息的及時報送而組織采取有效措施控製事態發展的有功人員予以嘉獎，對重大信息失職要依據獎懲製度追究其責任。
4）建立保密機製。高校院係辦公室接觸的信息複雜多樣，部分上級文件、科研項目等信息涉及國家機密，這要求信息工作人員要增強保密意識，學習保密工作的相關知識，對涉及機密的文件、信息嚴格按照保密工作程序處理。儲存機密文件的計算機要獨立且專人使用，不可擅自鏈接因特網，平時注意計算機係統安全維護，防止計算機泄密事件發生。■
參考文獻
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