暫時把工作放下，別一直忙
高管商學院
作者：塔莎·歐裏希
如何使你下屬團隊的員工在工作中保持最大的能量？當你深陷我朋友達納·鮑勒稱為的“大量繁雜的細枝末節”的工作中時，不可能以最好的狀態來思考問題。
來自伊利諾伊大學香檳分校的研究人員專門研究了在完成需要精確度和專注力的任務時，定期讓員工得到休息可以產生的效果。研究人員要求參與實驗的學生記住幾組數字，然後讓他們完成一項需要關注細節的枯燥任務。研究人員向其中一組學生出示了一次數字，然後要求他們用40分鍾時間完成那項枯燥的任務。對另一組學生，則在學生們專注地完成枯燥任務的40分鍾期間，隔一段時間便向學生出示一次那些數字，一共出示三次，你可以把出示數字的時候視為“暫停”，因為在那個時候，學生可以在幾分鍾時間，將他們的注意力從枯燥的任務轉到數字上來。這次研究的結果引人關注，那組獲得了“暫停”的學生，不但完成任務的總時間要少一些，同時，他們在完成同樣工作量的任務時，精力也更充沛一些。
建議你的團隊員工每工作一小時便暫停一下，哪怕隻休息1 分鍾。即使當他們正在完成那些需要格外專注的項目時，也要這樣做，比如撰寫提案或製訂預算。鼓勵他們起身做一下伸展運動、望一望窗外，或者看一看他們的微信朋友圈（但願他們不會這樣）。我曾為這樣一位老板工作過，他在工作的間隙會走出辦公室，打一會趣味高爾夫球。我本人在完成一個乏味煩人的項目或者撰寫一份枯燥的報告時，過一段時間便讓自己的大腦休息幾分鍾，等到再坐下來時，思維又活躍起來。
除了白天的工作時間讓員工暫停，也可以把晚上和周末當成絕佳的暫停機會。現代社會的職場，幾乎都希望員工能夠全天候地不離開工作。蘋果手機、黑莓手機、筆記本電腦、電視電話會議、網絡會議等，目的全都是幫助我們更加高效地工作，但這些工具，已經變成了束縛我們的繩索。在跨國公司裏更是如此。我最近和一位領導者交談時，她告訴我，她的一天是從早晨6點在中東的辦公室開始，到晚上10點接到亞洲客戶打來的電話而結束。這根本沒辦法生活，長久這樣會讓人身心疲憊。
我丈夫經常告訴我，我就是那種自作自受的人。我經常在晚上11點的時候回複客戶的電子郵件，於是，客戶以為我將來也同樣會在這麼晚的時候回複郵件。如果我等到第二天的時候才回複客戶的郵件，我可以讓他們不至於對我形成不正確的期望，以為我總是利用晚上的時間回複郵件。此外，即使第二天回複，客戶也依然覺得我的回複很及時。
寄希望員工能夠持續不斷地投身於工作，是危險的。和我合作過的一位領導者曾加入一家發展勢頭迅猛的初創公司。一到那裏，老板告訴他，他得買一台黑莓手機，並且時時刻刻都帶著。起初，那位仁兄以為這台手機是緊急情況下聯係他的時候才用的。很快，他天真的想法被現實無情地粉碎了。
一個星期六的上午，公司的一位創始人給高級領導團隊發送了一封電子郵件，而到那天下午5點時，有30多條回複要處理。他很快了解到，這家公司並沒有嚴格的上班和下班時間之分。他痛苦地向朋友們訴說，當他們幾個在酒吧裏喝一杯，晚上10點走出酒吧的大門時，他還要收發電子郵件。到最後，他的朋友和妻子都忍無可忍了。
在幾個月的時間裏，這位領導者開始變得習以為常了，他重新定義了他對“常規回複時間”的定義。不經意間，他開始期望自己的下屬團隊也達到他為自己設定的標準，不論什麼時間，隻要一接到他的郵件，就得馬上回複。這是一種可怕的多米諾效應。最後，他明智地離開了那家公司，到另一家公司謀職才回歸正常的個人生活。
想一想。如果你在星期六的時候想到了一個絕妙的點子，並且把它用郵件發給你的團隊員工，他們可能會怎樣響應？如果你的老板在周末時給你發了電子郵件，而你是一名盡職盡責的員工，那麼，你覺得自己必須馬上回複老板，對不對？我看到領導者經常這樣做：當他們頭腦裏冒出了一個絕妙點子時，他們隻是想把郵件寫出來，並不指望員工馬上回複，隻要能在工作日的時候回複就行。但是，收到那封郵件的員工可能覺得他們必須馬上回複老板的郵件。這是一個惡性循環。我並不是說當你和你的團隊遇到緊急情況時也不回複，但是，讓員工在休息時間也回複你的郵件，應當隻是期望，不應成為規則。
為了保證你允許下屬團隊的員工在工作日期間有足夠的暫停時間，密切關注你正在營造的“回複郵件”的文化。直接並經常地告訴你的下屬團隊：“除非我事先告訴你們某件事情十分重要，否則的話，在八小時以外的時間裏，你們不必馬上回複我的郵件。”或者，你可以把周末和晚上寫出的郵件先保存為草稿，或者將電子郵件設定在工作日的時間再發出。