根據專家統計，造成時間浪費的最主要的因素有五個，即外在的幹擾、拖延、優先順序改變、規劃不周、等待答複。
外在的幹擾——不想接聽的電話或不速之客，常把你手邊的重要工作切割得七零八落。
拖延——拖延幾乎是每個人的通病。當你做一些難做、乏味，卻又不得不做的事時，你可能就情不自禁地陷入拖延之中。
優先順序改變——在你正處理某件事的時候，突然接到指示或發現有更重要的事要辦，隻好放下手頭的事去做別的事。這樣做的結果常常讓事情半途而廢。
規劃不周——事前欠缺規劃，往往使你工作起來手忙腳亂，從而浪費掉寶貴的時間。
等待答複——當你專心等待別人的答複時，如果稍一拖長，時間就會在你不知不覺或者焦急中浪費掉了。
對於這些浪費時間的因素，如果你從自己身上找出來，那就努力去克服它，不要猶豫不決。一旦克服了這些因素，你就像割除了身上的一個惡性腫瘤一樣，以全新的麵貌積極高效地投入到工作中去，終會有所成就。
分析自己能夠掌控的時間，善加利用要想充分而有效地利用時間，前提就是能夠分析出有多少時間是在你的掌控之內，這樣你才會善加利用。
時間其實是由一連串事件組成的，因此，要分析自己能夠掌控多少時間，就是分析自己能夠掌控多少事件。
在一天中，有些事件是我們能掌控的，比如起床、飲食、睡眠等，有些事件是我們不能掌控的，比如交通狀況、上司召見、開會時間等。對於無法掌控的事件，不要花時間去掌控，那隻會讓你徒勞無功的，隻有把心思放在能夠掌控的事件上，排定工作進行的優先順序，並努力去做，做事才會有成效。
對於那些外在的幹擾，其實也是你不可控製的，但你可以靈活處理，你要分辨這些幹擾是有價值的還是沒有價值的。沒有價值的幹擾，應設法避開或立刻中止。比如長話短說或告訴對方你有要事要處理。必要的幹擾是屬於你的責任範圍，或和你有切身關係，應該立即處理，除非時機不對。若時機不對，最好的方式就是另定一個合適的時間。
對於等待答複，雖然不能控製對方，但你可以主動出擊，聯絡對方，請對方給予明確的答複時間和內容。如果你得不到明確答複，那就馬上去做下一個重要的任務，切忌不要空等待。
在分析自己能夠掌控的時間時，你要注意找出自己的“能量周期”，看看自己在一天內哪段時間精神、精力最好，哪段時間最差，利用自己的巔峰時期處理最重要的事，在此時間段，要盡量避免遭受幹擾，以便發揮最佳工作效能。
做好工作規劃，工作起來才不忙碌
工作規劃可分為長期、短期和每日規劃。長期規劃是指超過一個星期、三個月內必須完成的事。短期規劃以周為單位，列出未來一周要完成的工作，以及如何完成這些工作的行動細節。每日規劃是工作規劃的最高境界。每天你要花10～15分鍾規劃每天要做的事，就會發現每天的時間寬裕而且效率高，是一件成本低而獲利高的投資。
把每天要做的工作列成一份清單，排定其優先順序，每完成一樣，就把它從工作清單上劃掉，如果發生臨時狀況，要評估其重要性，再依序處理。每一天工作結束，檢查一下完成了哪些事，你有哪些事尚待處理，把它依據重要性，排入明天的計劃中。
如果你有拖延的毛病，你要明確確定完成工作的期限，甚至把不緊急的事變得緊急，並建立反饋製度，告訴自己必須按時完成工作，按時完成了就給自己獎勵。
這樣，就會使你清醒而堅定地去做重要的事，並努力完成它，而不再沉溺於毫無意義的瑣事之中，工作效率自然大大提高。
隻要你按照以上幾點去做，你一定會改掉浪費時間的毛病，成為一個善於利用時間的人，你的辦事效率將會得到快速提高，業績也將明顯得到改善，同時，內心也充滿了輕鬆和快樂。