ABC法則確定工作順序
一天隻有24小時,一天的工作時間隻有8小時,如何提高這短短8小時的工作效率?其實很簡單,你隻需要不斷問你自己:“現在什麼是最緊要的?”效率提升大師博恩·崔西認為:一件工作的完成,必有其順序,而工作的順序常能左右時間的價值及效率。一般人都忽略了工作順序,導致失敗或蒙受損失。由此可見,確定工作的優先順序,不再是可有可無的工作。一次就判斷清楚,工作起來就會輕鬆愉快,就不會忙亂不堪,變來變去。這就是決定優先順序的最大價值。從現在起,你應該學會按照工作的重要性和緊急性計劃自己的一天。
一、把你的工作按照ABC法則分成三種類型
A型:今天必須做——重要並且緊急的工作。
B型:今天應該做——重要或緊急,但不是既重要又緊急的工作。
C型:今天可以做——既不重要也不緊急的日常工作。
二、平衡日常工作任務
合理安排每天的工作量。做到均衡安排,這樣才會合理的平衡好工作的進度。
三、考慮一項工作的優先程度
世事變幻無窮,沒有任何事是處在一成不變的環境中的。同樣,你的工作順序也總是不斷變化的,正如我們周圍的環境也是不斷變化的一樣。往往一則新的信息就可能將一項工作的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會議要推遲兩天進行,那麼它就不再是A型的工作了。一旦得知任何影響你工作優先順序的新信息,你就應該重新評估工作的優先順序。
贏取時間的19個辦法
在工作中,很多人總是忙得焦頭爛額,叫苦不迭。總在感歎時間太少,要做的事又太多。其實,正像魯迅說的那樣:“時間就像海綿裏的水,擠擠總是有的。”隻要掌握贏取時間的辦法,工作就會變得有序高效。
1睡前把明天要做的事在腦中想一遍。
2每天早晨比規定時間早15分鍾或半個小時開始工作,這樣,你不但樹立了好榜樣,而且有時間在全天工作正式開始之前好好計劃一下。
3開始做一項工作前,應先把所需要的資料放在桌上,這樣將避免你為尋找遺忘的東西而浪費時間。
4利用電話、電報、信件等工具輔助你的工作,以節省時間。
5購買各種書籍,盡可能多地吸收知識,這樣可增強你的處事能力,減少時間的浪費。
6把最困難的事放在工作效率最高的時候做,簡單的小事,可在精神較差的時候處理。
7養成將構想、概念及資料存放在檔案裏的習慣,在會議、討論或重要談話之後,立即記錄下要點,以便日後查看。
8訓練速讀。想想看,如果你的閱讀速度提高2~3倍,那麼辦事效率該有多高?這並不難做到,書店及外界都有提高你速讀能力的指導訓練書籍。
9不要讓閑聊浪費你的時間,讓那些上班時間找你東拉西扯的人知道,你很願意和他們聊天,但應在下班以後。
10利用空閑時間。它們應被用來處理例行工作,假如一位訪問者失約了,也不要呆坐在那裏等下一位,你可以順手找些工作來做。
11充分發揮你手提箱的功用,把文件有條不紊地排好,知道哪些東西在哪個位置上,這樣可避免費時去找東西,更不會出現在與人洽談時翻箱倒櫃去查找的狀況。
12瑣事纏身時,務必果斷地擺脫它們。盡快把事做完,以便專心致誌地處理較特殊或富有創造性的工作。口述時,隻述重點,其餘就讓秘書或助手來替你做,隻要使他們知道你期待他們做什麼事就可以了。