因此，你可以先通過屏障方式，防止工作中斷。每個打進電話來的人，都對他所要討論的事件的重要性確信不疑，因此，你必須站在他的角度上來處理問題；然而，你得把你每天的電話交談的時間限定在一定範圍之內，否則你就不能在工作時間內按時完成其他工作。
隻不過，拒絕一個已經接進來的電話，和拒不接待已經進了門的來訪者一樣，是最困難不過的事了，因為這已經不再是單純地處理事情的問題了，還涉及人與人之間的交往問題。而且電話的重要性你也很難預見，你的拒絕有時會產生嚴重的後果。
因此，更好和更有效的方法是，你可以通過設立屏障的方式擋住那些不必要的電話，或者把它們轉到你方便的時候進行。
(1)告知那些有可能打電話來，並和你交往較多的人士(如合作夥伴、顧客、朋友等)，哪些時候你無法接聽電話，哪些時候通過電話找你最方便。
(2)根據實際情況，列一個每日電話時間表，在此期間專門受理打進來的電話。
(3)盡量避免在談話結束時習慣性地客套：“再給我打電話吧！”隻有當你真的有這種願望時才這麼說。
(4)不要讓那些等你消息的人無謂地等待。在你合適的時間準時地打過電話去，而不要等他們打過來。
(5)盡可能讓所有來電都通過你預先設置的一個電話應答機。
(6)篩選所有的電話。這種篩選工作可以由你自己做，但如果請其他人做則更方便了。
(7)請秘書或同事代接電話。代接時說明你本人現在不能接，當你時間合適時，再給對方打電話。應該給對方這樣一個印象：接聽者可以準確地轉達要辦的事，而且以後你會再給他回電話的。
利用網絡簡化溝通流程
隨著科技的發展，信息技術特別是企業內部網絡對企業經營管理模式的影響已是相當明顯。它加速著企業經營方式和管理方式的變革，也影響著企業內部溝通方式的變化。企業創建自己的內部網絡，企業各項業務活動中都充分利用電腦和網絡，這大大優化了企業內部成員與成員、部門與部門以及成員與部門之間傳統的溝通方式。網絡在溝通中的魅力是不言而喻的。
惠普駐中國的公司有這樣一種現象：企業辦公桌的數量永遠比員工的數量要少，企業鼓勵員工帶著便攜電腦在辦公室以外的其他地方，比如家中辦公。而且，由於辦公桌總是比員工人數少，所以辦公桌總是處於公用狀態，員工總是處於流動性的辦公狀態之中。即便企業的管理者也是遵循這一規則。
這種做法顯然是以其強大的內部網絡為基礎的，或者說，正是內部網絡的支撐，惠普才真正實現了其夢寐以求的無紙化辦公。
這種規則的實行，除了對惠普直接產生高效、節能的功用之外，也大大優化了企業內部的溝通。由於員工的辦公地點並非固定，因此他辦公桌的鄰居也是不固定的，這種狀態使得成員之間的溝通變得便捷，成員之間麵對麵的溝通不再局限於本部門。
這就是網絡在溝通中的功效。網絡將大家緊緊地聯係在了一起。即便你身處十分偏遠的地區，但隻要有網絡，就能同其他員工一樣享有企業的任何資源和信息。甚至連開會這樣比較複雜的事情，在網絡的支撐下，也可以不用出門就能進行。
通過網絡進行非現場交流是十分自然的事情，幾乎就在一瞬間，很多工作者都喜歡上了內部網絡。從前用紙進行信息溝通和交流的方式開始變得令人難以忍受。大家開始習慣於在網絡上進行任何信息的交流，包括企業的、生活的，甚至是個人的。
所以說，一些聰明的工作者，也要學會利用網絡來簡化溝通的流程，一些麵對麵的拜訪，大可以用電子郵件進行。
隻做“一頁報告”
世界知名企業寶潔公司有個“一頁報告”的製度，該公司的前任總裁理查德是一個做事情雷厲風行的人，他有一個習慣，那就是：從來不接受超過一頁的報告，他常在退回去的報告上寫道：“請把它精簡成我想要的東西。”如果下屬送來的報告過於冗長，他會加上一句：“我不理解複雜的，隻理解簡單的，我工作的一部分就是教會你如何把複雜的東西簡單化，隻有這樣，我們才會更好地進行下一步工作。”