高校人事檔案管理信息化建設初探
高教研究
作者：王洋
【摘要】隨著信息化時代的不斷推進，作為高校檔案管理信息化的一個重要組成部分，人事檔案信息化建設是高校順應時代要求，與時俱進，深化改革發展的需要。 本文將對人事檔案信息化建設過程中出現的問題進行分析並積極尋求合適恰當的解決策略。
【關鍵詞】高校人事檔案管理 信息化建設 策略
高校人事檔案是記錄每個人成長和發展過程中所參與的教科研活動以及各種社會活動的文件。作為高校人事工作不可或缺的組成部分，它是高校開展各種人事工作的基礎，是高校進行人力資源建設的重要憑據。但是隨著信息化的進程以及高校改革的不斷深化，傳統的人事檔案管理方式亟待改革，人事檔案管理信息化建設呼之欲出。
一、高校人事檔案管理信息化建設的意義
（一）傳統紙質檔案管理模式不利於人事信息的采集和檔案的利用效能。
人事檔案包括個人學習與工作的經曆、曆史背景、考核獎懲、德能才績等重大事項，而個人的工作調動、學曆晉升、職稱評聘、職務任免也應在檔案中體現出來。目前，這些材料一般都是紙質文檔，由於多是手工製作，從收集、整理、審核到編目、裝訂、保管、使用，不僅費時費力，而且容易在檔案更新的過程中出現破損。“比如在裁剪和裝訂時，如果不仔細比量，往往會把紙張上下左右有價值的東西，如標題、落款、蓋章等切割出去，而裱糊之後，想要重新分類排序，也會損壞紙張，從而破壞文獻價值。”紙質文檔不利於傳遞，不便攜帶，容易遺失，經常會出現查不到的“死檔案”現象，從而會影響人事信息的采集和檔案的利用效能。實行人事檔案管理信息化，可以有效避免此類問題的發生。
（二）人事檔案管理信息化能實現信息共享，促進資源利用最大化。
人事檔案管理信息化模式是通過對計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，將各種信息資源以數字信號和磁信號的形式顯現出來，從而對每位員工的人事信息予以完整記錄，包括員工的薪酬管理、業績考核等，實現人事資源共享。其優勢在於：“一是可優化檔案管理結構。人事檔案在錄入檔案數據庫時，要對諸多檔案信息進行分類、提取、分析、加工，方可建立規範的檔案信息管理模式，將相關信息分門別類地進行管理。應用檔案時，運用規範的檔案索引，便能快捷地獲取相關信息，提高檔案信息查找速度。二是提高檔案應用效率。與傳統檔案資料相比，實行檔案信息化管理更便於進行保存、查詢等操作，並可通過網絡快速傳遞，大大提高了檔案的維護與管理效能”人事檔案管理信息化能保持檔案數據的實效性、完整性和一致性，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，有利於各科室、各職能部門、各基層單位實現信息資源共享，促進信息資源利用最大化，規避傳統人事檔案管理模式的弊端。
（三）電子載體保存穩定，方便查閱。
與紙質檔案在高溫高濕環境下容易損壞相比，電子文件具有儲存時間長、方便快捷、不易損壞、具有較強的穩定性、便於人們查閱等優勢。而且，在傳統管理模式下，人事檔案管理工作較為繁瑣，很多都是重複勞動，費時費力，而人事檔案管理信息化能將工作人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，大幅提高工作效率。
二、高校人事檔案管理信息化建設的基本內容
隨著人事改革的深化和發展，高校人事檔案管理向著專門化、係統化方向發展，職責範圍日趨明確合理，組織機構逐步得到完善和發展。高校人事檔案管理業務主要包含以下幾方麵內容：建立檔案；收集幹部人事檔案材料；鑒別檔案材料、整理幹部人事檔案；保管幹部人事檔案，轉遞、統計幹部人事檔案；辦理幹部人事檔案的提供利用，做好谘詢工作；登記人員職務變動、工資變動情況等等。各職能部門都必須建立統一的數據交換平台，整合在一個高效的信息化係統之內，且具有標準、規範、安全、豐富的數據資源，可實現各部門應用之間的無縫集成。高校組織、科研、工會等部門要從更好地服務於學校的總體戰略發展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發，相互協作、互通有無，促使人事檔案管理信息化建設與本單位各職能部門之間的兼容。這樣，高校人事檔案管理信息化建設可以提升人事工作的透明度，提高人事部門的工作效率。