（一）花名冊的建立。以各個二級學院為基礎來建設人事檔案管理信息化基礎數據庫，每個學院有個統一的編號，而學院下的人員以姓氏字母來排序，在檔案室裏的檔案分
（二）人員信息的錄入。在二級學院下的花名冊錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、出生日期、政治麵貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學曆情況等等。這些信息的完整及準確錄入，都有利於人事處各科室的信息采集。
（三）檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據紙質檔案按照檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱，製成時間、份數及頁數，這有利於大概了解了此人的檔案內容。
（四）職務和工資變動的登記。紙質檔案的最前兩頁就是職務與工資的變動，此類信息的登記完善，可以使一翻閱到此人紙質檔案就可以對他的情況有了初步的了解。
三、高校人事檔案管理信息化建設對策建議
（一）提高對人事檔案管理信息化建設重要性的認識。
加強和領導的交流溝通，轉化領導對人事檔案管理部門工作的理解和認識，將人事檔案管理工作的信息化建設納入領導議事範疇。另外，加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，通過會議、廣播、校園網絡宣傳等方式擴大宣傳範圍、增強宣傳力度。增強領導和教職工對人事檔案管理的重視，正確認識人事檔案管理的重要作用，為檔案管理的信息化建設打下基礎。
（二）建設完整、統一的信息管理體係。
高校部門較多，人事檔案管理信息化建設應為多層次、多方位的數據係統，聯合學校教務處、科技處等各個部門，促進各部門提供相關檔案信息，形成資源共享，對各部門數據進行整合，形成完整統一的數據資源。學校根據具體情況研發或者引進統一的人事檔案管理軟件，建設統一檔案信息數據庫和網絡係統，避免各部門因技術和數據庫軟件的不同而影響檔案信息的共享。在建設統一完整的信息資源的基礎上，建設安全有保障、功能完備、技術先進的網絡係統，保證人事檔案信息保存、查詢、實用的安全性和保密性。對人事檔案信息進行分級保密處理，不同的用戶級使用權限不同，可查詢的信息範圍也不同。
（三）加大投入為人事檔案信息化建設提供有力保障。
隨著我國高等教育事業的迅猛發展，目前我國高校都達到了現代高科技程度，學校的管理、教學、科研、學習都實現了現代信息化，這些為人事檔案管理的信息化建設提高了物質基礎和平台。人事檔案管理的信息化建設需要有專門的硬件、軟件等基礎設施，應當在條件允許的情況下加大資金投入，建設完整的、可滿足使用的設備設施。
（四）建立完備的管理製度。人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，因此，以前傳統管理階段的製度已不適合新時期的要求，需要根據信息化管理的特點和學校實際情況製定合適的工作流程和規章製度，使人事檔案信息化管理工作規範化、製度化、合理化發展和進行。特別是人事檔案，直接涉及到個人隱私和學校的人才管理核心內容，更應該製定完善的管理製度來保證人事檔案信息化建設的開展。
（五）建設高素質、高水平的專業人才隊伍。
加強對原有工作人員的技術培訓，使其掌握現代化技術知識。引進高素質、高專業的人才，不斷提高人事檔案部門人員的政治素質、業務素質和職業道德修養；不斷提高檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規範化建設。
高校人事檔案管理的信息化建設是檔案管理體製、管理方法、管理技術、管理理念適應新形勢的改革要求，做好高校人事檔案管理的信息化建設，對促進高校人事製度改革、高校人事管理創新乃至高等教育事業又好又快發展具有重要作用，也是適應當今社會進步和科技快速發展的時代要求。
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