高職院校人事檔案管理工作芻議
高教改革與發展
作者：賈誌彬
摘 要： 高職院校的檔案管理工作是學校人事工作的重要組成部分，隨著學校的發展，人事檔案管理工作也需要與時俱進，如何做好高職院校人事檔案管理工作呢？本文通過對本校人事檔案管理工作現狀的分析，提出人事檔案管理工作對策，分別從健全製度、加強管理人員培訓、建立新管理模式、完善檔案信息庫等方麵對人事檔案管理工作提出工作要求。
關鍵詞： 高職院校 人事檔案 管理工作
人事檔案是人事管理過程中形成的，記述和反映個人經曆和個人表現，並將個人相關材料組合起來，以備管理和考察的文件材料。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。自我院升格為專科院校以來，人事檔案管理工作取得了顯著成績。但隨著學校的不斷發展，近年來人員流動頻繁，原有人事檔案管理體製已經不能適應學院的發展。如何讓人事檔案工作與學院發展與時俱進，發揮人事管理工作的重要職能，是擺在我們麵前的一個重大課題。現就我院人事檔案管理工作情況展開論述。
一、學校人事檔案工作現狀
學院人事檔案室一個，設檔案管理員一名，分管學院六百多名教職員工的人事檔案管理，任務重，強度大，工作繁瑣，是目前人事管理工作存在的問題。隨著學院的不斷發展，人事檔案管理工作主要表現在以下幾個方麵。
1.檔案管理人員培訓力度不夠。要提高人事檔案人員的管理水平，就應該從政治思想、業務能力等方麵全麵提升檔案管理人員的整體水平。每年隻是按照上級要求進行一次專門培訓，係統學習檔案管理工作的各種知識不多，實際管理水平提高不明顯。主要在人事部門工作，邊整理檔案，邊學習業務知識，並圍繞疑難問題進行研究探討很少，業務能力不能快速提高。
2.信息化建設步伐不快。幹部人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，是實現幹部人事檔案管理現代化的必由之路。目前幹部檔案逐步實現信息化和無紙化，再不需計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等紙質資料變成數據資料，完善幹部人事檔案管理信息係統。沒有真正意義上建立幹部人事檔案管理信息庫，很少利用專業管理軟件開展檔案編製目錄、檢索及日常傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作。
二、改進人事檔案管理工作的對策
1.健全製度，明確職責。學院領導要高度重視人事檔案管理工作，充分把握政策，真正把人事檔案工作列入學校日常管理工作中，並納入學院領導幹部目標考核責任製的考核項目。結合我院實際情況，實行院長一把手管理責任製，並逐級分工管理，層層把關，科學管理。真正使人事檔案管理工作有條不紊、有章可循，從而實現檔案管理工作的信息化、科學化和標準化。