3.3簡曆的管理
其實招聘渠道、招聘團隊的管理說到底，還是對簡曆、對候選人的管理。通過建立統一的係統，將所有招聘渠道收集上來的簡曆彙總保存到這統一的係統上，簡曆無需被下載，所有信息的傳輸都通過係統來操作，這就實現了一種理想的“All in One”狀態，即建立了企業級的人才庫；而人才庫的建立僅僅是一個開始，如何記錄每份簡曆的來源；記錄每個職位的情況—推薦了多少份簡曆、有多少候選人進入了複試；記錄每份簡曆在企業中的流動—被哪些麵試官麵試過、評語如何；通過係統給不合適的候選人發感謝信；定期給候選人發送問候及職位更新的郵件；同時，在候選人應聘成功後，如果將其信息導入企業內部的人力資源管理係統，將其麵試評語與未來的培訓、頂級、漲薪、績效考核，甚至離職信息聯係在一起；通過以上一係列行為，有效的記錄、管理、優化招聘流程，科學的整合招聘資源，最終達到提高招聘效率並提升企業雇主品牌形象的目的，是招聘人員，乃至整個人力資源部人員工作的重要目標。
通過以上分析我們發現，作為招聘人員，為了向客戶（業務部門的同事）提供優質的服務，我們需要科學管理供應商（各種招聘渠道），充分利用、妥善管理手中資源（所有簡曆），優化自身流程；而我們的產出就是高效率的招聘工作、最適合企業的人才，以及不斷提升的企業雇主品牌形象。
為了解決整個招聘流程中出現的各種問題，企業一般選擇網絡工具借以輔助進行招聘，而較成熟的招聘係統一般是大型IT企業的選擇。針對以上提出的問題，招聘係統的解決方案一般如下：
1. 利用統一的係統發布職位，收集簡曆；
在此係統上創建並發布職位，通過係統向公司招聘網頁及外部招聘網站（Chinahr、Zhaopin、51job、Linkedin等）進行發布；職位無論在哪裏出現，都有統一的編碼；候選人通過各種途徑看到招聘廣告，可以通過各種途徑進行職位的申請，但最終簡曆都會彙集到統一的係統上，包括內部推薦、校園招聘、招聘會、RPO服務商、獵頭等。因為彙集到了統一的係統，簡曆出現的時間會非常明確，從而對候選人最初的來源判斷，也會非常公開明了。
再者，將全部簡曆彙總到統一的係統上，係統設置了一定的功能，隻允許有權限的人進行下載、轉發或打印，不會因為任何員工的離職導致簡曆的丟失。在杜絕“私家簡曆庫”的同時，為之後的管理工作奠定了一個良好的基礎。
2. 招聘相關的全部工作都在線上進行，每個步驟、每個時間點均有記錄；
從招聘需求的提交開始，一切步驟都在網上進行；編製審批，部門審批，每一次推薦簡曆的時間和數量，部門麵試的時間和反饋評語，候選人入職轉正的情況、未來工作表現、實際服務時間等都被完整的記錄在係統上。這樣詳細而準確的記錄全部數據，恰恰符合近期興起的大數據熱潮。而這樣做，有兩大顯著好處；
2.1每季度、半年或一年的招聘評估變得非常簡便了：通過係統將包含完整數據的報表導出，全部招聘崗位數量、完成招聘崗位數量、招聘周期、推薦簡曆的成功率、新員工的來源（招聘渠道）、試用期通過率、入職後的表現，服務時間長短等各種情況一目了然。在報表上，招聘的全部情況都通過數字及圖表表現出來，打破了隻憑感覺判斷好壞的傳統人力資源管理模式。在什麼階段發布、通過哪種渠道發布、部門下一年編製的增減、哪些崗位通過獵頭招聘效果更好、從什麼渠道入職的候選人更加符合企業文化，下一階段招聘費用的分配及使用，這種種問題的解決，都恰恰建立在充分的數據記錄基礎之上；
2.2全部候選人參加麵試的情況都有評語和記錄，是招聘部門進行知識管理的重要手段：在使用統一的係統之前，每個招聘人員都有自己的簡曆庫，候選人溝通麵試的情況隻有自己知道。常常會出現兩個部門同時約候選人來麵試的情況，或者候選人通過一個部門的麵試，完全不符合公司文化，卻又被另一個部門約來麵試的情況；類似情況的出現會大大影響公司在候選人心目中的形象，同時又會降低招聘效率，導致業務部門投訴情況的發生。而通過使用統一的招聘係統，則可以完全避免此種情況。每位麵試官都被要求將麵試的評語寫在候選人的附錄裏，這個評語將會伴隨候選人的簡曆一直保存在係統中；招聘人員在約見某位被麵試過的候選人之前，必定會讀到他的評語，對他的大概情況有所了解，從而避免低水平錯誤的發生；同時能夠看到候選人目前是否正在申請其他職位，進展如何，也可以避免兩個部門同時約見候選人的情況了。這樣充分的前期準備，能夠大大提供招聘的效率效能；同時，對於部門相中的優秀候選人，如果暫時因為編製緊張或薪水問題不能成功入職，更可以在係統中進行清晰的標注，一直保持緊密聯係，以備未來再行招募。