第三章抓住主要目的2
簡化你的工作
日常工作中，經常可以看到這種現象：某位員工就某件事情彙報了半天，領導卻不得要領，不知其主要說什麼；某位員工就某件事寫了一篇文字材料，洋洋灑灑數千言，可這件事到底是怎
麼回事，看了半天也不明白。這就是做事目的性不強的典型表現。
著名的效率管理專家史蒂芬?柯準，自1992年開始至今，持續進行一項名為“追求簡單”的研究調查，長期觀察企業員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低下的原因。最初的調查對象包括了來自全球500強企業的2 500名人士，持續至今已經擴大到1 000家企業，人數
達
到35萬人，其中包括美國通用電氣、德國阿迪達斯與迪斯尼等國際知名的大型企業。根據他多年的研究調查結果，現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏目的性”。因為不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反複溝通同樣的一件事情。
簡化工作不僅運用於個人的工作，對管理者的組織管理也有十分重要的意義。很多管理者都有這樣的體會，創業初期，隻有老板(包括合夥人)和被雇用者兩個層級，那時候上下級之間的關係非常簡單，工作效能也很高。然而，當發展成為大公司後，關係越來越複雜，管理也越來越困難了。這是什麼原因呢?通用電氣公司的總裁，被譽為“簡單形式管理之父”的傑克?韋爾奇先生認為：“最好的管理是那種交響樂團式的管理，一個指揮可以管理250個樂手。”他認為對企業而言，管理的層級越少越好，層級之間的關係越簡單越高效。
一、讓你的工作有條理起來
要簡化工作，提高工作的目的性。從一定意義上說，也就是安排好自己工作的合理秩序，它將大大節省你的時間和精力，有利於你工作的展開。
博恩?崔西在《簡單管理》一書中寫到：“我讚美徹底和有條理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，帶著明確的目的去做事，就可以減少重複，這樣就能夠大大提高工作效率。”
有秩序是一個人做事有目的的重要前提。歌德說過：“選擇時間就等於節省時間，而不合乎時宜的舉動則等於亂打空氣。”沒有一個合理有序的工作秩序，做起事來必定像無頭蒼蠅一樣亂撞，這樣，要高效率地工作就是不可能了。試想，如果一個經理一上午要見客戶，要處理資料，又要寫年度報告，而他又不懂得合理安排自己的工作秩序，這樣就是找個材料都會花半天時間，哪有效率可言。
工作的有序性，體現在對時間的支配上，首先要有明確的目的性，很多成功人士就指出，如果能把自己的工作任務清楚地寫下來，便很好地進行了自我管理，就會使得工作條理化，因而使得個人的能力得到很大的提高。
隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務之中。明確的辦事目的將使你正確地掂量各個工作之間的不同側重，弄清工作的主要目標在哪裏，防止不分輕重緩急，耗費時間又辦不好事情。
隻有明確自己的責任與權限範圍，才能擺脫自己的工作與上級下級的工作以及同事工作中的互相扯皮和打亂仗現象。
有一種使自己工作明確化的最簡單的方法，就是填寫自己應做工作的清單。首先試著在一張紙
上毫不遺漏地寫出你需要做的工作。凡是自己必須幹的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不漏地逐項排列起來，然後按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，你要試問自己：如果我隻能幹此表當中的一項工作，首先應該幹哪一件事呢?然後再問自己：接著該幹什麼呢?用這種方式一直問到最後一項。這樣自然就按著重要性的順序列出自己的工作一覽表。其後，對你要做的每一項工作應該怎麼做，根據以往的經驗，在每項工作上總結出你認為最合理有效的方法。
為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什麼，還要明確每年、每季度、每月、每日的工作及工作進程，並通過有條理的連續工作，來保證正常速度執行任務。在這裏，為日常工作和下一步進行的項目編出目錄，不但是一種不可估量的時間節約措施，也是提醒人們記住某些事情的手段。可見，製定一個合理的工作日程是多麼重要。
工作日程與計劃不同，計劃在於對工作的長期計算，而工作日程表是怎樣處理現在的問題。比如今天還有明天的工作，就是逐日推進的計劃。有許多人抱怨工作太多又雜亂，其實是由於他們不善於製定日程表，無法安排好日常工作，有時候反而抓住沒有意義的事情不放，不得
不被工作壓得喘不過氣來。
二、化繁為簡，高效執行
法國作家雨果說過：“有些人每天早上預定好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，做事毫無目的的人，隻有‘混亂’二字。”
在明確工作目的和任務後，能不能實現就在於能否進行合理的組織工作。
簡化工作就是要做好選擇的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者隻是意義很小的工作，接著再排除那些雖有價值但別人幹更適合的工作，最後再剔除那些以後再做也不遲的工作。對付這些區分出來的工作，你可以采取化繁為簡的工作方法加以處理。
現代管理之父彼得?杜拉克在《如何提高你的工作效率》一書中提出高效率的三個原則：在每做一件事情時，應該問三個“能不能”：
“能不能取消它?能不能把它與別的事情合並起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?”在這三個原則指導下，善於利用時間的人就能把複雜的事情簡單化，使自己做事的目的性大大提高，不至於迷惑於複雜紛繁的現象，處於被動忙亂的局麵。無論在工作中，還是在生活中，為了提高效率，就必須決心放棄不必要或者不太重要的部分，使自己的工作有序化。
實際上，有序原則是時間管理的重要原則，正確地組織安排自己的活動，首先就意味著準確地計算和支配時間。雖然客觀條件使得你一時難以做到，但隻要你盡力堅持按計劃利用好自己的時間，並就此進行分析總結，並采取相應的改進措施，你就一定能夠達到自己的主要目的
。
應該記住：明確自己的工作是什麼，並使工作組織化、條理化、簡明化，這是提高一個人做事目的性的關鍵。
三、剔除累贅
公元14世紀前期，從法國的一所監獄中逃出一個叫威廉、出生於英國奧卡姆的囚犯。人們叫他“奧卡姆的威廉”。他是一位很有學問的天主教教士，人稱“駁不倒的博士”。
那時歐洲正處在黑暗的中世紀，一個犯人越獄算不了什麼大事，可是這個人非比尋常，他曾在巴黎大學和牛津大學學習，知識淵博，能言善辯。
由於威廉發表的言論有許多與當時的羅馬教廷不合，因此被囚禁在法國的監獄。在獄中過了四五年，他找到機會逃了出來，跑到巴伐利亞去找那裏的貴族，他給貴族們講了一句很有名的
話：“你用劍保護我，我用筆保護你。”於是，正在和教廷鬧別扭的貴族立刻收容了他。
隨後他著書立說，聲名遠揚。他當時非常厭倦“共相”、“本質”之類的爭吵，他主張唯名論，隻承認確實存在的東西，認為那些空洞無物的普遍性概念都是無用的累贅，應當被無情地“剔除”。
這也就是他所謂的“思維經濟原則”，概括起來就是“如無必要，勿增實體”，也即人們常說的“奧卡姆剃刀”。
奧卡姆博士主張盡可能地簡化工作。然而，把事情變複雜很簡單，把事情變簡單很複雜。人們在處理事情時，要把握事情的主要實質，把握主流，才是簡化問題的關鍵。尤其要順應自然，不要把事情人為地複雜化，這樣才能圍繞自己的主要目的更高效地做事。
很多人類學家認為，人類已經進入了一個不堪重負的時代。世界人口突破60億，全球環境問題越來越嚴峻，人與自然的矛盾空前激化。我們的生活變得更為緊張和沉重，人們為生活奔忙，為工作壓力所苦，休息和休閑的時間越來越少。更加嚴重的是，我們的組織正在不斷膨脹，製度越來越繁，文件越來越多，這大大降低了我們做事的目的性。
在今天，大公司員工數量的增長，導致了員工之間相互影響的幾何增長。公司員工越少，可以保持彼此的聯係程度越高；公司員工增多，相互交流會出現障礙；員工數目膨脹，彼此之間的相互交流會變成不可能。
要處理這種僅僅由企業規模產生的員工之間的複雜交流，我們需要更複雜的係統。
我們會發現，一份常見的商業建議往往會有厚厚的一疊；一些高層經理們的個人計劃書中，密密麻麻的都是目標。
雖然我們的物質生活比過去任何一個時代都富足和舒適，但是我們的幸福感和滿足感卻越來越差，我們創造了前所未有的財富，然而卻在這些龐大的財富麵前迷失了自己的目的。
兩千多年前，蘇格拉底站在熙熙攘攘的雅典集市上感歎：“這兒有多少東西是我不需要的!”
雖然，我們不能也不該回到那個“小國寡民”的時代，但蘇格拉底的感歎值得我們深思。
麵對這個已經嚴重超載的地球，麵對這些無限臃腫膨脹的組織，麵對已被太多的欲望壓得喘不過氣的人類，我們需要仔細傾聽自我內心的“真正目的”，用“奧卡姆剃刀”剃去一些不必要的負擔。
四、隻留一頁備忘錄
優秀公司的製度一般都具有簡潔的特征，寶潔公司就是個很好的例子。
寶潔公司的製度具有人員精簡、結構簡單的特點，該製度與寶潔公司雷厲風行的行政風格相吻合。在長期運行中，寶潔公司“深刻簡明的人事規則”一旦順利推動，效果表現良好。