寶潔公司品牌部經理說：“寶潔公司有一條標語——‘一頁備忘錄’，它是我們多年來管理經驗的結晶。事實上，任何建議或方案多於一頁對我們來說都是浪費，甚至會產生不良的後果。”
我們可以把這一風格追溯到寶潔公司的前任總經理理查德?德普雷，他
強烈地厭惡任何超過一頁的備忘錄。他通常會在退回的冗長的備忘錄上加上一條命令：“把它簡化成我所需要的東西!”
如果該備忘錄過於複雜，他還會加上一句：“我不理解複雜的問題，我隻理解簡單明了的!”
一位采訪者曾經要他解釋這一點，他說：“我工作的一部分就是教會他人如何把一個複雜的問題簡化為一係列簡單的問題。隻有這樣，我們才可以更好地進行下麵的工作。”
曾任該公司總裁的愛德華?哈尼斯在談到這個傳統時說：“從眾多意見中篩選出有關事實的一頁報告，正是寶潔公司做出正確決策的基礎。”
大量雇員之間無休止的較量，導致了解決問題過程中的“政治化”和“複雜化”，而這些又進一步變成了增加不穩定性的因素。因此，一頁備忘錄就能解決很大的問題。
首先，隻有少量的問題是值得討論的，一頁紙的備忘錄能使人們的頭腦明朗化。再者，建議條目按順序展開，使之變得簡潔、易懂。總之，模糊淩亂的備忘錄與簡潔高效無緣。
查爾斯?埃姆斯曾是雷蘭斯電器公司的前任總裁，現任阿克米——克利夫蘭公司總裁，他也說過一個相似的觀點：“我可以讓一位部門經理連夜趕出一份長達70頁的意見稿，但我做不到的是，讓他做好一份隻有一頁長的稿子，也就是說，隻注明趨向和根據這些趨向所做出的預測，然後說‘這幾個因素可能會使其表現得更好，這幾個因素可能會使其變得更糟’。”
一位金融分析家曾評價寶潔公司說：“把事情搞得如此透徹，他們幹的可真是費力活。”
另一個補充說：“他們處理問題很精細，甚至追求完美。”
人們也許會懷疑，如果說報告隻有一頁長，他們是如何使其處理得如此透徹，如此精湛的呢?答案是，他們不遺餘力地努力將所有精華濃縮到一頁。
一頁備忘錄的威力就在於，它比那些重點分布於幾十頁的“紙堆”要簡明有效得多。
五、簡化工作的六個原則
原則1
要事第一
重要之事絕不應被小事所牽絆。
就是做事分清輕重緩急，把最重要的事放到第一位，這樣就不會被那些細枝末節的事所打擾。
原則2
以最終的結果來開始行動
在做事之前，你可以問一問自己：
我做這件事的目的是什麼?
我為什麼要做?
我做了會怎樣?
不做會怎樣?
如果你的回答是：我做了也沒什麼，不做也無所謂，對公司、對自己不會有什麼影響，那麼你可以不做這件事。
原則3
學會說“不!”
如果你不會說“不”，不會拒絕別人的話，那麼你將為自己招攬很多的事，這樣你就無法專注於自己的目的。但是，一個人的時間是有限的，而且你也有自己的本職工作，因此，你應該學會說“不”，將主要精力放在自己的主要目的上。
學會說“不!”的九個建議
一個做事目的性強的人要懂得說“不”的藝術。拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。
如何拒絕：
(1)要耐心傾聽請托者所提出的要求。
(2)如你無法當場決定接納或拒絕請托，則要明白地告訴請托者你仍要考慮時間到底有多長。
(3)拒絕接納請托應顯示你對請托者之請托已給予慎重的考慮，並顯示你已充分了解到請托者的重要性。
(4)拒絕接納請托在表情上應和顏悅色。
(5)拒絕接納請托者應顯露堅定的態度。
(6)拒絕接納請托者最好能對請托者指出拒絕的理由。
(7)要令請托者了解你所拒絕的是他的請托，而不是他本身。
(8)拒絕接納請托之後，如有可能你應為請托者提供處理其請托事項的其他可行途徑。
(9)切忌透過第三者拒絕某一個人之請托，因為一旦這麼做，不僅足以顯示你的懦弱，而且在請托者心目中會認為你不夠誠意。
原則4
善於應對不速之客
一個做事目的性強的人要善於應對不速之客，也就是說不要誰來了你都熱情歡迎，有時候你可以站著談，有時候你可以告訴他你現在很忙，這樣你就可以避免一些人以私人名義拜訪你，耽誤你的行程安排。
如何對付不速之客
不速之客的主要來源為屬下的員工，其次是同一階層的同事，再其次是相識以外的人士。
(1)不要采取無條件的“門戶開放政策”。
(2)授權秘書對約會事宜作初步之安排。
(3)授權秘書分辨並攔截來客。
(4)規定接見部屬之時間。
(5)移尊就教。
(6)在辦公室外接見外來不速之客。
(7)站立會客。
(8)讓秘書控製會談時間。
(9)限時麵談。
(10)寧可提早上班，但不要延遲下班。
(11)定期與部屬會麵。
原則5
提高會議效率
提高會議效率是簡化工作的一項重要內容。要避免冗長的會議，在會前我們要做好充分的準備，在會中按照日程進行，在會後要做好跟進。
如何提高會議效率
(1)會議前
——可以用電話谘詢商量取代嗎?
——已確立清晰的會議目標嗎?
——已盡量減少與會人數，隻是邀請有關人士參加嗎?
——開會時間適當嗎?
——時間有限製嗎?
——議程及有關資料先發給會議的有關人士了嗎?
(2)會議中
——會議應準時開始。
——應按議程所編列之優先次序進行討論。
——除非緊要事件，否則就避免會議受到幹擾。
——在結束會議之前，主席應概括複述各項工作分配及完成各種工作之時限。
——會議應準時結束，好讓與會者安排自己的時間與工作。
(3)會議後
——會議記錄應盡快整理好。
——杜絕與會者之無故缺席或遲到，可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席或遲到。
——追蹤會議中之決議與待辦事項。
原則6
做好辦公桌上的“5S”
5S是現代精益生產管理中的一條很重要的管理理念。5S是指：整理、整頓、清掃、清潔、修養。
有研究表明：每個人每天平均會找28分鍾的東西。那麼一年下來，我們就有兩個星期的時間沒日沒夜地在找東西。為什麼會找東西呢?是因為沒用的東西太多了，有用的東西混在沒用的東西裏。既然這樣，我們何不把那些沒用的東西清理掉呢?那些過期的、沒用的文件、文書把它們扔進垃圾箱，那些還有用的檔案把它們分類存檔、各就各位。如果平常能做好辦公桌
上的清理運動就可以減少我們花在找東西上的時間。
運用80/20法則
一、一個經濟學家的神奇發現
1897年，意大利經濟學家帕累托偶然注意到英國人的財富和收益模式，於是潛心研究這一模式，並於後來提出了著名的80/20法則，即二八法則。
帕累托研究發現，社會上的大部分財富被少數人占有了，而且這一部分人口占總人口的比例與這些人所擁有的財富數量，具有極不平衡的關係。帕累托還發現，這種不平衡的模式會重複出現，而且也是可以提前預測的。
於是，帕累托從大量具體的事實中歸納出一個簡單而讓人不可思議的結論：
如果社會上20%的人占有社會80%的財富，那麼可以推測，10%的人占有了65%的財富，而5%的
人則占有了社會50%的財富。
這樣，我們可以得到一個讓很多人不願意看到的結論：一般情況下，我們付出的80%的努力，也就是絕大部分的努力，都沒有創造收益和效果，或者是沒有直接創造收益和效果。而我們80%的收獲卻僅僅來源於20%的努力，其他80%的付出隻帶來20%的成果。
顯然，80/20法則向我們揭示了這樣一個道理，即投入與產出、努力與收獲、原因與結果之間，普遍存在著不平衡關係。小部分的努力，可以獲得大的收獲。起關鍵作用的小部分，通常就能主宰整個組織的產出、盈虧和成敗。
通過80/20法則，我們可得出很多的推論：地球上大約有80%的資源是被世界上15%的人消耗掉的；在公司的客戶中，為公司創造80%收益的客戶實際上隻占所有客戶的20%；而在企業中，20%的員工為企業創造了80%的收益。
而在生活中，80%的交通事故是被那些20%的違規駕駛者造成的；家裏的地毯有20%遭受了80%程度的磨損；你所有衣服中的20%占據了你全部生活時間的80%；你的電腦80%的故障是由20%的原因導致的；你一生使用的80%的詞句是用字典裏20%的字組成的。而在考試中，20%的知識能為你帶來80%的分數。同樣的道理，你20%的朋友，占據了你80%與朋友見麵的時間……