第七章達到目的的七個高效能工具
工作計劃表
計劃是聯結我們現在所在之處與將來我們所去之處的橋梁。如果我們缺乏正確的計劃，我們不僅無法達到自己的目的，還可能會讓自己陷入困境。許多管理人員為了保證計劃的可行性，往往借助科學的方法來進行計劃。因此，要提升自己做事的目的性，你必須理出適合你的計劃方法。
一、製定你的工作計劃表
製定一份最新的工作計劃表，你要確保計劃表既全麵又具體地列出需要做的工作，以及具體行動之前的準備工作。此外，它還應該包括對當前和遠期都很重要的工作。仔細檢查工作計劃表，找出對於實現目標沒有用處的工作，並評估決定是否繼續保留它們。
1把工作分類
根據工作的性質整理工作計劃表，如表7-1。如果工作的內容簡單明了，並且你掌握了完成工作所需要的所有信息，那麼把這種工作歸為“綠色”類別。如果一項工作你不能確定怎樣才能完成，或者還需要進一步的信息分析，那麼把它歸為“黃色”類別。“紅色”類別的工作是一定會給你帶來麻煩的工作，如果一項工作的費用將會導致你不得不超支，那麼把這項工作歸為“紅色”類別。另外，堅決把不必要的工作刪除。
2簡化工作關係
如果工作比較複雜，那麼最好花時間畫一份簡單的工作流程圖，也叫網絡圖。網絡圖可以顯示完成工作的順序，指明哪項工作對時間要求最嚴格。如果有一個單項任務必須在所有其他任務開始之前進行，網絡圖會提示這一點，並促使你盡早開始這項工作。仔細研究網絡圖的邏輯結構，看一下是否能簡化流程以加快工作進程。
二、合理推進你的計劃
再完美的計劃如果不執行就隻能是泡影。一旦你做出了最終的決策，就要集中精力製訂相應的實施方案，使自己朝著既定的目的穩步推進。
然而許多工作者常常以“忙得沒時間”為理由抵製製定計劃。其實，製定計劃不僅能大大節省時間，還能提高工作的效率。美國一家製造公司的總經理為了讓他的同事們理解“要節省時間就要投入一些時間”這一概念，從公司中挑選了兩批帶有重要性質的項目作對比，詳細記錄了每批項目的計劃時間和執行時間。第二批項目與第一批項目相類似，但延長了它的計劃時間。結果發現：計劃時間較多的第二批項目不僅比計劃時間較少的第一批項目執行得更快些，而且計劃時間與執行時間的總和也少於第一批項目(見圖7-1)。更有意義的是，第二批項目還取得了更好的效果。由此可見，健全的計劃能夠幫助你完成更多的工作，取得更好的效果，而花費更少的時間。
第一批項目製定計劃的時間執行時
需要的時間
第二批項目製定計劃的時間執行時需要的時
間
圖7-1用不同的時間分配方式計劃和執行兩批類似的項目
某公司銷售經理使用網絡圖（如圖7-2）來製定他在展示會開始之前需要完成的工作進度表，並通過查閱網絡圖確保按時合理地進行各項工作，從而趕在最後日期前完成任務。
圖7-2工作計劃網絡圖
信息過濾器
世界每時每刻產生的新信息充斥於每一個角落。據美國某研究機構專門的統計，全世界僅一天正式發表的論文，如果要你一個人全部看完（假如你能將其全部看懂），大概要1100年！然而，在這龐大的信息流裏，真正對你有用、有價值的信息其實為數很少，以致許多企業家感慨：“資料太多，資訊太少！”由此可見，我們要在信息社會達成自己的目的，不僅要懂得“占有”信息，還要懂得讓你手頭掌握的信息變得有意義，能夠為己所用。
在了解信息過濾器之前，我們先來介紹“占有”信息的四種主要方法。
一、閱讀法
通過快速閱讀文書、報刊等獲取信息。運用此法注重在一個“快”字，可以在閱讀時不考慮其他事情，但要盡可能多接觸相關的資料。
二、捕捉法
利用電視、廣播、網絡，甚至電話、會議等渠道來捕捉信息。運用此法要注意保持客觀的態度，聚精會神地聽，了解說話者的意思，把握其意圖。
三、調查法
從各項社會實際工作中收集信息，要掌握調查方法，進行縝密地調查。一些全球出名的公司如美國電話電報公司、杜邦、IBM等都非常喜歡到最佳作業典範企業進行現場調查，他們的理由是可以得到更為真實的第一手材料。
四、交換法
用你自己所擁有的信息與別人進行交換，以獲取對方的信息。有人說：“你拿一個蘋果與別人交換蘋果，你隻得到一個蘋果。但你拿一條信息與別人交換信息，那你就得到兩條信息。
”
但是，如果我們隻會“占有”信息，而不將無用、無效的信息過濾掉，那麼我們將淹沒在信息的洪流中，永遠也無法實現自己的目的。未經過濾的信息猶如“消防栓中噴出來的水”，既不純淨又不甘甜。那麼我們要想“喝到甜美的純淨水”，就該使用“信息過濾器”。在使用“信息過濾器”時，我們應注意按照以下的順序將大量的信息一層層過濾。“信息過濾器”如圖7-3所示。
圖7-3信息過濾器
依照信息過濾器的所示流程，我們可以篩去一些無關的信息，將自己的精力集中在自己的主要目的上。
合理決策
管理大師杜拉克說過，“決策是計劃工作的核心。一個人要想達成自己的目的，需要掌握的一個很重要的工具就是合理決策的方法。”
首先我們先來簡明地了解一下什麼叫決策。決策是一個為達到預期目標而從兩個或多個可供選擇的方案中選擇合理方案的判斷和選擇的過程。不能簡單地把決策理解為就是做出抉擇，做出抉擇隻是決策全過程的一個關鍵環節。事實上決策是一個發現問題、認識問題、解決問題的過程，隻有全麵理解決策的全過程，了解決策各階段應做的工作及其相互聯係，才能保證決策的有效性。
一、正確的決策流程
完成一項決策要經過一個係統的思維過程。美國管理學家赫伯特?西蒙認為，決策程序應該包括四個步驟：找出製定決策的理由；找到可能的行動方案；在諸行動方案中進行抉擇；對已進行的抉擇進行評價。西蒙將這四個步驟分別稱為情報活動階段、設計活動階段、選擇活動階段和評價活動階段，如圖7-4。
情報活動階段
設計活動階段
選擇活動階段
評價活動階段
圖7-4決策過程
計劃是決策流程中最關鍵的一個環節。也可以說，計劃階段就是一個決策過程，能否合理決策在整個計劃階段就顯得舉足輕重。在計劃階段中，無論前麵你設定了多麼有效的目標，搜集了多麼充分的信息，如果接下來你無法做出明智的抉擇，你都將會是竹籃打水一場空。而且，在接下來的幾個階段中，如果決策合理，執行起來就順利得多了，效率也會提高；反之，如果決策不合理，甚至是錯誤的，那麼執行起來就難免要碰壁，效率也會大大降低。
二、正確的決策方法
知道了決策的流程之後，我們需要掌握正確的決策方法。在這裏我們主要介紹VSAFE快速決策法和科學決策法這兩種比較常見的方法。
1VSAFE快速決策法
如果你必須及時、快速地做出決策，你可以采用快速決策的VSAFE法。為此，你要快速評估每種方案的實際效果，以及它們將怎樣影響主要工作的測評標準。另外，你要考慮方案的適用性和是否容易被別人接受。最後，考察方案的可行性和長期性，如圖7-5。
價值（Valuable)考察方案對目標的貢獻