第四部分 具體問題具體辦,堅決落實才能贏1
第九章 工作中最有用的效能工具
任務清單
一座大廈是由一磚一瓦砌成的，一個組織也是由一個一個任務構成的。為自己的任務列一張清單，標明輕重緩急，使自己的工作更有序、更高效。
我們每天麵對的眾多事情，常常令我們焦頭爛額，這時，我們應該學會給自己列一份任務清單，按照輕重緩急的程度，將麵臨的工作分為以下四個象限，即重要且緊急的事，重要但不緊急的事，緊急但不重要的事，不緊急也不重要的事。如圖所示：
第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀，等等。
第二象限是重要但不緊急的事。比如，長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議，等等。
第三象限屬於不緊急也不重要的事。既然不重要也不緊急，那就不值得花時間在這個象限。
第四象限是緊急但不重要的事。表麵看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個裏麵打轉，自以為是在第一象限，其實隻是在第四象限徘徊。
現在我們不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多?請注意，在劃分第一和第三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
要學會把時間花在第二象限，做重要而不緊迫的事。那樣才會減少重要的事進入第一象限，變得緊急。
在工作中，我們需要時刻提醒自己，怎樣做才是創造最高工作效能的最佳方式？找到重要但不緊急的事，之後用上全部的智慧、最恰當的方法去做好它，你的工作就能夠保持高效而平衡了。
工作計劃表
計劃是聯結我們現在所在之處與將來我們所去之處的橋梁。如果我們缺乏正確的計劃，我們不僅無法達到自己的目的，而且還可能會讓自己陷入困境。
許多管理人員為了保證計劃的可行性，往往借助科學的方法來進行計劃。因此，要提升自己做事的效能，你必須找出適合你的計劃方法。
你要確保計劃表既全麵又具體地列出需要做的工作，以及具體行動之前的準備工作。此外，它還應該包括對當前和遠期都很重要的工作。仔細檢查工作計劃表，找出對於實現目標沒有用處的工作，並評估決定是否繼續保留它們。
1．把工作分類
根據工作的性質整理工作計劃表。如果工作的內容簡單明了，並且你掌握了完成工作需要的所有信息，那麼把這種工作歸為“綠色”類別。如果一項工作你不能確定怎樣才能完成，或者還需要進一步的信息分析，那麼把它歸為“黃色”類別。“紅色”類別的工作是一定會給你帶來麻煩的工作。如果一項工作的費用將會導致你不得不超支，那麼把這項工作歸為“紅色”類別。
2．簡化工作關係
如果工作比較複雜，那麼最好花時間畫一份簡單的工作流程圖，也叫網絡圖。網絡圖可以顯示完成工作的順序，指明哪項工作對時間要求最嚴格。如果有一個單項任務必須在所有其他任務開始之前進行，網絡圖會提示這一點，並促使你盡早開始這項任務。仔細研究網絡圖的邏輯結構，看一下是否能簡化流程以加快工作進程。
3．合理推進你的計劃
再完美的計劃如果不執行就隻能是泡影。一旦你作出了最終的決策，就要集中精力製訂相應的實施方案，使自己朝著既定的目標穩步推進。
然而許多人常常以“忙得沒時間”為理由抵製製訂計劃。其實，製訂計劃不僅能大大節省時間，還能帶來工作的效果。美國一家製造公司的總經理為了讓他的同事們理解“要節省時間就要投入一些時間”這一概念，從公司中挑選了兩批帶有重要性質的項目作對比，詳細記錄了每批項目的計劃時間和執行時間。第二批項目與第一批項目相類似，但延長了它的計劃時間。結果發現：計劃時間較多的第二批項目不僅比計劃時間較少的第一批項目執行得更快些，而且計劃時間與執行時間的總和也少於第一批項目(參見下圖)。更有意義的是，第二批項目還取得了更好的效果。由此可見，健全的計劃能夠幫助你完成更多的工作，取得更好的效果，而花費更少的時間。
製訂計劃的時間 執行時需要的時間
第一批項目
製訂計劃的時間 執行時需要的時間
第二批項目
信息過濾器
工作中我們經常會被鋪天蓋地的電子郵件搞得疲憊不堪，更可怕的是，它們常常會分散我們工作的注意力，為我們做正確的事帶來很大的幹擾。為此，我們應該學會如何有效過濾次要信息，將自己的注意力集中在最重要的信息上。
世界每時每刻產生的新信息充斥於每一個角落。據美國某研究機構專門的統計，全世界僅一天正式發表的論文，如果要你一個人全部看完（假如你能將其全部看懂），大概要1100年！然而，在這龐大的信息流裏，真正對你有用、有價值的信息其實為數很少。以致許多企業家感慨：“資料太多，資訊太少！”由此可見，我們要在信息社會達成自己的目的，不僅要懂得“占有”信息，還要懂得讓你手頭掌握的信息變得有意義，能夠為己所用。
在了解信息過濾器之前，我們先來介紹“占有”信息的四種主要方法。
1．閱讀法
通過快速閱讀文書、報刊等獲取信息。運用此法注重在一個“快”字，可以在閱讀時不考慮其他事情，但要盡可能多接觸相關的資料。
2．捕捉法
利用電視、廣播、網絡，甚至電話、會議等渠道來捕捉信息。運用此法要注意保持客觀的態度，聚精會神地聽，了解說話者的意思，把握其意圖。
3．調查法
從各項社會實際工作中收集信息，要掌握調查方法，進行縝密的調查。一些全球出名的公司如美國電話電報公司、杜邦、IBM等都非常喜歡到最佳作業典範企業進行現場調查。它們的理由是可以得到更為真實的第一手材料。
4．交換法
用你自己所擁有的信息與別人進行交換，以獲取對方的信息。有人說：“你拿一個蘋果與別人交換蘋果，你隻得到一個蘋果。但你拿一條信息與別人交換信息，那你就得到兩條信息。”
但是，如果我們隻會“占有”信息，而不將無用、無效的信息過濾掉，那麼我們將淹沒在信息的洪流中，永遠也無法實現自己的目的。未經過濾的信息猶如“消防栓中噴出來的水”，既不純淨又不鮮甜。那麼我們要想“喝到鮮美的純淨水”，就該使用“信息過濾器”。在使用“信息過濾器”時，我們應注意按照以下的順序將大量的信息一層層過濾。現將“信息過濾器”示意如下：
依照信息過濾器的所示流程，我們可以篩去一些無關的信息，將自己的精力集中在自己的主要目的上。
80/20 法則
80/20法則向人們揭示了這樣一個真理，即投入與產出、努力與收獲、原因和結果之間，普遍存在著不平衡關係。小部分的努力，可以獲得大的收獲；起關鍵作用的小部分，通常就能主宰整個組織的產出、盈虧和成敗。
1897年，意大利經濟學家帕累托(1848～1923)偶然注意到英國人的財富和收益模式，於是潛心研究這一模式，並於後來提出了著名的80/20法則，即二八法則。
帕累托研究發現，社會上的大部分財富被少數人占有了，而且這一部分人口占總人口的比例與這些人所擁有的財富數量，具有極不平衡的關係。帕累托還發現，這種不平衡的模式會重複出現，而且也是可以提前預測的。
於是，帕累托從大量具體的事實中歸納出一個簡單而讓人不可思議的結論：如果社會上20％的人占有社會80％的財富，那麼可以推測，10％的人占有了65％的財富，而5％的人則占有了社會50％的財富。
這樣，我們可以得到一個讓很多人不願意看到的結論：一般情況下，我們付出的80％的努力，也就是絕大部分的努力，都沒有創造收益和效果，或者是沒有直接創造收益和效果。而我們80％的收獲卻僅僅來源於20％的努力，其他80％的付出隻帶來20％的成果。
很明顯，二八法則向人們揭示了這樣一個真理，即投入與產出、努力與收獲、原因和結果之間，普遍存在著不平衡關係。小部分的努力，可以獲得大的收獲；起關鍵作用的小部分，通常就能主宰整個組織的產出、盈虧和成敗。