（3）各級領導貫徹政策、布置任務、溝通信息、協調行動的有效方法
當然，完成上述工作也可采取發文件的形式，但召開會議是必不可少的。有時甚至要既發文件又開會。此外，會議還有宣傳教育、研討及表達思想感情等作用。
第二節會務工作的內容
會議目標的實現，會議成果的取得，有諸多因素，其中最重要的是領導者的指揮是否正確，在他領導下的工作班子是否得力。大中型會議，一般都成立工作班子（或叫領導小組、籌備組、秘書處），成員大多是在每次會議前臨時從召集會議的領導機構和各單位的秘書部門中抽調。由一位領導擔任大會秘書長，下設會務組、秘書組、生活組、財務組等。小型會議一般不設工作班子，直接由秘書人員協助會議領導者工作。
會議期間的秘書工作，又叫會務工作。所謂會務工作，是指從會議籌備到善後的一係列工作。也就是說，秘書的職責範圍非常廣泛，大至協助領導製定總體方案，小至車輛調度；從會前的準備，到應付會議最後幾分鍾可能出現的變化，一切大小事務，都少不了秘書的工作。會務工作的總體要求是：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全。
就會務工作的時間來劃分，可分為會議準備階段、會議進行階段和會議結束階段。下麵分述其內容。
1．會議的準備工作
會議準備得充分，是取得會議成功的前提。有兩種態度最易壞事，一是掉以輕心，認為“上次開會就在這裏開的，沒什麼問題，這次大概也不會出什麼問題”，因而沒想到事先去檢查話筒、錄音機等設備是否完好；二是將就湊合，說什麼“時間來不及了，幹脆就用上次會議的代表證算了”。秘書人員一定要有認真負責的精神，不僅要縝密考慮會議的一些關鍵環節，而且要設想可能出現的問題，訂出補救的措施，使會議不出或少出事故。
（1）安排議題，確定步驟議題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務，是每次會議首先要研究的。安排議題前，先要收集和篩選。收集議題有三條渠道，一是單位領導同誌批示交辦的或指定有關部門彙報的問題；二是下級單位提請討論決定的問題；三是上級領導下達指示，需要各部門貫徹執行的問題。對收集的議題要進行篩選，並準備一些後備議題，以便見機插入討論。安排議題須注意三點，一是要討論同類性質的問題，不能把屬於不同體係、互不聯係的問題同時拿到會議上來；二是按輕重緩急程度，重要的、緊急的問題先討論；三是把保密性較強的議題放在會議後麵。這樣便於讓有些人退席。安排了議題後，要送秘書部門負責同誌審核，最後再由單位或會議領導同誌審定。如果他們對議題有異議，秘書人員應無條件服從，更改或撤消原定議題。
安排議題後，還要確定議程、程序、日程，也即會議步驟。議程是對已確定的議題列出的先後順序，是程序的基礎；程序是對會議各項活動（如各種儀式、報告、發言、有特色的活動等）按先後次序做出的安排。隆重的會議，對程序的設計十分講究，要求甚嚴，並由領導審定。日程是對會議活動逐日做出的安排，是程序的具體化。議程、程序和日程，是會議進程的藍圖，是會議有條不紊地進行的保證，一旦確定，就不能隨意更動。
（2）擬定與會人員範圍或名單
哪些人參加會議，須根據領導意圖和會議的性質、任務、內容擬定。擬定辦法大致有以下5種：
①有固定成員的例會，如五套班子會議（黨委、紀委、人大、政協、政府）、正副縣長會、正副廠長會等，由於與會人員是固定的，隻需根據議題的需要，另擬列席人員。
②擔任一定職務的人參加的會議，如省政府召開的廳局長會議、高校召開的係主任會議、公司召開的各部門經理會議等，其會議名稱已確定了與會對象，隻要按單位、按名單發通知就行。
③與會代表須通過選舉或推舉產生的會議，如全國人民代表大會、教書育人先進教師代表會議、職工代表大會等，秘書人員要提出一個關於代表產生的範圍、代表的名額分配、代表的條件的建議。
④由單位指派出席人的會議，如一些巡回報告會，要按會議的規模製發聽講證，根據需要給有關單位分發聽講證，有時還要提出聽講者的條件。
⑤各種協商會、座談會、茶話會、宴會等，對與會者包括特邀代表有一定的要求。多少人出席，請誰參加，要全麵考慮，因有時牽涉到政策性的問題。
與會人員名單須報領導審定，人數從嚴控製，做到該參加者不漏，不該參加者不來。
（3）辦理會議報批手續
有些會議須經上級或有關主管部門批準才能召開。中共廣東省委、省人民政府規定，省直機關召開全省性的各種會議，會期4天以上，人數31人以上的，必須按隸屬關係分別報省委、省政府審批。凡需報批的會議，要在請示中將開會的理由、會議的議題、會期、地點、參加人數和人員職別、會議經費和準備情況等寫清楚。未批準前不得先發會議通知，更不得先開會後報批。企事業單位、人民團體的報批手續，可根據具體情況參照辦理。