（4）發會議通知
發會議通知可用書麵或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯係人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。
發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。
用於涉外業務會議的通知，宜用印製精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對受邀者的尊重，又可引起他們的注意並對會議產生興趣。
（5）準備會議文件和材料
會議文件、材料指領導人的講話稿或工作報告、典型經驗、會議須知、日程表、編組名單等。講話稿或工作報告有時由秘書人員起草。當秘書人員把它們交給領導同誌時，應提醒哪些問題是重點，哪些地方與會者可能提出質疑。文件和材料在認真核對後即打印好。印刷份數要留有餘地，不能有多少代表就打印多少份，因個別代表可能丟了材料找你要第二份，也可能臨時增加了幾位列席代表。文件和材料不要堆在服務台由與會者自由取閱，那樣會令人覺得欠缺誠意，而應裝在資料袋裏，在與會人員報到時分發。不要在會場上散發文件和材料，幹擾會議。有保密性的文件、材料，要登記簽收。
（6）選擇和布置會場
開會要借助於一定的場所。會場諸方麵條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理起著不可忽視的作用。而與會者的心理狀態，直接影響到會議效果。因此，要重視會場的選擇和布置。
選擇會場，要結合開會人數和會議內容來綜合考慮，須：大小適中——太大顯得鬆散，太小又顯得小氣；地點適中——盡量離與會者的住所近一點，免受奔波之苦；附屬設施齊全——準備好照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等。高級機關召開的會議，還要有汽車停車場。
會場選定後，接著是布置。不同的會議，要求有不同的會場氣氛。人民代表大會會場需隆重莊嚴，慶祝大會會場要喜慶熱烈，紀念性會議會場要肅穆典雅，座談會會場要和諧親切。
布置會場涉及主席台、會場形式（包括座位）、附屬性設施（如上述）、裝飾性設施（包括會標、標語13號、會徽、旗幟、花卉、字畫等）等。下麵著重談主席台和會場形式。
大型會議的會場，大多設主席台，和與會人員成麵對麵形式。由於多在禮堂、會堂召開，主席台一般設在舞台上。中型會議的主席台，設在舞台上下均可。如設在台下，要離與會者近一點，稍微墊高一點。小型會議不用設主席台。
會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要、與會人數的多少而定，還要符合美學原理和與會者的審美觀，通常呈長方形、圓形、方形等。國外對會場形式有專門研究，請看美國的會議、會談座位安排範例圖：
①圓桌式。在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見，領導人和會議成員可以無拘束地自由交談，適合於召開15至20人左右的小型會議；
②“口”字型。如果出席會議的人較多，可把桌子擺成口字型，內側也可以安排座位；
③亡字型、V字型。擺成亡字型、V字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動席位都可以看到；
④教室型。召開發布會或以說明情況、傳達情報為目的的會議，或者是群眾大會，因為人數眾多，桌子都朝前方，就可布置成教室的樣子。
（7）排列座次
座次包括主席台座次和其他與會者座次。主席台座次，以上主席台人員的職務（或社會地位、聲望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中間，其餘按高低順序，以正中間座位為點，麵向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座位，其他各排的排位可靈活掌握。座位上要擺置名片。座次須報領導審定。
其他與會者麵對主席台，座次排列既要服從會議目的，又要體現平等精神。大抵有以下幾種辦法：
①按漢字筆劃排列。如召開全國性會議，可按各省（自治區、直轄市）名稱的筆劃多少排列座次區域，但不要把一個省的座位排得過寬，而要沿著一條適當的直線由前向後排列。
②按地理位置排列。如召開全省性會議，可按統一的市、縣排列順序安排各市、縣與會人員的座次。
③按行業係統排列。如召開全市性的會議，可把同一個係統的單位，集中排列在一起。
以上座次排列方案也要報領導審定。
（8）辦妥後勤服務事宜
後勤服務包括會議的物資、資金，與會人員的住宿、膳食以及交通、醫療等工作。如要製定住房分配方案，對不同級別的與會人員，要分配不同的住房；對年老和體弱的，要適當給予照顧。飯菜要可口、實惠，讓與會者吃得滿意。