如前所述，會議的各種重要功能使它具有廣泛的應用性，但是，召開會議本身不是目的，而是管理過程中為實現一定時期的工作目標而采取的一種手段。當秘書人員協助各級領導者充分運用這一手段進行管理時，還要協助他們積極尋求和采用其他合適手段。這不僅是工作的需要，而且也是節約開支的需要。因為會議是要付出經濟代價的，隻有開高質量的會議，這種代價才有意義，而那些無效的或效率不高的會議，隻能造成程度不同的浪費。
1．會議成本計算
任何的社會勞動，都要講究經濟效益。會議活動作為社會勞動的一種方式，也要講究經濟效益，即要以較少的勞動和物資消耗求得較好的經濟效果。但由於會議活動是一種精神活動，其效果以及這種效果轉化為物質產品需經過一係列複雜的中介環節，因而難以計量。現隻得借用經濟學中的“成本”一詞，對會議活動的投入方麵，作一個簡要的說明。
會議成本是指參加會議人員花費在會議期間的時間價值量與會議期間後勤工作等實際經費開支之和。
（1）參加會議人員花費在會議期間的時間價值量
“寸金難買寸光陰”，時間是無價之寶。時間量價值隻能以會議人員由於開會而減少的勞動價值來計算。它包括以下3項：
①與會者的工資及其從本單位取得的其他收入。計算方法。是，將某個人的平均小時工資與平均小時其他收入之和乘以其實際參加會議時間（小時），即得出該人此項時間價值。再將所有與會者各個人的此項時間價值相加，即為參加會議人員的工資及其從本單位取得的其他收入值。
②因會議時間而減少的個人工資與其他收入之和以外的勞動產值。在任何一個社會性組織中，個人勞動產值總是大於其工資與其他收入之和，不然，該社會組織就無法維持再生產，哪怕是簡單再生產。個人勞動產值一般為其工資與其他收入的3倍以上。我們在這裏取3倍。也就是說，因會議時間而減少的個人工資與其他收入之和以外的勞動產值，為上述第①項的兩倍。
③因參加會議而引起的經常性領導工作停頓所造成的損失。領導工作千頭萬緒，盤根錯節。由於開會，往往會使相關的管理工作被削弱。譬如，不能接見有關人員（包括本單位和外單位），會耽誤這些人的時間和工作；不能及時處理一些重要的、緊急的事情，可能會因錯過時機而失去一次重大成功的機會。這種種損失，以上述第①、②項之和的兩倍計算。
（2）後勤工作等實際經費開支
後勤工作等實際經費開支甚多，主要有會議室租用費，文件、材料製作費，會議用品費，交通費（乘坐飛機、車、船等費用），會議人員路途、夥食補貼，住宿費，工作人員夥食、住宿、補貼等。
會議成本計算公式是：
會議成本=（2×3）×（G平（平為下標）+S平（平為下標））×T×n+會議後
勤工作等實際經費開支
注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數，S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的工資外其他收入值，“平”為平均值，T為參加會議人員各個人的實際到會時間（小時），n為參加會議人員人數。
試用上式計算一次會議的成本。
假定：中央某部在北京召開一次全國下屬廳（局）長工作會議，各省廳（局）來兩人參加，外地到北京開會有70人，北京部司（局）長有40人參加會議，出席會議人員為110人。會議秘書工作人員為10人。會期10天。
再假定：上述參加會議人員月平均工資為180元，日平均工資為6元；每個人工資外收入日平均為1元；外地到北京開會每人平均路費和路途補助費為150元；會議期間住宿費每人每天8元，夥食補助費每人每天3元；文件製作費平均每人50元；會議租用會議室5個，日平均每個會議室收費100元；其他費用不計。
那麼，這次會議的成本為：
會議成本=6×（6+1）×10×120+70×150+120×（8+3）+120×50+100×5×10=73220（元）