第九，科學地把握會議的時間和效果，達到預期目的後應及時結束會議。要盡量開短會，不要輕易追加會議內容。
一般來說，會議的內容和形式的多樣性，決定了主持會議的方法和藝術無定規，也無止境，需要因地製宜、因時製宜，發揮班幹部的聰明才智。
二、合理控製會場氣氛
會議氣氛和會風雖然不直接標誌會議的成敗，但會強烈地影響會議的效率和效果，影響與會人員相互關係和會議預期的目的。因此，控製會場氣氛是開好會議的重要因素之一，為此，班主任要指導班幹部在組織開會時做好以下工作。
1.充分的會前準備
不打無準備之仗，不開無準備之會。開會前要充會進行準備：不開沒有明確主題的會；不開主題不正確不健康的會。
2.把握會議進程
明確會議的目的和意義；討論研究問題時抓住主題和本質；高度重視會議程序和環節的聯結和轉換；防止少數人操縱或獨斷會議，正確處理會議內部的矛盾和衝突。隨時注意引導和調整會議氣氛，努力使會議形成民主的氣氛，理論聯係實際的氣氛，形成嚴肅認真、真誠協商、開拓進取、心情舒暢的氣氛，形成團結協作、互相尊重、互相學習、互諒互讓的氣氛等等。
3.過硬的能力素質
一般來說，會議主持者的思想素質和領導能力越高，越能夠控製會議的氣氛。這就要求班幹部具有高度的政治責任感和原則性，處理複雜事物、集中正確意見的能力和優良的民主作風。堅決摒棄獨斷專橫的不良作風，正確的掌握會議方向，站得高、看得遠當機立斷、多謀善斷的處理問題。
三、分議題進行討論
與會者對會議議題發表意見，交換意見，進行論證和辯論，是會議行為的重要環節，也是會議民主的集中體現。因此，班主任要指導班幹部做好以下幾個方麵工作：
第一，科學地確定議題。衡量議題價值的主要因素是：能否解決問題？能解決問題的議題就有價值，否則就無價值。問題能解決到何種程度？是泛泛地解決，局部解決，還是全部解決？議題的總和構成會議的全麵內容，議題要來源於實際，服從會議的宗旨、目的和任務。
第二，分清議題的大小、輕重、虛實、緩急，以及它們的相互關聯，以便科學地安排議程。
第三，一次會議議題宜少不宜多。一次會議隻能有一個中心議題，內容互不關聯或相去甚遠的議題不宜安排在一個會議上。一個大議題可以分解為若幹個小議題，以便展開討論。
第四，議題表述要簡明準確，語言邏輯要規範。
第五，按議程組織討論人員較多時，宜分組進行討論：一般情況下，會議討論應不加限製，各抒己見，暢所欲言，可長可短，可先可後。如時間有限，應規定發言的次數和時間，必要時還應確定發言順序。
第六，鼓勵積極發言，把觀點講清講透，充分發揚會議民主，討論離題時，應巧妙地加以引導和糾正。
第七，鼓勵會議的辯論和爭鳴，激發人們的想像力和創造性思維，從而開闊視野，深化思想，追求最佳效益和效率。
第八，會議有較大分歧時，應鼓勵與會者出於公心，不放棄原則，不固執己見，尊重客觀實際，服從真理。
第九，當在大事大非問題上出現偏差時，應堅持原則性與靈活性的統一，既堅持正確的政治方向，又妥善處理各種矛盾。
第十，對會議討論的結果，應及時予以公正地評價和總結，擇其重要者寫入會議紀要和簡報。
四、提高會議效率
會議是傳遞信息、探討問題、統一認識、實施領導的重要手段。提高會議的效率，必須對會議實施科學有效的領導，主要包括選擇恰當的開會方法，掌握主持會議的原則和不無故開會三項內容。
第一，選擇恰當的開會方法。要指導班幹部根據不同的具體情況選擇不同的開會方法，主要方法有：限時表決法，單向充分發表意見法，反向充分發表意見法，典型引導法，重點發言與補充修正法，限定前提發表意見法，自由交流意見法。單一模式、單一方法不可能在各類會議、各種不同情況下都能取得會議的最佳效果。
第二，遵守主持會議的一般原則。即主持會議“五要”其一，要緊緊圍繞會議目標引導會議的原則。其二，會議主持者和普通與會者“角色”要統一的原則。主持人既要對會議進程實施領導，又要把自己置於普通一員的地位，平等對待與會人員，充分調動他們的積極性。其三，要節約時間的原則。主持人應設法保持會議的正常氣氛和較快的處理問題的節奏。其四，要嚴格按會議的規則主持會議的原則。其五，要發揚民主，集思廣益的原則。