成功的人往往是時間管理的高手。要想改變自己的命運,必須掌控好自己的時間,在正確的時間做正確的事情,讓每一分鍾的時間價值都最大化。
1.做一個時間管理高手
管理時間就是要著眼於當下。
一個自律的人,首先應該是一個管理時間的高手。
所謂時間管理就是指在同樣的時間耗費狀態下為提高時間的利用率而實施的控製工作。我們可以通過對時間管理克服浪費時間的壞習慣,從而使我們的行動更有效率。實踐也表明,那些高效能人士都有著非常好的時間觀念和強烈的事業心,他們對於時間有著非常強的緊迫感,因此他們總是能自覺、科學地去管理好自己的工作時間。
世界著名管理學大師彼得·德魯克在總結有效的管理者應具備的素質時說:“我們要對自己提出5項要求,其中第一項就是對於時間的管理。”他還說:“高效能的管理者一定要清楚他們將時間應花在什麼地方。他們所能控製的時間並不是無限的,因此他們必須學會係統地安排時間,這樣才能充分利用有限的時間資源。”他還大聲疾呼:“時間是最寶貴稀缺的資源。除非時間能夠被妥善地管理,否則所有的工作都將無法被妥善管理。”可見,時間管理是否成功絕對能影響一個人事業的成敗。
羅伯行·列文教授在《時間地圖》一書裏提出:“當手表上的時間支配了一切,時間就會變成有價值的商品。手表時間觀的文化將我們的時間視為一成不變的、直線式的,且是完全可以衡量測定價值的商品。所以,我們必須牢記富蘭克林曾經提出的忠告:“‘千萬不要忘記,時間就是金錢。’”
如今,我們常常引用富蘭克林的那句“時間就是金錢”來表現時間的彌足寶貴。而在古老的中國,古人也曾經以“一寸光陰一寸金”來形容時間的寶貴。
假設以一個人一年的收入為標準,那麼不同年薪的人1小時或1天的價值就截然不同。時間絕對是有價的,時間也絕對是無價的,因為誰也沒有辦法用金錢去衡量時間,它無法像金錢一樣蓄積。正因為此,我們的老祖先才說“寸金難買寸光陰”;也正因為此,我們必須要學會對時間進行管理,讓自己變成一個高效能人士,能夠通過對時間的高效管理讓自己在有限的時間內創造出比別人創造高得多的時間效益。
在我們的日常工作和生活中,管理時間就是要著眼於當下。要知道,我們的所有工作不是都非常著急,更不是都非常重要的。
在時間管理上,我們不妨采用“ABC控製法”。所謂“ABC控製法”就是根據工作中的各個項目的重要和緊迫程度按照最重要、重要和不重要3種情況劃分為A、B、C,然後有區別地去管理時間的有效方法。
查爾斯·舒瓦普曾在擔任美國伯利恒鋼鐵公司總裁一職的時候,向當時的管理顧問艾維·利提出了一個非同尋常的挑戰:“請告訴我,該怎麼做才能在辦公的時間內做正確的事?如果您給了我滿意的答複,那麼我將支付給您一大筆的谘詢費。”
於是,艾維·利遞了一張紙給他,並對他說:“把您明天必須做的事情寫出來,先從最重要的那一項工作寫起,寫完之後,再按照紙上寫的去做,直到完成所有的工作為止。然後,您再重新檢查您的工作次序,看看有哪個漏掉了。倘若其中有一項工作直接花掉了您整天的時間,那麼您也不用擔心,隻要您手中的工作是最重要的,那麼就請您繼續堅持做下去。如果按這種方法,您依舊無法完成所有的重要工作,那麼換用其他的方法也同樣無效。如果您能將上述的這些變成每一個工作日裏都能去堅持的習慣,那麼我這個建議對您產生良好的效果時,您就該給我支付那張大額支票了。”
幾個星期之後,查爾斯·舒瓦普寄了一張25000美元麵額的支票給艾維·利,並附言他確實改變了他的工作效率。可以說,伯利恒公司後來能夠成為世界上最大的獨立鋼鐵製造企業,跟艾維·利有著巨大的關係。
實際上,艾維·利給查爾斯·舒瓦普提供的就是ABC控製法。
“ABC法”的操作過程是這樣的:
A:最重要的工作,這類工作為“必須做的事”,例如,約見非常重要的客戶、重要的日期臨近、能給你帶來成功的機會等。
B:較重要的工作,指“應該做的事”。這類工作比較重要,但比起A類事務來說不是非常重要。
C:次重要的工作,指“可以去做的事”,相對前兩類工作,這類工作是價值最低的。這類工作可以靠後,如果去做的確沒有時間,就可以授權其他人去做,甚至完全忽略。
通過上麵的講述,具體到我們的工作中,就先要對所有工作按其重要性進行規劃,對A類工作,我們應該毫無疑問地要進行重點的管理;而對於B類工作,就要進行比較重要的管理,對C類工作隻需要一般管理即可。這樣做的好處就是能夠讓我們在有限的時間裏以最快的速度去處理好最重要的事情。
我們自然也可以將工作按重要程度分為A、B、C三個類別,分別寫在三張白紙上,把相對重要的A、B兩張放在C上麵。這樣一來,當我們要從事C類工作的時候,馬上就會意識到A、B兩類工作還沒有做完,從而更好地運用時間。
一個人一天所做的事情,其重要程度不同,同樣,一個人一天的精力分配也是不平衡的,因此有必要根據自己的精力合理安排、使用好時間。
在製定工作日程之時,我們往往會因工作性質、工作狀況和個性不同進行不同的安排。總體來說,應遵守以下幾個原則:
1.將重要的工作項目作為中心項目,製定一天的工作日程。
2.將今天必須第一個要做而且堅決要做完的工作列為中心,製定一天的工作日程。
3.將工作日程與自己的身體狀況和能量曲線進行相應的匹配。在精力充沛之時,盡量去做那些最富有創造性又最有挑戰性的工作項目。
2.高效利用時間,空閑時間別浪費
對時間的苛刻可以讓我們比別人更快一步。
在成功者的眼裏,時間是一種比金錢更有價值的東西。所以,浪費時間的後果就等於浪費了更多的金錢,所以成功者是絕對不會浪費時間的,他們對自己時間的管理是十分精細的。
對於時間管理的精確把握來源於自律精神,這種自律精神不是一味蠻幹的自我約束,而是對時間的支配。我們都有這樣的體會:在和一些人約會時,不是說要約到幾月幾號,必須要精確到幾時幾分才行。對於他們來講,遲到是絕不容許的事情,在他們處理文件的時候,所有的客人都要等候。就是這些時間的細節讓他們的效率變得更高,讓他們的財富積累速度更快,也讓他們更成功。
很多人對於時間的精確控製體現在他們的工作上,下班鈴聲一響,即使是打字員還有10個字沒打完,他們也會立刻走人。不要以為下班就走的打字員不夠自律,相反,他們擁有極強的自律精神,否則他們也不可能按照自己的時間表來約束自己的一切行為。時間觀念讓擁有自律的人工作效率大大提升。
猶太人非常善於管理時間,他們喜歡把時間與金錢進行換算。有位月收入為20萬美元的猶太商人曾經算過這樣一筆賬:他每天可以掙到8000美元,那麼平均下來每分鍾就有17美元的進項。如果有人浪費了他5分鍾的時間,就相當於他被偷了85美元。因此,猶太人在工作時會拒絕一切沒有預約的訪客。
有這樣一件事可以反映猶太人對於時間和金錢關係的處理方式,日本一家著名百貨公司的年輕職員為了在紐約搞一個市場調查而直接跑到了一個猶太人開的百貨店,貿然叩開了該公司宣傳部主任辦公室的大門,對這個主任說他需要對方的5分鍾時間來做一個調查,但是這位猶太人卻毫不猶豫地拒絕了同行的這個要求,並且說:“我之所以拒絕你,是因為你沒有預約,而現在我在工作,不允許任何人來打擾我,你的到來會對我的工作造成不利的影響。”
對於堅信“時間就是金錢”的猶太人來說,“不速之客”是妨礙他們工作的絆腳石,除了拒絕他們,再沒有更好的辦法了。
很多人在談判的時候喜歡用一些無關緊要的話作為話題的開始,比如說:“今天天氣不錯啊!”等等,但是成功者則更喜歡直奔主題,他們在做事的時候會把每一分鍾的實踐都利用到實處。
鑽石商巴奈·巴納特是南非的首富。最開始,他帶著40箱雪茄煙作為原始資本來到南非。他把這些雪茄煙與鑽石礦上的商人換取了一些鑽石,賺取了他的第一桶金。從那以後,在短短的數年間,巴納特便成為一個富有的鑽石商人和從事礦藏資源買賣的經紀人。
巴納特的贏利周期很有特點,每個星期的周六是他掙錢最多的日子,因為這一天南非的銀行營業時間比較短,巴納特可以用更多的時間去購買鑽石。而在這一天購買鑽石,他不用掏現金,因為這一天銀行不營業,所以他總是用空頭支票來換取鑽石。也許有人會說,這有什麼用呢?一天以後,他不是還得付出相同的錢嗎?大錯特錯,因為巴納特這樣做等於讓原本已經不是自己的錢在銀行的賬戶上多存了一天,對於鑽石這種大宗生意來說,這一天的利息也是比較客觀的。
從這個例子我們就可以知道猶太人對於時間的利用幾乎已經到了不可思議的地步。當別人用力氣賺錢的時候,他們就已經開始用時間賺錢了。也許就是這個細節、這種對時間的苛刻要求讓他們比別人更快一步,擁有了比別人更多的財富。
在競爭激烈的市場中,誰在市場上第一個打出自己的王牌,誰就能獲得比別人多得多的利潤,尤其是現在人們經常會用到的電子產品,即使隻比對手快一個月上市,那麼比對手獲得的收益就會多出不少。例如當年的電子手表,剛上市的時候每塊賣到幾十美元乃至幾百美元,但是當這類產品逐漸多了起來之後,價格就在短時間內大幅度下降,每塊售價隻有幾美元。因為猶太人比別人更注重時間的細節,所以他們能比別人快上幾個月,因此他們能獲得比別人多得多的利潤。
時間雖然體現在細節上,但實際上卻是決定成敗的關鍵因素。根據眾多的企業核算,經營費用中有70%左右都要花費在占用資源的利潤上。如一個企業一年通過銀行融資5億元,如果不在第一時間讓這些資金滾動起來的話,就要支付超過6000萬元的利息。如果該企業能把握好一切時間有效利用這些資金,那麼最少可以節約一半的利息。
每一個人的精力和時間都是非常有限的,怎樣高效地分配精力與時間造成了普通人與成功人之間的差距。普通人總是將主要的時間與精力都放在一些無關緊要的事情上,而成功人士則把主要時間與精力放在最重要的事情上。不能高效地使用精力和時間,怎麼會產生好的結果呢?
前美國國務卿基辛格曾經擔任過哈佛大學教授工作,當他把自己所擔任的總統顧問的職務與大學教授的工作進行了一番對比後,他說:“之前,我總是按自己認為合理的方式去工作,把某一件事情做完為止。直到後來,我才發現,人必須把很多的工作放在優先次序中展開,並堅決去做優先要做的那些重要的工作。”
一位美國富商也說過這樣的話:“你所做的一切都必須是你認為的最重要的以重要順序展開工作,就能夠將工作做到最好。”
要想高效利用精力與時間,首先要合理地將工作按照緊急與重要程度進行劃分,遵從重要性優先的原則,將你的大部分時間與精力都投入到很重要而不很緊急的工作中去,隻有先完成重要而不緊急的工作,才能讓自己更高效地工作。
因此,你千萬別把重要的工作都推到最後去做,更不要整天總是集中精神在一些無關緊要的事情上。不要讓自己被太多的瑣事所纏絆,一定要留出足夠的時間去處理緊急的工作。
是的,要想取得成功,首先要考慮的問題就是合理地利用時間。如果一個人不懂得如何去經營時間,那他就會麵臨被淘汰出局的危險。如果你能管理好自己的時間,那麼你就能贏得時間能夠給予的一切,就能贏得自己的未來。
有的人認為自己時間很多,但是有些人卻唯恐時不我待。事實上,時間對每一個人來說都是一樣多的。同樣的時間,善於利用時間、善於安排細節的人可以多做很多事情。魯迅先生曾經說過,時間如同海綿裏的水,隻要願意擠,總還是有的。商人的時間也是如此,要想賺錢,首先就要學會擠時間。會賺錢的商人是很能精打細算地安排時間的。因此,要成功,就要合理地運用時間,別浪費空閑的時間。
3.管好時間,提高效率的秘密武器
做好時間管理、把時間用在刀刃上是提高工作效率、提升工作價值的重要方法。
在一切以快製勝的現代社會,時間管理是現代人必備的一項工作技能,是提高一個人工作效率最有效的武器。一個人的工作是否有效率、是否具有滿足感,在很大程度上取決於他是否能夠合理地管理和利用好自己的時間。在最少的時間內做好更多的事,才能把時間用在刀刃上。
你也許會對社會上那些著名的企業家、政治家感到懷疑,他們每天有那麼多事情要處理,還能將自己的時間安排得有條不紊。他們不但能抽出時間閱讀自己喜歡的書籍,以休閑娛樂來調劑身心,並且還有時間帶著全家出國旅行,難道他們一天的時間不是24小時嗎?正確的答案是他們比別人更善於利用時間,並將它有效運用。
在美國企業界裏,與人接洽生意能以最少時間產生最大效率的人非金融大王摩根莫屬。為了珍惜時間,他招致了許多怨恨,但實際上人人都應該把摩根作為這一方麵的典範,因為人人都應具有這種珍惜時間的美德。
摩根每天上午9點30分準時進入辦公室,下午5點回家。有人對摩根的資本進行過計算後說,他每分鍾的收入是20美元,但摩根認為不止這些。所以,除了與他生意上有特別關係的人商談外,他與人談話絕不超過5分鍾。
通常,摩根總是在一間很大的辦公室裏與許多員工一起工作,他不是一個人待在房間裏工作,而是隨時指揮他手下的員工按照他的計劃去行事。如果你走進他那間大辦公室是很容易見到他的,但如果你沒有重要的事情,他是絕對不會接待你的。
摩根能夠準確地判斷出一個人來接洽的到底是什麼事。當你對他說話時,一切拐彎抹角的方法都會失去效力,他能夠立刻判斷出你的真實意圖。這種卓越的判斷力使摩根節省了許多寶貴的時間。
如今,快節奏的工作和生活讓很多人覺得緊張而忙碌。如果你想調劑好自己的工作和生活,就必須學會有效利用時間。善於利用時間不僅可以完成許多事情,還能擁有輕鬆自在的生活。
一位部門主管因為患有心髒病,遵照醫生的囑咐每天隻上班三四個小時。他很驚奇地發現,這三四個小時所做的事在質和量方麵與以往每天花費八九個鍾頭所做的事幾乎沒有兩樣。他所能提供的唯一解釋便是:他的工作時間既然被迫縮短,他隻好作出最合理有效的工作安排。這或許是他得以維持工作效能與提高工作效率的主要原因。