⑤月份終了，應結出本月收入合計數、支出合計數及月末餘額；每年年終，應結出本年收入合計數、支出合計數和年末餘額。
三欄式現金日記賬設有借方、貸方和餘額三個基本的金額欄目，一般是現金的收入、支出和結餘三個欄目，可見示例。
表7-4 現金日記賬（三欄式）
（2）多欄式日記賬登記方法
多欄式日記賬是在三欄式現金日記賬基礎上發展起來的，這種日記賬的借方和貸方金額欄都按對方科目設置。這種格式在月末結賬時，可以得出各收入來源專欄和支出用途專欄的合計數，便於對現金收支的合理性、合法性進行審核分析。
多欄式日記賬的登記方法同一般的多欄式現金日記賬基本相同，隻需注意的是，多欄式現金支出日記賬中的支出合計款應轉入本賬戶中的“支出合計”欄中，因此，每期的結餘數也在本賬戶中列示，具體情形可參看下表示例。
表7-5 現金日記賬（多欄式）
2．銀行存款日記賬設置和登記
銀行存款日記賬是用來逐日反映銀行存款的增減變動和結餘情況的賬簿。企業應為每個銀行賬戶設置一本日記賬，由出納人員根據與銀行存款收付業務有關的記賬憑證，按時間先後順序逐日逐筆進行登記。通過銀行存款日記賬設置和登記，可以加強對銀行存款的日常監督和管理，並便於與銀行進行賬項核對。
銀行存款日記賬格式，也有三欄式和多欄式兩種，其基本結構與現金日記賬類似。銀行存款日記賬與現金日記賬的登記方法大致相同，這裏不再詳述。
表7-6 銀行存款日記賬（三欄式）
常識43 總分類賬登記應該如何操作？
總分類賬，也稱為總賬，是記錄所有會計科目總賬的賬簿，即該賬簿中隻有相應科目合計數據，並不記錄科目中明細分類數據。正是由於總分類賬有這樣的特性，因此一般企業的總賬都是按照會計科目編號順序，依次開設賬戶。
由於總分類賬能夠全麵地將企業的經濟活動情況反映出來，並且還是會計報表的主要數據提供者，因此，任何單位隻要建賬，就必須要建總分類賬。總分類賬在進行登記時，需要根據會計憑證製證時間，按順序記錄在賬簿中，其登記方法與步驟如下：
第一，在日期欄中填寫會計憑證上的日期。
第二，填寫賬頁憑證欄。在此處填寫憑證種類和編號，憑證的種類有現收、現付、銀收、銀付和轉賬五種。
第三，填寫賬頁摘要欄。在此處填寫相關經濟業務的內容，文字要簡練，內容要概括。
第四，填寫借方金額欄、貸方金額欄。在此處填寫本科目的借方發生額或貸方發生額。
第五，填寫借或貸欄，在本欄中記錄餘額的借貸方向，若本欄中為借，則餘額為借方餘額；同理，若本欄中為貸，則表示當前餘額是貸方餘額。
第六，填寫餘額欄，即當前科目餘額數字，並需要在“借或貸”一欄中，填寫餘額方向，即餘額是借方餘額還是貸方餘額。當餘額為0時，“借或貸”欄填寫“平”。
和日記賬不同的是，總分類賬隻在每月終了時進行月結。並不會每日都結出餘額，而且許多總分類科目也不是每天都有相關業務。
表7-7 總分類賬（三欄式）
表7-8 總分類賬（多欄式）
常識44 明細賬應該如何登記操作？
為了詳細地反映經濟活動情況，企業應在設置總分類賬的基礎上，根據經營管理的需要，設置必要的明細分類賬。明細分類賬應分別按照二級科目或明細科目開設賬戶，用以分類、連續地記錄有關資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤的詳細資料。
明細分類賬的設置對於加強財產物資的收發和保管，資金的管理和使用，收入的取得和分配，往來款項的結算及費用的開支等經濟活動方麵的監督起著重要的作用。
明細分類賬一般采用活頁式賬簿，也有的采用卡片式賬簿，如固定資產卡片賬可作為固定資產明細賬。明細分類賬的格式有三欄式、數量金額式和多欄式三種。明細分類賬的填寫方法和步驟與總分類賬基本相同，此處不再贅述。
常識45 備查賬簿應該如何登記操作？
備查賬簿是對序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經濟業務進行補充說明的賬簿。
備查賬簿主要用於登記資產負債表表內（或分類賬賬內）需要說明原因的重要交易或事項，或資產負債表表外（或分類賬賬外）的重要交易或事項。它可以補充說明總分類賬和明細分類賬所不能詳細反映的資料，具有備查備忘的基本作用。根據實際需要，其設計方式可以靈活多樣，不拘一格。備查賬簿的設計，主要包括下列情形：
第一，對所有權不屬於本企業，但由企業暫時使用或代為保管的財產物資，應設計相應的備查賬簿，如租入固定資產登記簿、受托加工材料登記簿、代銷商品登記簿等。
第二，對同一業務需要進行多方麵登記的備查賬簿，一般適用於大宗、貴重物資，如固定資產保管登記卡、使用登記卡等。
第三，對某些出於管理上的需要，而必須予以反映的事項的備查賬簿，例如，合同執行情況記錄、貸款還款情況記錄、重要空白憑證記錄等。
常識46 什麼是平行登記原則？
為了使總分類賬與其所屬的明細分類賬之間保持協調，做到相互統一，便於賬戶核對，確保核算資料的正確、完整，必須采用平行登記的方法登記總分類賬及其所屬的明細分類賬。所謂平行登記，是指經濟業務發生後，根據會計憑證一方麵登記有關的總分類賬戶，另一方麵又要登記該總分類賬戶所屬的各有關明細賬戶。平行登記的要求主要有以下幾點：
第一， 同時登記，又稱雙重登記。
對同一筆經濟業務，在同一會計期間內（如月度內），既要記入有關的總分類賬戶，又要記入其所屬的有關明細分類賬戶，不能漏記或重記。
第二， 方向相同。
方向相同指的是對同一筆經濟業務，在登記總分類賬戶和明細分類賬戶時，其各自的記賬方向必須一致。
第三，依據相同。
總分類賬和明細分類賬是對同一筆業務不同程度的反映，雖然登賬的依據可以是記賬憑證、彙總記賬憑證，或者是科目記賬彙總表，但它所依據的原始憑證必須是一致的。
第四，金額相等。
金額相等是指將一筆經濟業務記入幾個明細分類賬戶時，所記入總分類賬戶金額，應與記入幾個明細分類賬戶金額之和相等。
常識47 會計憑證該如何傳遞、裝訂和保管？
不要認為對會計憑證進行審核和編製之後，就完成了會計工作，對會計憑證進行統一裝訂和保管，也是不可缺少的一個環節，更是日後對自己工作進行檢查和審核的依據。
1．會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從記賬憑證的取得或填製時起至歸檔保管的過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。各單位會計憑證傳遞的基本方法，可根據會計部門的需要自行規定，力求傳遞的程序科學、合理、及時。
2．會計憑證的裝訂
會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封麵、封底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記賬憑證和原始憑證的張數，並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。會計憑證裝訂具體操作步驟如下：
（1）將憑證封麵和封底裁開，分別附在憑證前麵和後麵，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封麵上角，做護角線。
（2）在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。
（3）用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然後將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過並夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。
（4）在憑證的背麵打線結。線繩最好在憑證中端係上。
（5）將護角向左上側折，並將一側剪開至憑證的左上角，然後抹上膠水。
（6）向後折疊，並將側麵和背麵的線繩扣粘貼固定。
（7）待晾幹後，在憑證本的脊背上麵寫上“某年某月第幾冊共幾冊”字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。
凡屬收、付款業務的記賬憑證都必須有附件；職工出差借款的借據必須附在記賬憑證上，收回借款時應另開收據或退還經出納（收款人）簽名的借款結算聯；轉賬業務中，屬於攤提性質的經濟業務應有附件。附件的張數應用阿拉伯數字填寫。
3．會計憑證的保管
會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位都要建立保管製度，妥善保管。每個單位在完成經濟業務手續和記賬以後，須按規定的立卷歸檔製度，形成會計檔案資料，以便日後查閱。
會計部門在記賬後，應定期（每日、每旬或每月）對各種會計憑證加以分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封麵、封底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號碼，以及記賬憑證和原始憑證張數，並在封簽處加蓋會計主管騎縫圖章。
會計憑證的保管期限和銷毀手續，必須嚴格按照會計製度的有關規定執行。一般會計憑證至少保存10年，重要的憑證須長期保存，會計憑證保存期滿需銷毀時，必須開列清單，按照規定的手續報經批準後方可銷毀，任何單位都不能隨意銷毀會計憑證。
常識48 賬簿如何進行更換和保管？
會計賬簿是企業重要的財務管理檔案，企業在會計年度開始的時候都要更換啟用新的會計賬簿，同時必須對舊賬簿加以妥善保管。
1．會計賬簿的更換
一般來說，企業的大部分賬簿都要至少每年更換一次，如企業的總分類賬、明細分類賬及庫存現金、銀行存款日記等。但由於固定資產數量多，變化小，所以固定資產明細賬可以延續使用，而如果是固定資產卡片，則更是可以使用多年。
一般啟用新賬簿，需要將上年相關賬戶的餘額轉到新賬簿中，即在新賬簿相應賬戶的首頁第一行摘要欄中，注明“上年餘額”字樣，然後將餘額填寫在同一行的金額欄中。
2．會計賬簿的保管
賬簿更換下來後，需要將其活頁加上封麵裝訂起來，由主管人員簽字蓋章後，與訂本賬一起造冊歸檔。歸檔時，需要填寫歸檔登記表，以明確責任。會計賬簿都有一定的保管期限，就企業會計而言，國家規定會計憑證保管期限為15年，其中，涉及外事和重大事項的會計憑證為永久保管。會計賬簿中，不同用途不同內容的賬簿，其規定的保管期限也不同：
一般日記賬保管15年；
庫存現金和銀行存款日記賬保管25年；
明細賬和總賬保管15年；
固定資本卡片在固定資產清理報廢後保管5年：
輔助賬簿保管15年，涉外和重大事項會計賬簿為永久保管；
會計報表中，年度會計報表永久保管，月、季會計報表保管5年。
3．電算化會計檔案的保管
隨著計算機技術普及，會計電算化已成為一種不可回避的趨勢。對電算化會計檔案進行保管也就成為一個重要的問題，對此，相關工作人員應建立以下安全與保密措施：
（1）對電算化會計檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作。
（2）采用磁性介質儲存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行複製，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
（3）嚴格執行安全和保密製度，不得隨意堆放會計檔案，嚴防毀損、散失和泄密。
（4）各種會計資料包括打印出來的會計資料以及儲存會計資料的軟盤、光盤、微縮膠片等，未經單位負責人同意，不得外借和拿出單位。
（5）借閱會計資料應履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁性介質上的會計資料借閱歸還時，還應認真檢查，防止感染病毒。