孰先孰後，孰輕孰重，頭緒要理清
在執行中要分清事務的輕重緩急，按照事務的重要程序來安排，這是提高執行效率的不二法門。
在美國財富雜誌曾經有一個報道高級主管是如何分身有術的例子。高級主管的一天時間是十分忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，很多的研討會，甚至於吃飯時也有人來作彙報。這些高級的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠大計，又要聚精會神地盯著公司的各類瑣事。他們是怎樣輕鬆高效地執行工作的呢？
答案就是：分清哪些事情重要，哪些事情不重要，區分輕重緩急，做好分工協調，依照“要務優於急務，選擇優先速度”的原則，排定日常工作的優先順序。美國東南航空公司的最高執行長官凱勒赫，授權他的法律秘書每天給他一張待處理事項的單子，裏麵的事情分成兩類，一類立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常神奇。
有效的管理是要先後有序。在決定哪些是首要之事以後，時刻把它們放在首位。工作中要分清事務的輕重緩急，按照事務的重要程度來安排。
一天，有一位公司的老板來拜訪卡耐基，看到他幹淨整潔的辦公桌感到很驚訝。他問：“卡耐基先生，你沒處理的信件放在哪兒呢？”卡耐基說：“我所有的信件都處理完了。”“那你今天沒幹的事情又推給誰了呢？”老板又追問。“我所有的事情都處理完了。”看到這位公司老板困惑的神態，卡耐基微笑著解釋說：“原因很簡單，我知道所需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次隻能處理一件事情，於是我就按照所要處理的事情的重要性，列一個順序表，然後依序處理。”
“噢，我明白了，謝謝你，卡耐基先生！”幾周以後，這位老板請卡耐基參觀其寬敞的辦公室，對他說：“卡耐基先生，感謝你教給了我處理事務的方法。過去，在我這寬大的辦公室裏，我要處理的文件、信件等等，都是堆得和小山一樣，因此得動用三張桌子。自從用了你說的法子以後，一切都改變了，你瞧，再也沒有沒處理完的事情了。”
這位老板就這樣找到了處理事務的辦法，現在他已成為美國社會成功人士中的佼佼者。為了個人事業的發展，為了工作任務的完成，我們在執行時也一定要考慮事情的輕重緩急，這樣就會更有利於我們向自己的目標前進了。
所以，當你麵前擺著一堆工作要做時，應問問自己，哪些最重要，對它們做優先處理。如果你聽任自己讓緊急的事情左右，你的工作中就會充滿危機。
判斷工作的輕重緩急，合理安排工作的優先順序，在執行時可分為四個層次：
（1）最重要但不緊急。我們工作之中，大多數真正重要的事情都不是急的，可以現在或稍後再做。實際上我們卻往往把事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人執行有沒有效率。正確的方式是：把這類工作作為第一優先的事情。隻有當你把主要精力用在“最重要而不緊急”的事上，你才能從容應對。記住一個原則：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！
（2）重要又緊急。這些事情看上去比任何事情都要優先，似乎必須立刻去做。而這樣的結果是：你會嗜急成癮，永遠忙忙碌碌。其實，最好的時間管理，就是讓這類事越少越好。
（3）不重要但緊急。這一類是表麵上看起來需要立刻采取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它們列入次優先工作中去，或者，讓別人去做。