第七章
現場的應酬
在新聞發布會正式舉行的過程之中，往往會出現預想不到的事情，為確保新聞發布會的順利進行，應注意會議程序要安排得詳細、緊湊，避免出現冷場和混亂局麵。同時，與會者還應注意各種禮節、禮儀。
（1）簽到。新聞發布會的入口處要設立簽到處，安排專人負責簽到、分發材料、引入會場等接待工作。接待人員要熱情、大方、舉止文雅。
（2）會議開始。主持人將召開新聞發布會的目的、將要發布的消息或要公布的事情經過、真相作一簡要介紹。主持人應根據會議主題調節好會議氣氛，當記者的提問離會議主題太遠時，要善於巧妙地將話題引向主題，當會議出現緊張氣氛時，能夠及時調節、緩和。切實把握好會議的進程和時間。
（3）領導人發言。領導人在會上發言時，要突出重點，具體而恰到好處，語言要生動、自然，吐字要清晰切嗦冗長。具體來說，應做到以下幾點：
①要注意相互的配合。不論是主持人還是發言人，在新聞發布會上都是一家人，因此二者之間的配合默契必不可少。要真正做好相互配合，一要分工明確，二要彼此支持。
②要注意講話的分寸。在新聞發布會上，主持人、發言人的一言一語，都代表著主辦單位。因此，必須對自己講話分寸予以重視。下述幾點，尤為重要：
要簡明扼要。不管是發言還是答問，都要條理清楚、重點集中，令人一聽就懂、又難以忘懷。在新聞發布會上有意賣弄口才、口若懸河，往往是不討好的。
要提供新聞。新聞發布會，自然就要有新聞發布。新聞界人士就是特意為此而來的，所以在不違法、不泄密的前提下，要善於滿足對方在這一方麵的要求，至少也要在講話中善於表達自己的獨到見解。
要生動靈活。在講話之際，講話者的語言是否生動，話題是否靈活，往往直接影響到現場的氣氛。麵對冷場或者衝突爆發在即，講話者生動而靈活的語言，往往可以使之化險為夷，因此，適當地采用一些幽默風趣的語言、巧妙的典故，也是必不可少的。
③要溫文爾雅。
新聞記者大都見多識廣，加之又是有備而來，所以他們在新聞發布會上經常會提出一些尖銳而棘手的問題。遇到這種情況時，發言人能答則答，不能答則應當巧妙地進行閃避，或是直接告之以無可奉告。無論如何，都不要對對方惡語相加，甚至粗暴地打斷對方的提問。吞吞吐吐、張口結舌，也不會給人以好的印象。唯有語言謙恭敬人、高雅脫俗，才會不辱使命。
（4）回答記者提問。領導人在回答記者提問時，要準確、自如，不要隨便打斷記者的提問。對於不願透露或不好回答的事情，不應吞吞吐吐，要婉轉、幽默地向記者做出解釋。遇到不友好的提問，應該保持冷靜，禮貌地闡明自己的看法，不能激動發怒，以免引出負麵報道。
（5）會議結束。新聞發布會結束後，主辦人員要向參加者—一道別，並感謝他們的光臨。對於個別記者有特殊要求時，有關人員還應耐心地予以答複。
新聞發布會後，主辦單位還應及時收集到會記者做出的報道，檢查是否達到了舉辦新聞發布會的目的，是否有不利於本單位的報道，必要時予以更正、說明。
善後事宜
新聞發布會舉行完畢之後，主辦單位需在一定的時間之內，對此次會議進行一次認真的評估善後工作。一般而言需要認真處理的事具體有以下3項：
（1）了解新聞界的反應。新聞發布會結束之後，應對照一下現場所使用的來賓簽到簿與來賓邀請名單，核查一下新聞界人士的到會情況，據此可以大致推斷出新聞界對本單位的重視程度。對到會的新聞界人士來講也有兩件事必作不可：一是要了解一下與會者對此次新聞會的意見或建議，盡快找出自己的缺陷與不足。二是要了解一下與會的新聞界人士之中有多少人為此次新聞發布會發表了新聞稿。
（2）整理保存會議資料。整理保存新聞發布會的有關資料，不僅有助於全麵評估會議效果，而且還可為此後舉行同一類型的會議提供借鑒。需要主辦單位認真整理保存的新聞發布會的有關資料，大致上可以分為兩類：一類是會議自身的圖文聲像資料。它包括在會議進行過程中所使用的一切文件、圖表、錄音、錄像等等。另一類則是新聞媒介有關會議報道的資料。它主要包括在電視、報紙、廣播、雜誌上所公開發表的涉及此次新聞發布會的消息、通訊、評論、圖片等等。具體可以分為有利報道、不利報道、中性報道3類。
（3）酌情采取補救措施。在聽取了與會者的意見、建議，總結了會議的舉辦經驗，收集、研究了新聞界對於會議的相關報道之後，對於失誤、過錯或誤導，都要主動采取一些必要的對策。
對於在新聞發布會之後所出現的不利報道，特別要注意具體分析，具體對待。這類不利報道大致可分三類：一是事實準確的批評性報道；二是因誤解而出現的失實性報道；三是有意歪曲事實的敵視性報道。對於批評性報道，主辦單位應當聞過即改，虛心接受。對於失實性報道，主辦單位應通過適當途徑加以解釋、消除誤解。對於敵視性報道，主辦單位則應在講究策略、方式的前提下據理力爭，堅定立場，盡量為自己挽回聲譽。