（4）租用車輛服務。你可以通過以下途徑訂到租用車輛。
①給當地租用車輛公司打電話。
②要求航空公司預訂租用車輛。
③給租用車輛公司預訂處打電話預訂。
國外的車輛租用公司提供國內和國際車輛租用服務。在航空公司預訂處的職員確認預訂航班的同時即可確認預訂的租用車輛。安排租用車輛時，詳細說明抵達城市、日期、時間、欲租車輛的產地、型號、提車地點、租用人姓名、車輛交還地點、用車時間、付款方式等。
乘客可以前往租用車輛公司提車，也可由車輛租用公司把車開到乘客要求的地點，或停在機場等候客人到來。如果你的上司希望車輛停在機場等候，務必清楚無誤地安排此項工作。當他到達機場後所需做的就是去車輛租用公司在機場的辦事處，出示他的駕駛證，完成租車手續。租車費用在車輛租用完畢之後交納，但必須事先辦理租用手續。預訂租車時，要告訴對方結賬卡的賬號。許多公司與車輛租用公司簽有協議，對公司的管理層提供優惠折扣。根據協議，費用記在公司賬上。如果沒有攜帶信用卡或特別協議，車輛租用公司將拒絕租用請求。由於租用車輛以24小時製計算，因而避免出現上、下午時間混淆。即按該規定，租車計時從午夜零點一分算起，過二十四小時，再回到午夜即二十四點。
飯店預訂與確認
首先要了解出差地的飯店資料，包括位置、星級、價格、交通、服務等，然後再征詢上司的意見：普通樓層還是行政樓層、單人房還是雙人房。
預訂房間時，隻需告訴負責預訂的服務員客人的姓名、住店日期、離店日期、航班號碼以及你的姓名、電話、所在公司的名稱。如果發生航班延誤，要及時通知預訂員，否則，所定房間將被取消。並在上司啟程前，再次確認預訂的房間。
旅行文件
（1）護照。護照是由政府發給本國公民的旅行文件，持有護照即可獲準離開本國，按規定前往國外旅行。護照在國外可用來證明持有者的國籍、身份，並要求外國準許護照持有者自由出入其國境。持有人有權得到本國及出訪國的保護。護照是證明國籍的最有效的文件。
（2）簽證。許多國家對外國人入境實行入境簽證管理。簽證是允許你按某種規定在準許的時間內進入該國旅行的準入印章。簽證印章加蓋於護照內頁。旅行者必須在出發前提前檢查是否辦理好護照及出訪國所需的簽證。出國前應獲得必要的簽證，可以在大使館或領事館申請獲取。大部分外國領事館設立在主要城市，其地址可在所在城市的電話號碼簿上查到。
旅行者獲得護照後，還要把它依次遞交給每個入境國家在本國的領事館，以便申請簽證。辦理簽證的時間要看護照遞交到領事館的時間。由於旅行社在申請簽證方麵經驗老到，故你可以請他們代你辦理簽證申請。
（3）健康證書。世界衛生組織頒布的《國際健康規定》是進入任何國家的條件之一。去大多數國家旅行，並不需要國際接種疫苗證書。如果需要，則可從當地衛生部門、進出境衛生檢疫機構申領。證書必須由為你接種疫苗的醫生簽字並且蓋有當地衛生部門的印章。涉外禮儀風俗
涉外禮儀原則
盡管涉外禮儀複雜紛繁，但若對其基本原則能認真遵守，則可在涉外交往中表現得得心應手、舉止有度。基本原則如下：
信守時間
在跨國家、跨地區的人際交往中，取信於人，既是自我良好表現的一大目標，也是奠定交往對象彼此之間的良好關係的基石。信守時間，遵守約會，就是用以取信於人的一項基本要求。
要遵守信守時間的原則，重要的是要做好以下幾點：一是在有關時間的問題上，不可以吞吞吐吐、含含糊糊、模棱兩可。二是與他人交往的時間一旦約定，即約會一經訂立，就應千方百計予以遵守，而不宜隨便加以變動或取消。三是對於雙方之間約會的時間唯有“正點”到場方為得體。早到與晚到，都是不正確的做法。四是在約會之中，不允許早退。五是萬一失約，務必要向約會對象盡早通報，解釋緣由，並為此而向對方致歉，絕不可以對此得過且過，或者索性避而不論，顯得若無其事。
不妨礙他人
不妨礙他人的原則，其基本含義是要求人們在公共場所進行活動時，務必要講究公德，善解人意，好自為之，切勿因為自己的言行舉止不夠檢點，而影響或妨礙了當時在場的其他人士，或是因此而使當時在場的其他人士感到別扭、不安或不快。
根據這項原則，在公共場合中進行活動時，絕對不可以忘乎所以，為所欲為，無論有無熟人在場，均須嚴於律己。
女士優先
女士優先原則的本意，是要求每一位成年男子，在社交場合裏，都要盡自己的一切可能來尊重婦女、體諒婦女、幫助婦女、照顧婦女、保護婦女，並且隨時隨地義不容辭地主動挺身而出為婦女排憂解難。
不得糾正
不得糾正的意思，是要求在同外國友人打交道的過程中，隻要對方的所作所為不危及其生命安全，不有違倫理道德，不觸犯法律，不損害我方的國格人格，在原則上都可以對之悉聽尊便，而不必予以幹涉與糾正。遵守不得糾正的原則，是對對方尊重的一個重要體現。
維護個人隱私
在國外，人們是普遍講究崇尚個性、尊重個性的，其一大基本做法，就是主張個人隱私不容幹涉。個人隱私，泛指一個人不想告之於人或不願對外公開的個人情況，在許多國家裏，它受到法律的保護。因此，在跟外國友人打交道時，千萬不要沒話找話，信口打探對方的個人情況。尤其是發現對方不願回答時，要適可而止。
以右為尊
所謂以右為尊，意即在涉外交往中，一旦涉及位置的排列，原則上都講究右尊左卑，右高左低，也就是說，右側的位置在禮儀上總要比左側的位置尊貴。這一國際上所通行的做法，與國內傳統的“以左為上”的做法正好相反。
唯獨獨在佩戴勳章時，才有一個例外：勳章通常應被佩帶於左側的衣襟上。
關於前後的位置排列，情況要複雜一些，不過大體上來說，基本上是講究以前為尊的，即前尊後卑，前貴後賤，前高後低，前排的位置要較後排的位置尊貴。
涉外迎送禮儀
迎送規格
來賓迎送規格的確定，通常依據是來訪者的身份、訪問性質和目的，兩國關係以及國際慣例。
確定迎送規格，主要是確定哪一級人員出麵迎接，這是接待來賓的一個禮遇規格，應根據主管部門接待要求來辦。主要迎送人通常都要同來賓的身份相當，但由於各種原因不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人士或由副職出麵，總之，主人身份與客人的身份不能相差太大，以同客人對口、對等為宜，以示對客人的尊重。當事人不能出麵時，無論作何種處理，都應從禮貌出發向對方作出解釋。
如果來賓隻是過境，規格可適當降低，在特殊情況下，為了兩國的外交關係或政治需要，可打破常規，安排較大的迎送場麵，給予較高的禮遇，但要避免產生不必要的誤會，以免造成厚此薄彼的印象。
一般性的迎送儀式相對要求寬鬆一些，適用於一般來訪者，可能是官方人士、專業代表團、文藝體育團體，也可能是長駐我國的外方使節、外國專家、記者等其他人士到任、離任。儀式同樣要鄭重，但不必過分渲染、誇張，要充分表示出尊重和友誼。
另外，還有一些純屬私人性質的來訪，迎送的安排要以禮貌、方便、實際為原則。
禮賓次序
所謂禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、各國人士的位次按某些規則和慣例排列的先後次序。一般說來，禮賓次序體現著東道主對各國賓客所給予的禮遇，在一些國際性的集會上則表示各國主權平等的地位。禮賓次序安排不當或不符合國際慣例，會引起不必要的爭執與交涉，甚至會影響國家關係，因此在組織涉外活動時，對禮賓次序應給予重視。常見的排列禮賓次序有：
(1)按身份與職務的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據。一般的官方活動，經常是按身份與職務的高低安排禮賓次序。如按國家元首、副元首、政府總理（首相）、副總理（副首相）、部長、副部長等排列。各國提供的正式名單或正式通知是確定職務的依據。由於各國的國家體製不同，部門之間的職務高低不盡一致，故要根據各國的規定，按相當的級別和官銜進行安排。在多邊活動中，有時按其他方法排列，但無論按何種方法排列，都要考慮身份與職務的高低問題。
(2)按字母順序排列。多邊活動中的禮賓次序有時按參加國國名字母順序排列，一般以英文字母排列居多，少數情況也有按其他語種的字母排列的。這種方法多見於國際會議、國際體育比賽等，如聯合國召開聯合國大會、各專門機構的會議和懸掛會員國國旗等均按此法。聯合國大會的席次也按英文字母排列，但為了避免一些國家總是占據前排席位，因此每年抽簽一次，決定本年度大會席位以哪一個字母打頭。國際體育比賽代表隊名單的排列、開幕式出場的順序，一般也按國名字母順序排列，東道國一般排在最後。代表團觀禮或理事會、委員會等，則按出席代表團的團長的身份高低排列。
(3)按通知代表團的日期先後排列。在一些國家舉行的多邊活動中，這也是排列禮賓次序經常采用的辦法之一。東道國對同等身份的外國代表團，按派遣國通知代表團組成的日期排列，或按代表團抵達活動地點的時間先後排列，或按派遣國決定應邀派遣代表團參加該活動的答複時間先後排列。采取何種排列方法，東道國在致各國的邀請書中，都加以明確注明。
在實際工作中，遇到的情況往往是複雜的，所以禮賓次序的排列常常不能隻按一種排列方法，而是幾種方法交叉，並考慮其他因素，如首先按正式代表團的規格，即代表團團長的身份高低來確定，這是最基本的。在同級代表團中則按派遣國通知代表團組成日期先後來確定，對同級和同時收到通知的代表團則按國名英文字母順序排列。在安排禮賓次序時所考慮的其他因素包括國家之間的關係、所在地區、活動的性質、和對於活動的貢獻大小以及參加活動人的威望、資曆等，例如，常把同一國家集團的、同一地區的、同一宗教信仰的或關係特殊的國家的代表團排在前麵或排在一起。對同一級別的人員，常把威望高、資曆深、年齡大者排在前麵。有時還考慮業務性質、相互關係、語言交流等因素，如在觀禮，觀看演出、比賽，特別是在大型宴請時，在考慮身份、職務的前提下，將業務性質對口的、語言相通的、宗教信仰一致的、風俗習慣相近的國家安排在一起。
因此，在具體工作中，要耐心、細致、反複考慮研究，設想多種方案，以避免因禮賓次序方麵的問題引起一些不愉快。
稱呼禮儀
各國、各民族語言、風俗習慣各異，稱呼與姓名均有不同。在社交場合，稱呼和姓名很有講究，如果弄錯了，容易鬧笑話，有的甚至引起對方反感、誤會。以下為稱呼禮儀要求：在國際交往中，一般對成年男子不論婚否，均稱先生；對已婚女子稱夫人，未婚女子統稱小姐；對不了解其婚姻狀況的女子可稱小姐或女士，對戴結婚戒指的年紀稍大的可稱夫人。這些稱呼均可冠以姓名、姓氏、職稱、軍銜等，如“威廉·泰勒先生”、“校長先生”、“少校先生”、“戴維斯小姐”、“秘書小姐”等。以夫人稱呼婦女時，可以用其丈夫的姓名，如“約翰·史密斯夫人”，也可用丈夫的姓，本人的名，如“瑪麗·史密斯夫人＂，如以女士稱呼時，一般用婦女本人的姓名。對部長級以上或地位高的人，稱“閣下”、職銜或先生。如“部長閣下”、“大使先生閣下”，但在美國、墨西哥、德國等地沒有稱“閣下”的習慣，因此在這些國家可稱先生。對有地位的女士可稱夫人，對有高級官銜的婦女，也可稱“閣下”。
君主製國家，按習慣稱國王、王後為“陛下”，稱王子、公主、親王等為“殿下”，對有爵位的人既可稱爵位，也可稱閣下，一般也可稱先生。
對醫生、教授、法官、律師以及有博士學位的人，可稱呼他們的職務，同時加上姓氏，也可加先生，如“查理教授”、“法官先生”、“律師先生”、“桑尼博士先生”、“卡特醫生”等。
對宗教界神職人員，可稱呼其宗教職位，如“牧師先生”、“阿杜拉阿訇”、“羅斯神甫”等。
在社會主義國家及有些民族主義國家，人們習慣上以“同誌”相稱，在資本主義國家，共產黨人之間也互稱“同誌”，前麵可加上姓名或職銜，如“某某同誌”、“醫生同誌”、“主任同誌”等。
迎送程序
迎送的程序和相關禮儀是迎送過程中的核心內容，也是狹義上的迎送概念。迎送的程序一般分為5個方麵，即掌握來賓到達或離開的時間，安排有關的迎送人員向來賓獻花、介紹，以及安排來賓乘車，除此以外，還有一些細節性的事務。
(1)掌握時間。為了順利地迎送客人，必須要準確了解客人所乘交通工具的抵離時間，如有變化，應及時通知有關人員。
由於現代交通工具常常會受氣候條件等意外原因影響，要想做到既不讓客人撲空，又不讓迎送人員長時間等待，那麼，作為東道主，一定要仔細掌握抵離的準確時刻，絕不能出現讓客人等候的現象。
(2)安排迎送人員。安排有關的迎送人應該和主要迎送人商議並征得他們的同意，至少應該讓他們知道有誰參加迎送，同時，還應確定各位迎送人的正式頭銜，以備主要迎送人在介紹和翻譯時使用，以防止出現差錯。安排迎送人員的數目不宜過多，握手是很浪費時間和精力的，但應在客人來訪過程中，與主要人物或主要部門負責人握手。
(3)獻花。對於來賓，在迎送儀式上要安排獻花，這也是國際交往中的一項重要儀式。獻花一般由兒童或女青年奉獻。主人與客人握手後，把花獻上。獻花須用鮮花或鮮花紮成的花束，且要保持整潔、鮮豔。獻花忌用菊花、杜鵑花、石竹花和一些黃色花朵。有的國家習慣送花環或一二枝名貴的蘭花、玫瑰花等，但也要注意，有些國家在獻花方麵有某種禁忌，如接待信仰伊斯蘭教人士時，不宜由女子獻花，而且要注意獻花的時間，適宜在迎送人和客人握手完畢之後。
(4)介紹。客人與迎接人員見麵時，應相互介紹。我們知道，通常的原則是，先把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的，把男士介紹給女士。在迎接外國來訪者時，應先將前往歡迎的人員介紹給來賓，然後由來賓中的主要負責人再介紹他方人員。
被介紹者應微笑點頭或者說聲“您好”、“Ｈｅｌｌｏ”作為招呼語，千萬不可麵無表情，無所表示。在雙方介紹人士時，遇到外賓主動與我方人員擁抱時，除女士之於男士或男士之於女士外，我方人員不應推卸或勉強應付，而應作出相應的表示。
有時，介紹時還要遞送名片，涉外人員使用的名片最好能用兩種文字印刷，這樣就可以方便對方通過他所熟悉的文字知道你是誰，也便於今後查找你的名片時，能讀懂相關信息，而且，人們都對能講或能使用自己母語的人發生好感，記憶也會較為深刻，這無疑會有利於你們關係的進展，即使你是重要人物，也千萬不要認為人家都會記住你的名字或聯係方式之類的信息，還是應該使外賓感到方便為佳。
(5)陪車。不論迎送都應該安排陪車，有的安排主人陪車，也有的安排其他人員陪車。如果主人陪車，應該坐在客人的左側，翻譯可以坐在加座上，也可以在司機旁邊，但不宜和迎送人員坐在一起。上車時，應該請客人從右側進去，而不要再在車內找位。如果客人自己已坐下，就不要讓他重新更換座位了。
在車前可裝上小旗或標牌，以為標誌，便於其他接待人員辨認區分。
迎送中的其他注意事項
迎送車輛應事先妥為安排，不可臨陣調遣，給人以倉促之感。
迎送身份較高的客人，事先應在機場或車站、碼頭安排貴賓休息室，準備飲料。
客人的住處、膳食應事先安排好，如有條件，在客人抵達之前就應將住房地點、房間號碼、用膳方式、日程活動安排、聯絡方式、聯絡人等事宜通知到具體客人，如做不到，也可將上述內容打印成文字材料，在客人到達時分發給每位客人，或通過對方的聯絡秘書傳達，這既可避免一些不必要的混亂，又可使客人心中有數，主動配合。
客人到達後，一般不要立即安排活動，應給客人留下一定的休息或適應時差時間。
指派專人協助客人辦理入境手續及機票或車票、船票和行李提運、托運手續等事宜，客人到達後，應盡快進行清點並將行李取出，送到住處。
涉外會見、會談禮儀
會見座次安排
在國際社交禮儀活動中，會見、會談是較正規的活動，要求慎重對待，其重點在於座位的安排，下麵分別介紹一下會見和會談的座位安排方式。
會見一般安排在會客室或辦公室，通常賓主各坐一邊，也有穿插坐在一起的。某些國家的會見還具有獨特禮儀程序，如雙方簡短致辭、贈禮、合影等。我國習慣在會客室會見，客人坐在主人右邊，翻譯和記錄安排坐在主人和主賓的後麵，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側。座位不夠時可在後排加座。
會談座次安排
如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會談，座位可擺成圓形、方形等。小範圍會談，有時隻設沙發，座位按會見座次安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人坐背門一側，客人麵向正門，主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側，但有的國家也讓譯員坐在後麵，一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在後麵，如會談人數少，也可安排在會談桌就座。
會見、會談的禮儀要求
會見、會談的禮節要求比較正規，因此要特別注意，主要分為介紹、握手、談話3項：
(1)介紹。正式會見，應由第三者介紹。介紹時，作法要自然得體，要有禮貌地以手示意，而不要用手指指點點。
介紹有先後之別，應把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的，把男子介紹給婦女。介紹時，除婦女和年長者外，一般應起立，在會談桌上可不必起立，被介紹者隻要微笑、點頭有所表示即可。
在我國，一般由引見人先將外賓向我方人員介紹，然後將我方人員向外賓介紹。如果外賓是知名人士(如國家元首等)就隻將我方人員向外賓介紹。介紹時，應將雙方姓名、職務介紹出來，稱呼可酌情而定。
(2)握手。握手是大多數國家相互見麵和告別的禮節，在國際交際場合，運用最普遍，一般在相互介紹和會麵時握手。
在會見、會談場合，在雙方介紹完以後，可相互握手，寒暄致意。關係親近的可邊握手邊問候，甚至兩人雙手長時間握在一起。在一般情況下，輕握一下即可，但年輕者對年長者，身份低者對身份高者則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時往往隻輕握一下婦女的手指部分，老朋友可以例外。除因特殊原因外，不要坐著與人握手，但如果兩人相鄰或相對都是坐著，可以微屈前身握手。