每一位有心的人都能製訂一份自己在一段時間裏的詳盡工作計劃，並在每天結束前精確地安排明天的工作。
大多數的人是根據時間的緊急性確定工作次序，所以他們會花很多時間去救火，而重要的工作卻直到期限臨頭才著手。
如果你是根據緊急性來定優先次序，可能會分為三類：必須今天做好。
應該在今天做好。
應該在某個時間做好，但是還不急。假定你準備兩個月內完成一項工作。明顯的，你不會把這件工作列為第一類，因為還有兩個月的期限。你可能會列入第二類，但也可能不會，因為還不太急迫。大多數的人會把它列在第三類，直到期限迫近時，你會發現很難找到專家來幫忙，而不能把這件工作做到你想要的詳盡程度。你在心裏責備自己，並且說下次一定要早點完成。但你還是不會，因為到時候你會以同樣的理由，把工作拖延到最後。
一般來說，我們可以根據時間的緊迫性和工作的重要性來定優先次序。做好這一點，需要拿出你的待辦工作表，首先，從“這件工作是不是清楚地有助於達到我一生的目標或短期目標”這個問題，來檢視某一項工作。如果是，就在前麵打一個記號，然後按照你要去做的先後次序標上數字，標先後次序的時候要考慮兩個因素：緊急性和時間效益率。
時間效益率隻是一種評估方式，使我們認識到某一件工作雖然沒有另一件工作重要，也沒有緊急性，但是做這件工作獲益很大，所用的時間也不多，則仍然要先辦好它。例如，你一天最重要的工作是擬定一項報告，而需要花大半天的時間。但是你還有一些可以分給別人去做的小事，那麼在你開始草擬你的報告之前，用幾分鍾的時間把這些小事分配下去，被分配到的人就會有更多的時間去做了。這顯然是很有道理的。
“先做重要事情”這項原則也有例外，你會發現不要在一天的開始做最重要的事情，而另分配一段時間，集中精神去做會更好。
在你把標有記號的工作項目編了優先次序之後，也同樣的把比較不重要的事項編上優先次序，然後努力按照次序去做。你已經有了一個比賽計劃了，你一天的“產量”將會比你做完了一件工作之後，再停下來為要做的事定優先次序要大得多。
效率所重視的是做一件工作的最好方法，效力則重視時間的最佳利用——這可能包括或不包括做某一件工作。例如，為了即將召開的一項會議，你有一份必須打電話通知的名單。如果你從效率觀點來看，你就會想什麼時候打電話給他們是最好的時機、是不是要把他們的名字放入自動撥號卡片上以節省時間、這張名單是否為最新的正確資料等等。但是如果你從效力觀點來看，你就會問自己，打電話給這些人，是不是把時間做最佳的運用，你也許會考慮另一種聯絡方法；你也會考慮把打電話的事派給別人做；或把會議完全取消掉，好把時間用在更有用的地方。健全的時間管理，應該以效力優先、效率次之的觀念為出發點。
4.“帕累托法則”使你成為時間的主人
帕累托法則是由19世紀和20世紀初意大利經濟學家及社會學家帕累托而來，是說在任何一組東西之中，最重要的通常隻占其中的一小部分。這項原則有時候又稱做“重要的少數”、“微不足道的多數”，或80對20定律。
80比20的法則又叫“猶太法則”或稱為“帕累托法則”。
這個法則的主張是：團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例所造成的。
例如，占所有人口不到20%的人，其所犯的罪占所有犯罪案件的80%以上。占全公司人數不到20%的業務員，其營業額為營業總額的80%以上等這些情形。
也就是，重要的東西隻占了很小的部分，但它的重要性比例卻是80比20，因此，隻需集中處理工作中比較重要的20%的那部分，就可以解決全部的80%。不論是工作或是學習，多少都會受到時間、空間的限製，不可能將應做的事全部完成。因此，若不先從重要的事開始，結果會演變成什麼正事也沒做。打算全部完成的完美主義者，往往到最後什麼也沒做好。
能應用這個80比20法則者，事情過多的煩惱就會消失。首先，盡可能地早點處理重要的事，不必將所有事情一個個地完全處理。即使剩下的事到後來出了什麼麻煩，也不會是什麼大不了的問題。
我們應經常將這個法則運用在工作上。假設，一個單位一天有100個打通的電話，這100個電話，並不是由100個人平均一個人打一個。以帕累托法則來看，有二成的人不隻打一次，而且這二成的人所打的電話占所有電話的八成。因此處理的方法是，針對打電話頻率較高的二成去下工夫解決問題。
因此，在銷售公司裏，大約20%的推銷員帶回來80%的新生意。在一項討論裏，20%的人通常發表80%的談話。在一家公司裏，20%的人請假占總請假日數的80%。在一間教室裏，20%的學生利用了教師80%的時間。這項定律可以運用在各種不計其數的事情裏。帕累托法則也極有助於應付一係列有待完成的工作。因為一個人的精力是有限的，麵對一係列工作，不可能一一完成，我們難免心存畏懼，於是大多數的人在還沒有做之前就感到泄氣，或者先做最容易的，把最困難的留到最後，結果永遠辦不好最難辦的事情。
所以，當你麵臨很多工作，而不知如何著手時，就應該記住帕累托法則。你要問你自己哪些事項是真正重要的，就不會偏離首要工作而去做次要工作。這樣，你就會真正成為時間的主人。
5.處理大事和要事的時間運籌法則
怎樣高效地利用時間呢？有一條定律可遵循：集中整塊時間處理大事，利用黃金時間處理要事。
集中整塊時間處理大事
很多人的時間很容易被切成小碎塊，以應付七八件事，早想著手做計劃已久的較大的事情，可是多次拿在手上又放下了。要知道，如果把時間分割開來零星使用，時間的利用效率就大大降低，甚至等於沒有時間。要想做一件較大的事，必須有一定的、哪怕是最低限度的整塊時間。比如，一位管理者近來了解了不少市場情況，想把它寫成較為係統的市場調查報告，如果集中時間來寫，最多一天就完成了，但是總沒有一整天的時間供他使用，他隻好見縫插針，第一天抓住半個小時，第二天又抓了15分鍾，第三天擠出了20分鍾，每次拿起筆來都像剛開頭一樣，這樣斷斷續續，半個月之後才完成了初稿。把所用的時間加起來，足有三個工作日的時間，報告稿的質量也不令人滿意，好像有許多拚接的痕跡。如其這樣，還不如他專門抽出一點來寫。寫文件如此，研究確定本單位的大政方針、人事安排或處理一個棘手的問題，也更需要有整塊時間才能完成。
如何集中整塊時間，各人有各人的辦法。各人的處境不同，習慣不同，辦法也就不同。同時，也有善於不善於之分，有集中的能力強弱之分。有些人在一星期內有一天在家裏工作，這一天他可以集中辦一兩件大事。有些人將一周或一天的時間分成若幹大段，每段分類處理不同的問題，其中有專門時間處理較大的事務。例如將聽取彙報、審批文件、討論一般業務等例行性工作，排在一周內的二三天辦理，留出一整天或二三個半天處理真正較大的事，再留一天左右去處理其他事務。我們還常看到，有的機關為了起草重要文件，幾個人到賓館躲起來集中時間工作，這種方法增加了機關的經費開支，雖不宜提倡，但畢竟也是一種無辦法的辦法。其實，方法是靈活的，重要的是原則，要真正集中時間辦大事，當尚未集中的時候，要盡快推開其他的事迅速集中；當已經集中的時候，要排除其他事的幹擾；一旦發現有別的事在“蠶食”整塊時間，要立即把其他事甩開，不然，集中要辦的事就會半途而廢。
利用黃金時間處理要事
所謂黃金時間，就是比較清靜、少有幹擾和腦子比較好使的一段時間。每個人的工作性質和工作環境不同，每天比較清醒的那段時間在什麼時候，有多長，各不相同。例如負責生產調度的管理人員，每天剛上班的時候可能是最忙的一段時間，中間一段時間可能稍清靜些。而高級管理人員，剛上班的頭個把小時可能較少有幹擾。至於最佳用腦時間，每個人也不相同，由各自的生物鍾決定。生物鍾是指人體內按一定時間出現一定生理行為的周期，人的智力、體力、情感都按一定周期發生著變化。例如有的人在每天的某一時間都感到困倦，這就是生物鍾現象。據國外一些生理學家研究，發現人體內存在著100多種生物鍾。大腦的活動，也受生物鍾的影響和製約。英國學者經過測試發現，上午八時大腦具有嚴謹、周密的思維能力，下午二時邏輯思維能力最強，晚上八時記憶力最強。當處在最佳用腦時間時，腦細胞處於高度興奮狀態，此時，大腦接受信息、整理信息、加工信息、貯存信息和輸出信息的效率比其他時間高。有的人早上腦子好使，稱為“百靈鳥”型；有的人在晚上和夜裏腦子好使，稱為“貓頭鷹”型。不過，生物鍾是可以通過鍛煉、刺激進行調整的。因此，要養成良好的生活、工作、學習、睡眠習慣，使生活規律化。每個人應摸索出自己思維活動的生物鍾，充分利用之。