對每一位管理者來說，應當不斷提高自己主持會議的語言藝術，在會議中能夠應付自如，並通過自己的語言魅力控製會議程序以及會議的方向，使會議取得成功。
第114招：會議要會而有議，議而有決
企業開會的目的是幫助員工解決問題的，如果把開會當成例行公事，不如不開。還有很多人把開會當成“批鬥會”，這樣更不可取。
一家企業組織一場會議，討論“效率低下的原因及如何改善”。會議剛開始，老總就說：“最近我發現我們企業的效率不高，大家就此事談談自己的看法吧！”
於是，其中一位參會者說：“在我看來，不能及時彙報工作是效率不高的重要原因。就拿我自己來說，根本不知道該何時向李主任彙報工作，而且主任也從來沒有讓我彙報工作。”
聽他這麼一說，李主任不樂意了，於是說：“你向我彙報了幾次工作，我覺得沒任何問題，而且你每次彙報的工作也都差不多，既然這樣，你還不如把精力投入工作上去呢。”
“那我應該什麼時候向你彙報呢？”
李主任回答說：“你覺得什麼時候有必要，就什麼時候彙報吧！”
此時，彙報工作的討論就告一段落，而老總也適時地總結了一下說：“很好，這個問題解決了，關鍵是工作一定要積極主動，對效率低下的原因及如何改善再討論一下。”
老總話音剛落，另一名參會者說：“依我看，效率低下的原因是員工的工作積極性不高。就拿我們部門來說，如果能夠把銷售提成再提高一點，就可以有效地促進大家的工作積極性，這樣效率自然就高了。”
“好，既然這樣，那把你們部門的提成再提高3%，大家務必要把業務給搞上去。那大家還有什麼問題嗎？如果沒有就散會吧！”
其實，像上文中的會議在很多企業是常有的事，這種會議很少能發現問題，即使發現了問題，也很少能解決問題。這種會議就像是一種形式，隻是做做“麵子”工程。
在許多的會議中，我們常見的一些現象是，參會者覺得會議的議題和自己沒什麼關係，因為與己無關，就很難做到全神貫注地去傾聽，這樣的會議就相當於浪費時間。會議沒有明確的議程，與會人想到什麼談什麼；或是有議程卻不懂得遵守，海闊天空地亂談一番，卻忽略了其他議題的與會人員。另外，會議不遵守時間、無限延長也是一種常見的現象，其實作為管理者，你應該明白，即便你的講話還沒有結束，你也應該按照常規休息，如果無限延長會議時間，很容易引起與會者的抵觸心理，這樣的會議就沒什麼效率可言。
開會的目的是為了解決問題，那麼會議就要會而要議，議而要決。成功的會議在管理上還起著協調成員思想的作用。如果一個團體經常不組織開會，或者無法組織團員開會，那麼這個團隊之間的凝聚力就會減弱。因此，在優秀的管理者手中，會議是一麵強化管理的旗幟，通過會議可以明確前進的方向。如何把會開好，提高會議的效率，可以從以下幾點出發：
第一，會議時間的安排
1.時間不宜過長
一個人聚精會神地投入工作的時間是有限的，因此，開會的時間也不宜安排得過長，否則會讓與會者“身心疲憊”，從而影響會議效率。當然，太短的話也不利於大家充分溝通並達成最佳結論。
2.會議盡量不安排在午餐或者下班前
人在饑餓的時候是很難集中精力工作的，因此，安排會議盡量避免在午餐時間加班開會，更不能在下班前開會，因為根據人的心理，員工在下班前的情緒是最為不穩定的，而且此時開會更容易招致大家的厭惡，何況下班後大家都歸心似箭，無法集中精神參加會議，更不要說發表意見解決問題了。
3.準時召開會議
會議延遲召開是對時間和成本的一種巨大浪費，而杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當的懲罰，時間一到即召開會議。
第二，會議準備材料的安排
1.提前將會議的相關材料分發給與會者
為節省會議時間、提高會議效率，會議負責人或會議主持人在開會前應將會議的相關材料分發給與會者，以便與會者有時間在會前閱讀和消化這些材料並形成自己初步的意見和結論。這樣，在進行正式會議討論時，大家就能快速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進程，提高會議的效率。
2.會議議題不要安排過多
目標太多，就等於沒有目標。會議也是如此，每一次會議不必安排過多的議題，如果議題過多，大家討論時的注意力很可能會分散，這樣一來達成結論就要慢許多，另外，議題過多，勢必會拉長開會時間，而會議時間過長也會影響會議效率。因此，一般以一到兩個議題為宜，盡量不要超過3個議題。
3.做好充分的會前準備
不打沒把握的仗，會議前如果沒有準備，那就可能會由於情況考慮不周、材料準備不夠等導致會議拖延或會議無法達到所期望的效果。因此，在會議開始前，對會議內容及材料做一番準備，則在很大程度上提高會議的效率。