第三，對於與會者的要求
1.不邀請與會議無關的人與會
邀請與會議無關的人參加會議是一種極大的浪費，也是沒有任何意義的做法。因此，作為管理者，在主持或者召開會議時，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，而那些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。
2.盡量避免討論與會議議題無關的內容
每次會議都有其議題，管理者在開會時應注意控製並限製討論本次會議沒有計劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，而最後的結果則是該討論的問題沒有討論到，導致會議不得不拖延。
第115招：營造好會議氣氛是管理者的能力
會議氣氛的控製是主持會議的重要內容，在一個良好、熱烈的氛圍中召開的會議，會充分調動大家的積極性，激發員工的主人翁精神，增強責任心。
其實，作為一個管理者，主持好會議是一種能力的體現。會議在優秀的管理者手中就好比是一個喊話器、一種興奮劑，可以在士氣低落的時候提高士氣，在驕氣上揚的時候幫員工們恢複冷靜，而他則是坐觀大勢，隨勢而為，統率三軍，征戰“會”場。當然，一個優秀的管理者也必須是一個演講高手，會議就是他的舞台，而他則是這個舞台的核心，掌控著全局。
在一次公司開會分析招標未成功的會議現場。“此次招標未能成功，責任完全在於李安，明知道自己是此次招標的講解人，他倒好，一個電話‘吱’一聲，人就跑得沒影了，留下我們在那裏大眼瞪小眼。”張偉瞪了一眼李安，很是氣憤地說。
盡管李安知道自己這次確實有一定的責任，可是被張偉這樣訓著，心裏也不是滋味，於是開口道：“是，臨時溜跑是我的不對，可那也不是有原因嗎？再說了，我臨走前不是有跟你們打招呼嗎？你們隨便哪個人根據資料把產品說明一下不就行了嗎，這個案子是大家跟我一起跟進的，這倒好，我一不在，你們就不知道怎麼說了？”
“哎，你這倒還有理了……”
“好了，這個事情已成定局，現在我們所要討論的不是誰的責任，而是要想著如何挽回這個損失。”主管王進的一句話給即將加劇的爭吵畫上了一個句號，而大家也開始著手討論下一步該如何做。
一場精彩成功的會議，會議的控製是非常重要的。主持人要讓所有人都發揮自己的主觀意見，積極表態，但在氣氛陷入僵局或冷場的時候進行適時的調節，甚至通過講一個幽默的小故事活躍一下會議氣氛，或者唱首歌激發一下士氣……以避免把會議搞得沒有一點兒生機。另外，還要控製好會議時間、會議進程等，這些，都要求會議主持人始終保持冷靜、清醒的頭腦，做到討論時要放得開，但不能偏離主題太遠。總之，會議主持人是會議進程的動力和向導，要想會議精彩、煥發活力，就必須掌握因勢利導、處理難題的藝術。一般而言，難道有解決爭端、控製感情、傳遞信息。為此，主持人可按以下步驟展開會議主持。
第一，使會議進入程序
良好的開始是成功的一半，會議開頭至關重要，想把握成功的機會，要遵守如下規則：
1.準時開會。準時開會是主持人的責任和魄力之所在，如果因為某個人遲到或其他原因而推遲會議，就需要你改進，做到準時開會。
2.直截了當地宣布會議的目的。盡管會議開始前，會議文件或通知已經到了與會者手中，但你仍有必要再強調一下會議目的。因為口頭說明有助於為與會者明確地限定討論的問題，而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態，集中大家的注意力。
3.要講積極、有信心的話。你的話語要表明會議定能成功；指出議題的重要性；指出達成的決議將對人們所產生的影響；充分估量會議的價值，給與會者設一個目標。
4.潛心用詞，妙趣橫生。直接而有活力的開場白往往能使會議變得有氣氛和節奏，同時也能給你的思想穿上明快、動人的服裝。
5.要簡潔。開場白要簡潔，一般限製在一分鍾左右，因為講長話會磨鈍“會鋒”，還會分散與會者的注意力，引偏目標。
第二，推進會議
主持人應起到指揮員或向導的作用。當與會者之間怒火迸發時，你可以通過一些總結性的話語，或者是巧妙地轉移話題來消除即將爆發的“災情”。同時，主持人也是一個采購員，可容納百家之言，並從中鑒別出有價值的意見，進一步完善。總之，在整個會議進行的過程中，他既像法官一樣評判正反，又會像調解員一樣，使整個會議在一種和諧、積極的氛圍中開展。
第三，結束會議
結束會議前要製定或引出決議，在這個時刻，若沒有主持人的有力領導，那麼所有的努力都會在最後關頭功虧一簣。因此，在閉會階段，要懂得充分發揮主持人的權威，要向與會者報告已得出的結論、尚存的分歧以及會後要采取的行動。對此，要記住以下3個要點：
1.通報取得的成果。簡明扼要地列出已經達成的協議，把它向與會者公開。
2.指出分歧。我們不能指望在一次會議上就把所有的問題都解決，也不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結束。因此，要用明確的語言指出分歧，估價它的影響並說明是多數人還是少數人的意見。