第四，實事求是，踏實務實。管理者召開會議要講話，要作報告，要向與會者傳達相關信息。而其中既有一個文風問題，也有一個會風問題。從文風上講，管理者應當堅持實事求是的原則，敢於堅持真理、修正錯誤，不能養成說假話、套話、大話、空話的習慣。從會風上講，應以事實為準，避免會議報喜不報憂、報功不報過、指遠不指近、責人不責己，否則開會就失去意義。
第五，因會製宜，調動情緒。管理者講話的目的在於吸引聽眾，調動與會者的積極性，使他們更好地接受上級思想和會議精神。因此，針對不同的會議，把與會者的情緒調動起來、刺激聽眾的興奮點和吸引其注意力，是領導者在主持會議過程中充分發揮語言藝術的一個重要課題。而這要求管理者不能千篇一律，而要根據會議的不同類型、不同要求做到因會製宜，有針對性，根據場合賦予語言不同的感情色彩。
第六，有頭有尾，善於總結。會議在行將結束之際，領導者對會議做一個簡明扼要的總結、歸納會議的討論成果，將相關信息、討論情況以及達成的共識進行概括性的說明是十分有必要的。而且這對後麵工作的開展有積極的作用。但需要注意的是，會議總結應力求客觀、符合實際，不要言過其實、隨意誇大。另外，對會議的總結，在看到成績的同時也要及時、客觀地指出所存在的問題和不足，提出今後需要努力的方麵。
第119招：成功的會議未必是出彩的會議
成功人士未必需要擁有迷人的外表，隻需要有內涵，同樣，一場成功的會議未必需要激烈的辯論，隻需要能解決工作中的種種問題。
一場無聊、無趣又乏味的會議很容易讓與會者裹足不前，也很難調動與會者的積極性。於是，許多管理者不滿足於隻將會議順利地進行完，而是想通過一些手段使會議有超出預期的效果，也就是想讓會議出彩。可是會議不同於演講，更不同於閑聊，它的真諦在於傳達精神、展開討論。因此，想要在會議上出彩，是一種不切實際的想法，對於一場會議而言，按部就班、踏踏實實地進行，就已經是很成功的了。
A公司的工作效率極高，這使B公司的管理者羨慕不已，於是B公司的管理者想向A公司的管理者請教一二。這天，B公司管理者對A公司管理者說：“在業界內，你公司的實力和優勢是有目共睹的，我想知道對於擁有上千名員工的公司，你是如何做到讓大家步調一眾一心的？我想即使是擁有三軍統帥之名的大將之才也無法做到如你這般。”
“你過獎了，我並沒有做什麼，隻是在每次的會議上把所麵臨的問題及後麵的工作做了明確的指示而已。”A公司的管理者回答說。
聽了A公司管理者的答案，B公司管理者覺得他們的會議一定有什麼過人之處，於是要求現場觀摩一下，而A公司管理者也答應了B公司管理者的請求。可是讓B公司管理者意外的是，整場會議並沒有什麼特殊之處，還是按照一般的程序。對此B公司管理者提出了自己的疑問：“你們的會議並沒有什麼過人之處，不是嗎？”
聽到B公司管理者的話，A公司管理者笑了笑說道：“的確，我們的會議並沒有什麼不同，可是，為什麼一定要有不同呢？我們隻需要通過會議了解問題，並且解決問題，向員工們傳達工作精神不就足夠了嗎？”
會議是一個互通信息、協調關係的場所，管理者可以以它為媒介，向與會者部署工作、展示領導的決策與意圖，同時達到增強團隊的凝聚力、鼓舞士氣、調動下屬積極性的目的。而想要充分發揮會議的功能以達到預期的目的，管理者應注意做好以下幾點：
第一，充分準備。研究工作、部署任務、交流思想是開會的目的，且有著明確的針對性。因此，在召開會議之前，管理者應事先做好充分的準備，尤其是對會議的主題應該經過長時間的細細推敲，議題一旦確定便不再做出更改。隻有做好充分準備，才能使會議的進程順暢。
第二，解決問題。會議是製定工作目標、完成工作計劃的一種活動方式。因此，會議都有其特定的議題，而且具有針對性。解決問題是每個會議的目標，不解決問題的會議就沒有召開價值可言。可是要想問題得到妥善的解決也並非一件易事，許多會議必須經過許多方麵的共同努力才能成功解決問題。通過對會議各方提出的意見進行集體討論，最後形成一個令各方都能接受的最佳方案。召開任何會議，都要始終按著既定的日程與議題進行討論。與會者圍繞議題進行討論，最後達成協議，實現共同的目標，這才是完整的會議構成。所以，管理者應時刻牢記會議目標，積極尋找解決問題的手段，要抱著不達目的不罷休的精神來組織會議。